Wskazówki Todoist GTD, które pomogą Ci zwiększyć produktywność

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym ekspertem Getting Things Done GTD, czy dopiero zaczynasz poznawać proces GTD, Todoist jest zdecydowanie najlepszą aplikacją do tworzenia list zadań, która wspiera Twój przepływ pracy GTD.

Dlaczego to? Istnieje wiele powodów, które mają związek z jego funkcjami, układem i faktem, że domyślna funkcjonalność naturalnie wspiera strukturę GTD, którą zbudujesz w jego wnętrzu.

Nawet jeśli nigdy nie słyszałeś o GTD, poniżej znajdziesz podstawowe wskazówki dotyczące GTD, które pomogą Ci zacząć i jak wykorzystać Todoist, aby to zrobić.

Uwaga : Dokładna wersja GTD użyta w tym artykule jest zbudowana na zasadach przedstawionych przez Carla Pulleina i jego klasę Your Digital Life 3.0 Online (którą bardzo polecam). W tym artykule opisano tylko, jak korzystać z Todoist w ramach tego systemu. Jest wiele szczegółów, których nie mamy w tym artykule miejsca.

Co to jest robienie rzeczy (GTD)?

Zasady „Załatwianie spraw” istnieją już od jakiegoś czasu. Nie ma zestawu narzędzi ani aplikacji, z których musisz korzystać, ale podstawowe zasady dotyczące każdego podejścia są zasadniczo takie same.

GTD pomaga opróżnić umysł ze wszystkiego, co pływa w nim przez cały dzień. Dzięki temu Twój mózg może naprawdę skupić się na zadaniu przed Tobą, zamiast ciągle się rozpraszać.

Działa, dając ci serię kroków, które wykonujesz co tydzień, aby zachować porządek. Te kroki obejmują:

• Przechwytywanie każdego pomysłu, zadania, działania lub spotkania, które się pojawi. Możesz być w trakcie spotkania, a Twój szef daje Ci element działania. Możesz spacerować po parku i masz świetny pomysł na książkę, którą chcesz napisać. Nie ma znaczenia, kiedy, gdzie i jak — za każdym razem, gdy pomyślisz o czymś, co musisz zrobić, przechwycisz to w swojej „Skrzynce odbiorczej”.
• Wyjaśnij te pomysły, dzieląc je na zadania, przypisując im priorytet i wyznaczając termin, jeśli wkrótce będziesz gotowy do pracy nad nimi.
• Organizowanie zadań poprzez umieszczanie ich w wiadrze, do którego ostatecznie dojdziesz, na podstawie priorytetów. Jeśli planujesz wkrótce pracować nad zadaniem, dodasz je również do swojego kalendarza (a Todoist pomoże Ci to zautomatyzować).
• Przeglądanie każdego „wiadra” i przesuwanie wszystkich zorganizowanych pomysłów w górę drabiny, aż te najbardziej palące znajdą się w Twoim kalendarzu i czasie skupienia.
• Zaangażowanie pełnej uwagi w te zadania, które w końcu dotarły do ​​Ciebie, w zaplanowanych terminach.

GTD nie tylko pomaga Ci zwiększyć produktywność i organizację, ale może również pomóc Ci dotrzeć do Inbox Zero (brak e-maili w Twojej skrzynce odbiorczej), ponieważ nigdy nie będziesz zwlekał z przychodzącymi e-mailami. Wszystko przetworzysz natychmiast, korzystając z powyższego systemu GTD.

Jak zbudować strukturę Todoist GTD

Teraz, gdy znasz już podstawowe zasady GTD, przyjrzyjmy się bliżej, jak Todoist może pomóc.

Pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zrobić, to utworzyć nową strukturę nadrzędną projektów w Todoist, która zawiera wszystkie zasobniki do organizowania różnych przychodzących zadań.

Te zasobniki (foldery nadrzędne) obejmują:

• Skrzynka odbiorcza : tutaj trafiają wszystkie przychodzące pomysły. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail wymagającą działania, umieścisz to działanie tutaj i natychmiast zarchiwizujesz wiadomość. Jeśli otrzymasz element działania na spotkaniu, umieścisz go tutaj. Wszystko, nad czym musisz działać, trafia bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej.

Uwaga : Todoist ma domyślną sekcję Skrzynki odbiorczej, więc nie musisz tworzyć jej ręcznie.

Kilka następnych folderów projektów, które utworzysz, to miejsca, do których będziesz przenosić elementy podczas codziennych sesji wyjaśniania i organizowania na koniec dnia. Obejmują one:

• W tym tygodniu : elementy, nad którymi chcesz pracować od razu, w bieżącym tygodniu, zostaną uwzględnione w tym projekcie. Umieszczając je tutaj, przypiszesz również termin. Jeśli zintegrujesz Todoist ze swoim kalendarzem, Todoist automatycznie doda go do Twojego kalendarza za Ciebie.

• W przyszłym tygodniu : elementy ze skrzynki odbiorczej, które chcesz wkrótce zrobić, ale nie są tak pilne, że musisz je wykonać w tym tygodniu, trafią do projektu w następnym tygodniu. Termin płatności nie jest wymagany.

• W tym miesiącu : Przedmioty, które chcesz zrobić dość szybko, ale możesz poczekać tydzień lub dwa, zostaną uwzględnione w tym projekcie. Nie podawaj tutaj również terminu.

• Następny miesiąc : zadania, które chcesz w końcu wykonać, ale wiesz, że możesz trochę poczekać, trafią do folderu Następny miesiąc bez terminu.

Są jeszcze dwa projekty, które musisz stworzyć do zadań specjalnych.

• Powtarzające się obszary zainteresowania : są to rzeczy, które musisz robić regularnie w związku z ważnymi dla Ciebie celami, na przykład comiesięczne zajęcia online.

• Rutyny : są to zadania, które mogą nie być związane z twoimi celami, ale które musisz wykonywać co tydzień, takie jak ćwiczenia lub spotkania klubowe.

Tworzenie zadań cyklicznych

Z pewnością musisz mieć kilka rzeczy, które musisz robić codziennie lub co tydzień. Usuń je ze swojego umysłu, dodając je do projektu Cyklicznych Obszarów Skupienia (jeśli są one związane z celami, które są dla Ciebie ważne).

Zaleca się również włączenie powtarzających się obszarów zainteresowania jako podprojektu tego tygodnia.

Wszelkie powtarzające się zadania, które są tylko częścią Twojego życia, ale tak naprawdę nie realizują celów życiowych, dodaj je do projektu Rutyny .

Pamiętaj, aby dodać do nich terminy i oznaczyć je jako cykliczne. W ten sposób będą automatycznie pojawiać się w sekcjach Todoist Dzisiaj i Nadchodzące , bez konieczności robienia czegokolwiek.

Korzystanie ze skrzynki odbiorczej

W ciągu tygodnia, gdy pojawią się nowe problemy, z którymi musisz się uporać, po prostu wrzuć je do skrzynki odbiorczej Todoist.

W ten sposób unikniesz rozpraszania się i wiesz, że nie zapomnisz zająć się tymi zadaniami później, gdy będziesz miał czas.

Co tydzień o tej samej porze przeznaczasz około 20 do 30 minut na przetworzenie skrzynki odbiorczej. W tym czasie po prostu przepracuj pojedynczo i zdecyduj, jak ważne jest wykonanie tego zadania i w jakich ramach czasowych.

Na przykład wiem, że ostatecznie chcę naprawić talię, ale wciąż jest zima. Więc przeniosę to zadanie do Długoterminowe / Wstrzymane .

Następnie wiem, że muszę mieć coroczną kontrolę lekarską, ale w tym miesiącu jestem zajęta i tak naprawdę nie będzie miało znaczenia, czy poczekam do przyszłego miesiąca, aby to zaplanować. Więc przeniosę to do projektu Next Month .

Na koniec wiem, że chcę w tym tygodniu przygotować artykuł Online-Tech-Tips.com. Więc przypisuję dzień i godzinę w tygodniu, kiedy chcę to zrobić.

Następnie przenieś to zadanie do projektu Ten tydzień .

Te trzy elementy, które dodałem do skrzynki odbiorczej w ciągu dnia, udało mi się przetworzyć w około pięć minut.

Wiem, że ich nie zapomnę, ponieważ są teraz w moim zorganizowanym systemie ToDoist GTD. Wszystko jest przydzielone na tydzień i tak naprawdę nie muszę o niczym myśleć, z wyjątkiem ciężkiej pracy nad każdym zadaniem, które pojawia się w moim kalendarzu.

Zarządzanie w tym tygodniu

Gdy zbliżasz się do końca każdego tygodnia, zauważysz, że Twój projekt w tym tygodniu w końcu opróżni się z aktywnych elementów.

Ustaw godzinę co tydzień (zazwyczaj koniec dnia w piątek lub jakiś czas w weekend), aby przenieść zadania z projektu Następny tydzień do projektu Ten tydzień . Gdy to zrobisz, przypisz terminy.

Powtórz to dla elementów w folderach Ten miesiąc, Następny miesiąc i Długoterminowe/Wstrzymane.

Pamiętaj : nie musisz przenosić przedmiotu, jeśli nadal nie jest pilny. Możesz także usunąć zadania, które według Ciebie nie mają już dla Ciebie znaczenia.

Pamiętaj, aby się skoncentrować

Oto najważniejsza zasada, która to wszystko łączy i sprawia, że ​​system GTD działa.

Ponieważ spędzasz tylko małe bloki czasu na przetwarzaniu wszystkich pomysłów i zadań, które trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej, masz resztę czasu przypisanego w kalendarzu na faktyczne wykonanie pracy.

Oznacza to używanie tylko obszarów Dzisiaj i Nadchodzące w Todoist w ciągu dnia (wraz z Kalendarzem) i pracę przez cały dzień, aby zakończyć i skreślić te zadania.

Wiesz, że przydzieliłeś tylko zadania, które możesz wykonać w ciągu jednego dnia, ponieważ Todoist automatycznie dodał je do Twojego kalendarza. Jeśli twój dzień jest pełny, nie możesz przydzielić więcej. Kiedy twój tydzień jest pełny, nie możesz nic więcej przenieść do projektu Ten tydzień.

GTD działa, ponieważ wyrzuca bałagan z głowy do „systemu”. Uwalnia Twoje myśli, dzięki czemu możesz skupić się na zadaniu — i załatwić sprawy.