Consejos GTD de Todoist para aumentar tu productividad

Tanto si eres un experto experimentado en Getting Things Done GTD como si recién estás empezando a aprender sobre el proceso de GTD, Todoist es, con mucho, la mejor aplicación de lista de tareas para respaldar tu flujo de trabajo de GTD.

¿Por qué es esto? Hay muchas razones que tienen que ver con sus características, diseño y el hecho de que la funcionalidad predeterminada es compatible de forma natural con la estructura GTD que construirá en su interior.

Incluso si nunca ha oído hablar de GTD, a continuación se incluyen consejos básicos de GTD para comenzar y cómo puede usar Todoist para hacerlo.

Nota : La versión exacta de GTD utilizada en este artículo se basa en los principios establecidos por Carl Pullein y su clase Your Digital Life 3.0 Online (que recomiendo encarecidamente). Este artículo solo ofrece cómo usar Todoist como parte de ese sistema. Hay muchos detalles que no tenemos espacio para incluir en este artículo.

¿Qué es hacer las cosas (GTD)?

Los principios de Getting Things Done han existido por un tiempo. No hay herramientas o aplicaciones establecidas que deba usar, pero los principios básicos básicos en torno a cualquier enfoque son esencialmente los mismos.

GTD ayuda a vaciar tu mente de todo lo que está dando vueltas todo el día. Esto libera tu cerebro para que realmente se concentre en la tarea que tienes delante, en lugar de distraerte constantemente.

Funciona dándote una serie de pasos que debes seguir cada semana para mantenerte organizado. Estos pasos incluyen:

• Capturar cada idea, tarea, elemento de acción o cita que se presente. Podría estar en medio de una reunión y su jefe le da un elemento de acción. Podrías estar caminando por el parque y se te ocurre una gran idea para un libro que quieres escribir. No importa cuándo, dónde o cómo: cada vez que piense en algo que debe hacer, lo capturará en su "Bandeja de entrada".
• Clarificar esas ideas dividiéndolas en tareas, asignándoles una prioridad y dándoles una fecha de vencimiento si está listo para trabajar en ellas pronto.
• Organizar las tareas colocándolas en un cubo al que llegará eventualmente, según la prioridad. Si planea trabajar en la tarea pronto, también la agregará a su calendario (y Todoist puede ayudarlo a automatizar eso).
• Revisar cada "cubo" y mover todas esas ideas organizadas por la escalera hasta que las más urgentes lleguen a su calendario y su tiempo de enfoque.
• Involucrar toda su atención en aquellas tareas que finalmente se han hecho frente a usted, en los tiempos que ha programado.

GTD no solo lo ayuda a ser más productivo y organizado, sino que también puede ayudarlo a llegar a Inbox Zero (no más correos electrónicos en su bandeja de entrada), porque nunca postergará sus correos electrónicos entrantes. Procesarás todo inmediatamente utilizando el sistema GTD anterior.

Cómo construir una estructura GTD de Todoist

Ahora que conoce los principios básicos de GTD, echemos un vistazo más de cerca a cómo Todoist puede ayudar.

Lo primero que querrá hacer es crear una nueva estructura principal de Proyectos en Todoist que contenga todos los cubos para organizar sus diversas tareas entrantes.

Estos cubos (carpetas principales) incluyen:

• Bandeja de entrada: Aquí es donde van todas esas ideas entrantes. Cuando reciba un correo electrónico que requiera una acción, colocará la acción aquí y archivará el correo electrónico de inmediato. Si recibe un elemento de acción en una reunión, colocará ese elemento de acción aquí. Cualquier cosa sobre la que necesite actuar, va directamente a su bandeja de entrada.

Nota : Todoist tiene una sección de bandeja de entrada predeterminada, por lo que no tendrás que crearla manualmente.

Las próximas carpetas de proyectos que creará son a las que moverá los elementos durante sus sesiones diarias de Clarificación y Organización al final del día. Éstas incluyen:

• Esta semana : los elementos en los que desea trabajar de inmediato, durante la semana actual, se incluirán en este proyecto. Cuando los coloque aquí, también asignará una fecha de vencimiento. Si integras Todoist con tu calendario, Todoist lo agregará automáticamente a tu calendario por ti.

• Próxima semana : los elementos de su Bandeja de entrada que desea hacer pronto, pero que no son tan urgentes como para tener que hacerlos esta semana, se incluirán en su proyecto Próxima semana. No se requiere fecha de vencimiento.

• Este mes : los elementos que desea hacer bastante pronto, pero puede esperar una semana o dos, se incluirán en este proyecto. No adjunte una fecha de vencimiento aquí tampoco.

• Próximo mes : las tareas que desea realizar eventualmente, pero que sabe que pueden esperar bastante tiempo, irán a la carpeta Próximo mes sin una fecha de vencimiento.

Hay dos proyectos más que deberá crear para tareas especiales.

• Áreas de enfoque recurrentes : estas son cosas que debe hacer regularmente relacionadas con objetivos que son importantes para usted, como tomar una clase en línea todos los meses.

• Rutinas : Son tareas que pueden no estar relacionadas con tus objetivos, pero que tienes que hacer todas las semanas, como ejercicio o reuniones de club.

Creación de tareas recurrentes

Ciertamente debe tener un montón de cosas que hacer todos los días o todas las semanas. Sáquelos de su mente agregándolos a su proyecto de Áreas de enfoque recurrentes (si están relacionados con objetivos que son importantes para usted).

También se recomienda que incluya Áreas de enfoque recurrentes como un subproyecto de Esta semana.

Cualquier tarea recurrente que sea solo parte de su vida pero que realmente no impulse sus objetivos de vida, agréguela al proyecto Rutinas .

Recuerde agregar fechas de vencimiento a todos estos y márquelos como recurrentes. De esta forma, aparecerán automáticamente en las secciones Hoy y Próximo de Todoist sin que tengas que hacer nada.

Usando su bandeja de entrada

Durante la semana, a medida que surjan nuevos problemas con los que tengas que lidiar, simplemente tíralos a tu bandeja de entrada de Todoist.

De esta manera, evita distraerse y sabe que no se olvidará de ocuparse de estas tareas más adelante cuando tenga tiempo.

Cada semana a la misma hora, dedicará entre 20 y 30 minutos para procesar su bandeja de entrada. Durante este tiempo, solo trabaje en uno a la vez y decida qué tan importante es hacer esa tarea y dentro de qué período de tiempo.

Por ejemplo, sé que quiero arreglar la plataforma eventualmente, pero todavía es invierno. Entonces, moveré esa tarea a Largo plazo/En espera .

A continuación, sé que necesito hacerme mi control médico anual, pero estoy ocupado este mes y realmente no importará si espero hasta el próximo mes para programarlo. Entonces, pasaré eso al proyecto Próximo mes .

Finalmente, sé que quiero hacer un artículo en Online-Tech-Tips.com esta semana. Así que asigno un día y una hora durante la semana en que quiero hacerlo.

Luego, mueva esa tarea al proyecto Esta semana .

Pude procesar estos tres elementos que agregué a mi bandeja de entrada durante el día en unos cinco minutos.

Sé que no los olvidaré porque ahora están en mi sistema ToDoist GTD organizado. Todo está asignado para la semana y realmente no tengo que pensar en nada excepto trabajar duro en cada tarea cuando aparece en mi calendario.

Gestión de esta semana

A medida que llegue al final de cada semana, notará que su proyecto Esta semana eventualmente se vaciará de elementos activos.

Establezca una hora cada semana (normalmente al final del día viernes o en algún momento del fin de semana) para mover las tareas del proyecto de la próxima semana a su proyecto de esta semana . Asigne fechas de vencimiento cuando haga esto.

Repita esto para los elementos de las carpetas Este mes, Próximo mes y Largo plazo/En espera.

Recuerda : no tienes que mover el artículo si todavía no lo sientes urgente. También puede eliminar tareas que haya decidido que ya no le importan.

Recuerde mantenerse enfocado

Este es el principio más importante que reúne todo esto y hace que el sistema GTD funcione.

Debido a que solo pasa pequeños bloques de tiempo procesando todas las ideas y tareas que se envían a su Bandeja de entrada, le queda el resto del tiempo que ha asignado en su calendario para hacer el trabajo.

Esto significa usar solo tus áreas Hoy y Próximo en Todoist durante tu día (junto con tu Calendario) y trabajar durante el día para terminar y tachar esas tareas.

Sabes que solo has asignado tareas que puedes realizar en un día, porque Todoist las agregó automáticamente a tu calendario. Si tu día está lleno, no puedes asignar más. Cuando su semana está llena, no puede mover nada más al proyecto Esta semana.

GTD funciona porque saca el lío de tu cabeza y lo introduce en el "sistema". Libera tus pensamientos para que puedas concentrarte en la tarea que tienes entre manos y hacer las cosas.