Verimliliğinizi Artırmak için Todoist GTD İpuçları

İster deneyimli bir İşleri Bitirme GTD uzmanı olun, ister GTD sürecini yeni öğrenmeye başlıyor olun, Todoist, GTD iş akışınızı desteklemek için açık ara en iyi yapılacaklar listesi uygulamasıdır.

Bu neden? Özellikleriyle, düzeniyle ve varsayılan işlevselliğin, içinde oluşturacağınız GTD yapısını doğal olarak desteklemesiyle ilgili birçok neden vardır.

GTD'yi hiç duymamış olsan bile, aşağıda başlangıç ​​yapman için temel GTD ipuçları ve bunu yapmak için Todoist'i nasıl kullanabileceğin yer alacak.

Not : Bu makalede kullanılan GTD'nin tam sürümü, Carl Pullein ve Your Digital Life 3.0 Online sınıfı (şiddetle tavsiye ederim) tarafından ortaya konan ilkelere dayanmaktadır. Bu makale yalnızca Todoist'in bu sistemin bir parçası olarak nasıl kullanılacağını sunar. Bu yazıda yer bulamadığımız birçok ayrıntı var.

İşlerin Yapılması (GTD) Nedir?

İşleri Bitirme ilkeleri bir süredir ortalıkta dolaşmaktadır. Kullanmanız gereken belirli bir araç veya uygulama yoktur, ancak herhangi bir yaklaşımın temel temel ilkeleri temelde aynıdır.

GTD, tüm gün içinde yüzen her şeyden zihninizi boşaltmanıza yardımcı olur. Bu, sürekli dikkatinizin dağılması yerine, beyninizi önünüzdeki göreve gerçekten odaklanması için serbest bırakır.

Düzenli kalmak için her hafta üzerinde çalıştığınız bir dizi adım vererek çalışır. Bu adımlar şunları içerir:

• Ortaya çıkan her fikri, görevi, eylem öğesini veya randevuyu yakalayın. Bir toplantının ortasında olabilirsiniz ve patronunuz size bir eylem öğesi verir. Parkta yürüyor olabilirsiniz ve aklınıza yazmak istediğiniz kitap için harika bir fikir gelir. Ne zaman, nerede veya nasıl olduğu önemli değil - yapmanız gereken bir şeyi düşündüğünüzde, onu “Gelen Kutunuza” kaydedersiniz.
• Bu fikirleri görevlere ayırarak netleştirmek , onlara öncelik vermek ve yakında üzerinde çalışmaya hazırsanız onlara bir son tarih vermek.
• Görevleri, önceliğe göre eninde sonunda ulaşacağınız bir kovaya koyarak organize edin. Yakında görev üzerinde çalışmayı planlıyorsan, onu takvimine de eklersin (ve Todoist bunu otomatikleştirmene yardımcı olabilir).
• Her bir "kovayı" gözden geçirin ve tüm bu organize fikirleri, en acil olanlar takviminize ve odak zamanınıza dahil edene kadar merdivenin yukarısına taşıyın.
• Tüm dikkatinizi , planladığınız zamanlarda, nihayet önünüzde olan görevlere verin.

GTD yalnızca daha üretken ve düzenli olmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda Gelen Kutusu Sıfır'a (gelen kutunuzda daha fazla e-posta yok) ulaşmanıza da yardımcı olabilir, çünkü gelen e-postalarınızı asla ertelemezsiniz. Yukarıdaki GTD sistemini kullanarak her şeyi hemen işleyeceksiniz.

Todoist GTD Yapısı Nasıl İnşa Edilir

Artık GTD'nin temel ilkelerini öğrendiğine göre, Todoist'in nasıl yardımcı olabileceğine daha yakından bakalım.

Yapmak isteyeceğiniz ilk şey, Todoist'te çeşitli gelen görevlerinizi organize etmek için tüm bölümleri içeren yeni bir ana Projeler yapısı oluşturmaktır.

Bu paketler (üst klasörler) şunları içerir:

• Gelen Kutusu : Gelen tüm fikirlerin girdiği yer burasıdır. Eylem gerektiren bir e-posta aldığınızda, eylemi buraya koyar ve e-postayı hemen arşivlersiniz. Bir toplantıda bir eylem öğesi alırsanız, o eylem öğesini buraya koyacaksınız. Harekete geçmeniz gereken her şey doğrudan Gelen Kutunuza gider.

Not : Todoist'in varsayılan bir Gelen Kutusu bölümü vardır, bu yüzden bunu manuel olarak oluşturman gerekmeyecek.

Oluşturacağınız sonraki birkaç proje klasörü, günlük gün sonu Açıklama ve Düzenleme oturumlarınız sırasında öğeleri taşıyacağınız yerdir. Bunlar şunları içerir:

• Bu Hafta : İçinde bulunulan hafta içinde hemen üzerinde çalışmak istediğiniz öğeler bu projeye girecek. Bunları buraya koyduğunuzda ayrıca bir son tarih belirlemiş olursunuz. Todoist'i takvimine entegre edersen, Todoist onu senin için otomatik olarak takvimine ekler.

• Gelecek Hafta : Gelen Kutunuzdan yakında yapmak istediğiniz, ancak bu hafta halletmek zorunda kalacağınız çok acil olmayan öğeler Gelecek Hafta projenize eklenecektir. Son tarih gerekmez.

• Bu Ay : Çok yakında yapmak istediğiniz, ancak bir veya iki hafta bekleyebileceğiniz öğeler bu projeye girecek. Buraya da bir son tarih eklemeyin.

• Gelecek Ay : Sonunda yapmak istediğiniz ancak uzun bir süre bekleyebileceğini bildiğiniz görevler, bitiş tarihi olmadan Gelecek Ay klasörüne gidecektir.

Özel görevler için oluşturmanız gereken iki Proje daha var.

• Yinelenen Odak Alanları : Bunlar, her ay çevrimiçi bir ders almak gibi sizin için önemli olan hedeflerle ilgili olarak düzenli olarak yapmanız gereken şeylerdir.

• Rutinler : Bunlar, hedeflerinizle ilgili olmayabilecek, ancak egzersiz veya kulüp toplantıları gibi her hafta yapmanız gereken görevlerdir.

Yinelenen Görevler Oluşturma

Kesinlikle her gün veya her hafta yapmanız gereken bir sürü şey olmalı. Bunları Yinelenen Odak Alanları projenize ekleyerek (sizin için önemli olan hedeflerle ilgiliyse) bunları aklınızdan çıkarın.

Yinelenen Odak Alanlarını Bu Haftanın bir alt projesi olarak eklemeniz de önerilir.

Hayatınızın sadece bir parçası olan ancak hayatınızın hedeflerini gerçekten yönlendirmeyen tüm yinelenen görevler, bunları Rutinler projesine ekleyin.

Tüm bunlara son tarihler eklemeyi ve yinelenen olarak işaretlemeyi unutmayın. Bu şekilde, hiçbir şey yapmanıza gerek kalmadan Bugün ve Yaklaşan Todoist bölümlerinizde otomatik olarak açılırlar.

Gelen Kutunuzu Kullanma

Hafta boyunca, başa çıkman gereken yeni sorunlar ortaya çıktıkça, onları Todoist Gelen Kutusuna atman yeterli.

Bu sayede dikkatinizin dağılmamasını ve daha sonra vaktiniz olduğunda bu işlerle uğraşmayı unutmayacağınızı bilirsiniz.

Her hafta aynı saatte, Gelen Kutunuzu işlemek için yaklaşık 20 ila 30 dakika ayıracaksınız. Bu süre boyunca, her seferinde bir tane üzerinde çalışın ve bu görevi hangi zaman çerçevesinde ve ne kadar önemli olduğuna karar verin.

Örneğin, desteyi eninde sonunda onarmak istediğimi biliyorum ama yine de Kış. Bu yüzden, bu görevi Long Term / On Hold'a taşıyacağım.

Sonra, yıllık tıbbi muayenemi yaptırmam gerektiğini biliyorum, ancak bu ay meşgulüm ve planlamak için gelecek aya kadar beklememin bir önemi olmayacak. Bu yüzden, bunu Gelecek Ay projesine taşıyacağım.

Sonunda, bu hafta bir Online-Tech-Tips.com makalesi yaptırmak istediğimi biliyorum. Bu yüzden hafta içinde halletmek istediğim bir gün ve saat belirliyorum.

Ardından, bu görevi Bu Hafta projesine taşıyın.

Gün içerisinde Gelen Kutuma eklediğim bu üç öğeyi yaklaşık beş dakikada işleyebildim.

Onları unutmayacağımı biliyorum çünkü artık organize edilmiş ToDoist GTD sistemimdeler. Her şey o hafta için belirlenmiş ve benim takvimime geldiğinde her bir görev üzerinde çok çalışmak dışında gerçekten hiçbir şey düşünmem gerekmiyor.

Bu Haftayı Yönetmek

Her haftanın sonuna geldiğinizde, Bu Hafta projenizin sonunda aktif öğelerin boşalacağını fark edeceksiniz.

Görevleri Gelecek Hafta projesinden Bu Hafta projenize taşımak için her hafta bir zaman (genellikle Cuma gün sonu veya hafta sonu bir zaman) ayarlayın. Bunu yaptığınızda son tarihler atayın.

Bunu Bu Ay, Gelecek Ay ve Uzun Vadeli / Beklemede klasörlerindeki öğeler için tekrarlayın.

Unutmayın : Hala acil hissetmiyorsa, öğeyi taşımak zorunda değilsiniz. Artık sizin için önemli olmadığına karar verdiğiniz görevleri de silebilirsiniz.

Odaklanmayı Unutmayın

İşte tüm bunları bir araya getiren ve GTD sisteminin çalışmasını sağlayan en önemli prensip.

Gelen Kutunuza atılan tüm fikirleri ve görevleri işlemek için yalnızca küçük zaman dilimleri harcadığınız için, gerçekten işi halletmek için takviminizde atadığınız zamanın geri kalanı size kalır.

Bu, gün boyunca (Takviminizle birlikte) Todoist'te yalnızca Bugün ve Yaklaşan alanlarınızı kullanmak ve gün boyunca bu görevleri tamamlamak ve geçmek için çalışmak anlamına gelir.

Todoist bunları takviminize otomatik olarak eklediğinden, yalnızca bir günde tamamlayabileceğiniz görevler atadığınızı biliyorsunuz. Gününüz doluysa, daha fazlasını atayamazsınız. Haftanız dolduğunda, Bu Hafta projesine başka bir şey taşıyamazsınız.

GTD, kafanızdaki dağınıklığı "sistem"e soktuğu için çalışır. Düşüncelerinizi serbest bırakır, böylece zihninizi elinizdeki göreve ve İşleri Bitirin.