生産性を高めるためのTodoistGTDのヒント

ベテランのGettingThings Done GTDエキスパートでも、GTDプロセスについて学び始めたばかりでも、TodoistはGTDワークフローをサポートするための最高のToDoリストアプリです。

どうしてこれなの？ その機能、レイアウト、およびデフォルトの機能がその中に構築するGTD構造を自然にサポートするという事実に関係する多くの理由があります。

GTDについて聞いたことがない場合でも、以下には、開始するための基本的なGTDのヒントと、Todoistを使用して開始する方法が含まれています。

注：この記事で使用されているGTDの正確なバージョンは、CarlPulleinと彼のYourDigital Life 3.0 Onlineクラス（私が強くお勧めします）によって提示された原則に基づいています。 この記事では、そのシステムの一部としてTodoistを使用する方法のみを提供します。 この記事に含めるスペースがない詳細がたくさんあります。

Getting Things Done（GTD）とは何ですか？

物事を成し遂げるという原則は、しばらく前からありました。 使用する必要のあるツールやアプリは設定されていませんが、どのアプローチでも基本的な基本原則は基本的に同じです。

GTDは、一日中泳いでいるすべてのものからあなたの心を空にするのに役立ちます。 これにより、脳が解放され、常に気が散るのではなく、目の前のタスクに集中できるようになります。

それはあなたが組織を維持するために毎週あなたが取り組む一連のステップをあなたに与えることによって機能します。 これらの手順は次のとおりです。

• 付随するすべてのアイデア、タスク、アクションアイテム、または予定をキャプチャします。 あなたは会議の最中にいる可能性があり、上司があなたにアクションアイテムを与えます。 あなたは公園を歩いているかもしれません、そしてあなたはあなたが書きたい本のための素晴らしいアイデアを得るでしょう。 いつ、どこで、どのように行うかは重要ではありません。何かをする必要があると思うときはいつでも、それを「受信トレイ」に取り込みます。
• それらのアイデアをタスクに分割し、優先順位を割り当て、すぐに作業する準備ができている場合は期限を与えることで、それらのアイデアを明確にします。
• 優先度に基づいて、最終的に到達するバケットにタスクを配置することにより、タスクを整理します。 すぐにタスクに取り組むことを計画している場合は、それをカレンダーにも追加します（Todoistはそれを自動化するのに役立ちます）。
• それぞれの「バケツ」を確認し、最も差し迫ったアイデアがカレンダーとフォーカス時間に入るまで、整理されたすべてのアイデアをはしごの上に移動します。
• スケジュールした時間に、最終的に目の前にあるタスクに完全に注意を向けます。

GTDは、生産性と整理を向上させるだけでなく、受信メールを先延ばしにすることがないため、受信トレイゼロ（受信トレイにメールがない）に到達するのにも役立ちます。 上記のGTDシステムを使用して、すべてをすぐに処理します。

TodoistGTD構造を構築する方法

GTDの基本原則がわかったところで、Todoistがどのように役立つかを詳しく見ていきましょう。

最初に実行したいのは、Todoistで新しい親プロジェクト構造を作成することです。この構造には、さまざまな受信タスクを整理するためのすべてのバケットが含まれています。

これらのバケット（親フォルダー）には、次のものが含まれます。

• 受信トレイ：ここに、入ってくるアイデアがすべて入ります。 アクションが必要なメールを受け取ったら、ここにアクションを入力して、すぐにメールをアーカイブします。 会議でアクションアイテムを受け取った場合は、そのアクションアイテムをここに配置します。 行動を起こす必要があるものはすべて、受信トレイに直接送信されます。

注：Todoistにはデフォルトの受信トレイセクションがあるため、これを手動で作成する必要はありません。

次に作成するいくつかのプロジェクトフォルダは、1日の終わりの明確化と整理のセッション中にアイテムを移動する場所です。 これらには以下が含まれます：

• 今週：今週中にすぐに作業したいアイテムがこのプロジェクトに入ります。 ここに置くと、出産予定日も割り当てられます。 Todoistをカレンダーと統合すると、Todoistは自動的にそれをカレンダーに追加します。

• 来週：あなたがすぐにやりたいが、今週それらを終わらせる必要があるほど緊急ではないあなたの受信箱からのアイテムは、あなたの来週のプロジェクトに入ります。 期日は必要ありません。

• 今月：かなり早くやりたいが、1、2週間待つことができるアイテムがこのプロジェクトに入ります。 ここにも出産予定日を添付しないでください。

• 来月：最終的に実行したいが、かなり待つことができるタスクは、期限なしで次の月のフォルダーに移動します。

特別なタスクのために作成する必要があるプロジェクトがさらに2つあります。

• 繰り返し焦点となる分野：これらは、毎月オンラインクラスを受講するなど、自分にとって重要な目標に関連して定期的に行う必要があることです。

• ルーチン：これらはあなたの目標とは関係がないかもしれないが、運動やクラブ例会のように毎週しなければならないタスクです。

定期的なタスクの構築

あなたは確かにあなたが毎日または毎週しなければならないたくさんのことをしなければなりません。 それらをRecurringAreas of Focusプロジェクトに追加して、頭から離れてください（重要な目標に関連している場合）。

また、今週のサブプロジェクトとしてRecurring Areas ofFocusを含めることをお勧めします。

あなたの人生のほんの一部であるが、あなたの人生の目標を実際に推進していない定期的なタスクは、ルーチンプロジェクトに追加してください。

これらすべてに期日を追加し、定期的なものとしてマークすることを忘れないでください。 このようにして、何もしなくても、 TodayセクションとUpcomingTodoistセクションに自動的にポップアップ表示されます。

受信トレイの使用

週の間に、あなたが対処しなければならない新しい問題が出てきたら、あなたのTodoist受信箱にそれらを投げるだけです。

このようにして、気が散ることを避け、後で時間があるときにこれらのタスクに対処することを忘れないことを知っています。

毎週同時に、受信トレイを処理するために約20〜30分を確保します。 この間、一度に1つずつ作業を行い、そのタスクを実行することがどれほど重要で、どの時間枠内にあるかを判断します。

たとえば、私は最終的にデッキを修正したいと思っていますが、それでも冬です。 そこで、そのタスクを長期/保留に移動します。

次に、年に一度の健康診断が必要なことはわかっていますが、今月は忙しいので、来月まで待っても大丈夫です。 それで、それを来月のプロジェクトに移します。

最後に、今週、Online-Tech-Tips.comの記事を完成させたいと思っています。 だから私はそれをやりたい週の曜日と時間を割り当てます。

次に、そのタスクを今週のプロジェクトに移動します。

日中に受信トレイに追加したこれら3つのアイテムを約5分で処理することができました。

それらは私の組織化されたToDoistGTDシステムに含まれているので、忘れないでしょう。 すべてがその週に割り当てられており、カレンダーに表示されたときに各タスクに一生懸命取り組む以外は、何も考える必要はありません。

今週の管理

毎週の終わりに達すると、今週のプロジェクトでは最終的にアクティブなアイテムが空になります。

毎週（通常は金曜日の終わり、または週末のある時間）時間を設定して、タスクを次の週のプロジェクトから今週のプロジェクトに移動します。 これを行うときに期日を割り当てます。

今月、来月、および長期/保留フォルダのアイテムに対してこれを繰り返します。

注意：それでも緊急性が感じられない場合は、アイテムを移動する必要はありません。 自分にとって重要ではないと判断したタスクを削除することもできます。

集中し続けることを忘れないでください

これをすべてまとめてGTDシステムを機能させる最も重要な原則は次のとおりです。

受信トレイに投げ込まれるすべてのアイデアとタスクの処理に費やす時間はごくわずかであるため、実際に作業を行うためにカレンダーに割り当てた残りの時間は残ります。

これは、TodoistのTodoistのTodayエリアとUpcomingエリアのみを（カレンダーとともに）使用し、1日を通して作業を行って、これらのタスクを完了して終了することを意味します。

Todoistが自動的にタスクをカレンダーに追加したため、1日で実行できるタスクのみが割り当てられていることがわかります。 1日がいっぱいになると、それ以上割り当てることはできません。 週がいっぱいになると、今週のプロジェクトに他のものを移動することはできません。

GTDは、混乱を頭から「システム」に移すために機能します。 それはあなたの考えを解放するので、あなたは目の前の仕事にあなたの心を集中させることができます—そして物事を成し遂げることができます。