Todoist GTD เคล็ดลับเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Getting Things Done GTD หรือคุณเพิ่งเริ่มเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการ GTD Todoist เป็นแอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีที่สุดในการสนับสนุนเวิร์กโฟลว์ GTD ของคุณ

ทำไมถึงเป็นเช่นนี้? มีเหตุผลมากมายที่เกี่ยวข้องกับคุณลักษณะ เลย์เอาต์ และความจริงที่ว่าฟังก์ชันเริ่มต้นนั้นสนับสนุนโครงสร้าง GTD ที่คุณจะสร้างภายในนั้นโดยธรรมชาติ

แม้ว่าคุณจะไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับ GTD มาก่อน ต่อไปนี้จะรวมเคล็ดลับ GTD พื้นฐานเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น และวิธีที่คุณสามารถใช้ Todoist ในการทำเช่นนั้น

หมายเหตุ : GTD รุ่นที่แน่นอนที่ใช้ในบทความนี้สร้างขึ้นจากหลักการที่ Carl Pullein และคลาส Your Digital Life 3.0 Online นำเสนอ (ซึ่งฉันขอแนะนำ) บทความนี้เสนอเฉพาะวิธีใช้ Todoist เป็นส่วนหนึ่งของระบบนั้น มีรายละเอียดมากมายที่เราไม่มีเนื้อที่ที่จะรวมไว้ในบทความนี้

การทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ (GTD) คืออะไร?

หลักการของ Getting Things Done มีมาระยะหนึ่งแล้ว ไม่มีชุดเครื่องมือหรือแอปที่คุณต้องใช้ แต่หลักการพื้นฐานในแนวทางใด ๆ ก็เหมือนกัน

GTD ช่วยให้จิตใจของคุณว่างเปล่าจากทุกสิ่งที่แหวกว่ายไปมาตลอดทั้งวัน สิ่งนี้ทำให้สมองของคุณมีอิสระในการจดจ่อกับงานตรงหน้า แทนที่จะฟุ้งซ่านอยู่ตลอดเวลา

ทำงานโดยให้ขั้นตอนต่างๆ ที่คุณดำเนินการทุกสัปดาห์เพื่อให้มีระเบียบ ขั้นตอนเหล่านี้รวมถึง:

• รวบรวม ทุกไอเดีย งาน รายการดำเนินการ หรือการนัดหมายที่มาพร้อมกัน คุณอาจอยู่ระหว่างการประชุมและเจ้านายให้รายการดำเนินการแก่คุณ คุณอาจจะเดินเล่นในสวนสาธารณะและได้ไอเดียดีๆ เกี่ยวกับหนังสือที่คุณต้องการเขียน ไม่สำคัญว่าเมื่อใด ที่ไหน หรืออย่างไร เมื่อใดก็ตามที่คุณนึกถึงสิ่งที่คุณต้องทำ คุณจะบันทึกลงใน "กล่องจดหมาย" ของคุณ
• ชี้แจง แนวคิดเหล่านั้นโดยแบ่งออกเป็นงาน กำหนดลำดับความสำคัญ และกำหนดวันครบกำหนดหากคุณพร้อมที่จะดำเนินการในเร็วๆ นี้
• จัดระเบียบ งานโดยใส่ลงในถังที่คุณจะไปถึงได้ในที่สุด ตามลำดับความสำคัญ หากคุณกำลังวางแผนที่จะทำงานเร็วๆ นี้ คุณจะต้องเพิ่มงานนั้นลงในปฏิทินของคุณด้วย (และ Todoist สามารถช่วยคุณได้โดยอัตโนมัติ)
• ทบทวน แต่ละ "ถัง" และย้ายแนวคิดที่จัดระเบียบทั้งหมดขึ้นบันได จนกว่าสิ่งที่เร่งด่วนที่สุดจะเข้าสู่ปฏิทินและเวลาที่มุ่งเน้นของคุณ
• ให้ความสนใจอย่าง เต็มที่ กับงานที่ทำสำเร็จต่อหน้าคุณตามเวลาที่คุณกำหนดไว้

GTD ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณมีประสิทธิผลและเป็นระเบียบมากขึ้น แต่ยังช่วยให้คุณไปที่ Inbox Zero (ไม่ต้องมีอีเมลในกล่องจดหมายอีกต่อไป) เพราะคุณจะไม่มีวันผัดวันประกันพรุ่งกับอีเมลขาเข้าของคุณ คุณจะประมวลผลทุกอย่างทันทีโดยใช้ระบบ GTD ด้านบน

วิธีสร้างโครงสร้าง Todoist GTD

เมื่อคุณทราบหลักการพื้นฐานของ GTD แล้ว มาดูกันดีกว่าว่า Todoist สามารถช่วยได้อย่างไร

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างโครงสร้างโปรเจ็กต์หลักใหม่ใน Todoist ที่มีบัคเก็ตทั้งหมดสำหรับการจัดระเบียบงานต่างๆ ที่เข้ามา

ที่เก็บข้อมูลเหล่านี้ (โฟลเดอร์หลัก) รวมถึง:

• กล่องขาเข้า : นี่คือที่ที่ความคิดที่เข้ามาทั้งหมดจะเข้าสู่ เมื่อคุณได้รับอีเมลที่ต้องมีการดำเนินการ คุณจะต้องดำเนินการที่นี่และเก็บถาวรอีเมลทันที หากคุณได้รับรายการการดำเนินการในการประชุม คุณจะต้องใส่รายการการดำเนินการนั้นไว้ที่นี่ ทุกสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการ จะเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณโดยตรง

หมายเหตุ : Todoist มีส่วนกล่องขาเข้าเริ่มต้น ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องสร้างส่วนนี้ด้วยตนเอง

โฟลเดอร์โปรเจ็กต์สองสามรายการถัดไปที่คุณจะสร้างคือที่ที่คุณจะย้ายรายการไปไว้ในเซสชันการชี้แจงและการจัดระเบียบช่วงสิ้นสุดวันของคุณ ซึ่งรวมถึง:

• สัปดาห์นี้ : รายการที่คุณต้องการดำเนินการทันที ระหว่างสัปดาห์ปัจจุบัน จะเข้าสู่โครงการนี้ เมื่อคุณใส่ไว้ที่นี่ คุณจะกำหนดวันครบกำหนดด้วย หากคุณรวม Todoist เข้ากับปฏิทินของคุณ Todoist จะเพิ่มลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ

• สัปดาห์หน้า : รายการจากกล่องจดหมายของคุณที่คุณต้องการทำเร็วๆ นี้ แต่ไม่ต้องรีบมากที่คุณต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์นี้ จะเข้าสู่โครงการสัปดาห์หน้าของคุณ ไม่จำเป็นต้องมีวันครบกำหนด

• เดือนนี้ : รายการที่คุณต้องการทำในไม่ช้า แต่สามารถรอหนึ่งหรือสองสัปดาห์เพื่อเข้าสู่โครงการนี้ อย่าแนบวันที่ครบกำหนดที่นี่เช่นกัน

• เดือนถัดไป : งานที่คุณต้องการทำในที่สุด แต่คุณรู้ว่าสามารถรอสักครู่จะเข้าสู่โฟลเดอร์เดือนถัดไปโดยไม่มีวันที่ครบกำหนด

มีอีกสองโครงการที่คุณจะต้องสร้างสำหรับงานพิเศษ

• จุดโฟกัสที่เกิดซ้ำ : นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเป็นประจำซึ่งเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่สำคัญสำหรับคุณ เช่น การเรียนออนไลน์ทุกเดือน

• กิจวัตร : งานเหล่านี้เป็นงานที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณ แต่คุณต้องทำทุกสัปดาห์ เช่น การออกกำลังกายหรือการประชุมสโมสร

การสร้างงานที่เกิดซ้ำ

แน่นอนว่าคุณต้องมีหลายสิ่งที่คุณต้องทำทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ขจัดสิ่งเหล่านั้นออกจากความคิดของคุณโดยการเพิ่มสิ่งเหล่านั้นลงในโครงการ Recurring Areas of Focus ของ คุณ (หากเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่สำคัญสำหรับคุณ)

ขอแนะนำให้คุณรวม Recurring Areas of Focus เป็นโครงการย่อยของสัปดาห์นี้

งานที่เกิดซ้ำใดๆ ที่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของชีวิตคุณแต่ไม่ได้ทำให้เป้าหมายของชีวิตเป็นจริง ให้เพิ่มลงในโครงการ กิจวัตร

อย่าลืมเพิ่มวันที่ครบกำหนดสำหรับสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดและทำเครื่องหมายว่าเป็นการเกิดซ้ำ วิธีนี้จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในส่วน Todoist วันนี้ และ ที่กำลังจะมีขึ้น โดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ

การใช้กล่องจดหมายของคุณ

ในระหว่างสัปดาห์ เมื่อปัญหาใหม่เกิดขึ้นที่คุณต้องจัดการ เพียงแค่โยนมันเข้าไปใน Todoist Inbox ของคุณ

วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องฟุ้งซ่านและรู้ว่าคุณจะไม่ลืมจัดการกับงานเหล่านี้ในภายหลังเมื่อคุณมีเวลา

ทุกสัปดาห์ในเวลาเดียวกัน คุณจะจัดสรรเวลาประมาณ 20 ถึง 30 นาทีเพื่อดำเนินการกับกล่องจดหมายของคุณ ในช่วงเวลานี้ ให้ทำงานทีละอย่างและตัดสินใจว่าการทำงานนั้นสำคัญเพียงใด และภายในกรอบเวลาใด

ตัวอย่างเช่น ฉันรู้ว่าฉันต้องการแก้ไขสำรับในที่สุด แต่ก็ยังเป็นฤดูหนาว ดังนั้น ฉันจะย้ายงานนั้นไปที่ Long Term / On Hold

ต่อไป ฉันรู้ว่าฉันต้องไปตรวจสุขภาพประจำปี แต่เดือนนี้ฉันไม่ว่าง และไม่เป็นไรจริงๆ ถ้าฉันรอจนถึงเดือนหน้าเพื่อกำหนดเวลา ฉันจะย้ายไปที่โครงการ เดือน หน้า

ในที่สุด ฉันรู้ว่าฉันต้องการทำบทความ Online-Tech-Tips.com ให้เสร็จในสัปดาห์นี้ ดังนั้นฉันจึงกำหนดวันและเวลาระหว่างสัปดาห์ที่ฉันต้องการทำให้เสร็จ

จากนั้นย้ายงานนั้นไปยังโครงการ สัปดาห์ นี้

ฉันสามารถประมวลผลสามรายการนี้ที่เพิ่มลงในกล่องจดหมายระหว่างวันได้ภายในเวลาประมาณห้านาที

ฉันรู้ว่าฉันจะไม่ลืมมัน เพราะตอนนี้มันอยู่ในระบบ ToDoist GTD ที่จัดระเบียบของฉัน ทุกอย่างถูกกำหนดไว้สำหรับสัปดาห์ และฉันไม่ต้องคิดอะไรมาก ยกเว้นการทำงานหนักในแต่ละงานเมื่อมันเกิดขึ้นในปฏิทินของฉัน

การจัดการในสัปดาห์นี้

เมื่อถึงจุดสิ้นสุดของแต่ละสัปดาห์ คุณจะสังเกตเห็นว่าในที่สุดโปรเจ็กต์สัปดาห์นี้จะว่างเปล่าจากรายการที่ใช้งานอยู่

ตั้งเวลาทุกสัปดาห์ (โดยทั่วไปคือสิ้นสุดวันศุกร์หรือช่วงสุดสัปดาห์) เพื่อย้ายงานจากโครงการ สัปดาห์หน้าไป ยังโครงการใน สัปดาห์ นี้ กำหนดวันครบกำหนดเมื่อคุณทำเช่นนี้

ทำซ้ำสำหรับรายการในโฟลเดอร์เดือนนี้ เดือนถัดไป และระยะยาว / ระงับ

ข้อควร จำ : คุณไม่ต้องย้ายสิ่งของหากยังไม่รู้สึกเร่งด่วน คุณยังสามารถลบงานที่คุณตัดสินใจว่าไม่สำคัญสำหรับคุณอีกต่อไป

จำไว้ว่าให้อยู่ในโฟกัส

นี่คือหลักการที่สำคัญที่สุดที่นำสิ่งนี้มารวมกันและทำให้ระบบ GTD ทำงานได้

เนื่องจากคุณใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการประมวลผลแนวคิดและงานทั้งหมดที่ส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณ คุณจึงเหลือเวลาที่เหลือในปฏิทินของคุณเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง

ซึ่งหมายความว่าใช้เฉพาะพื้นที่วันนี้และที่กำลังจะมีใน Todoist ในระหว่างวัน (พร้อมกับปฏิทินของคุณ) และทำงานตลอดทั้งวันเพื่อทำงานให้เสร็จและข้ามไป

คุณรู้ว่าคุณได้มอบหมายงานที่คุณสามารถทำได้ในหนึ่งวันเท่านั้น เนื่องจาก Todoist ได้เพิ่มงานลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ หากวันของคุณเต็ม คุณจะไม่สามารถมอบหมายเพิ่มเติมได้ เมื่อสัปดาห์ของคุณเต็มแล้ว คุณจะไม่สามารถย้ายสิ่งอื่นใดไปยังโปรเจ็กต์สัปดาห์นี้ได้

GTD ใช้งานได้เพราะมันทำให้หัวของคุณยุ่งเหยิงและเข้าไปใน "ระบบ" ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่ และทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นได้