Todoist GTD 提高生產力的技巧

無論您是經驗豐富的 Getting Things Done GTD 專家，還是剛剛開始了解 GTD 流程，Todoist 都是迄今為止支持您的 GTD 工作流程的最佳待辦事項列表應用程序。

為什麼是這樣？ 有很多原因與它的特性、佈局以及默認功能自然支持您將在其中構建的 GTD 結構這一事實有關。

即使您從未聽說過 GTD，以下內容也將包括基本的 GTD 提示以幫助您入門，以及如何使用 Todoist 來做到這一點。

注意：本文中使用的 GTD 的確切版本是建立在 Carl Pullein 和他的 Your Digital Life 3.0 Online 課程（我強烈推薦）提出的原則之上的。 本文僅提供如何使用 Todoist 作為該系統的一部分。 有很多細節我們沒有篇幅在本文中介紹。

什麼是完成任務 (GTD)？

把事情做好的原則已經存在了一段時間。 您沒有必須使用的固定工具或應用程序，但圍繞任何方法的基本核心原則基本上是相同的。

GTD 幫助您清空整天在其中游蕩的一切。 這可以讓你的大腦真正專注於你面前的任務，而不是不斷地分心。

它通過為您提供一系列步驟來工作，您每週都要通過這些步驟來保持井井有條。 這些步驟包括：

• 捕捉隨之而來的每一個想法、任務、行動項目或約會。 你可能正在開會，而你的老闆給了你一個行動項目。 你可以在公園裡散步，你想寫一本書的好主意。 無論何時、何地或如何 — 每當您想到需要做的事情時，您都會將其捕獲到您的“收件箱”中。
• 通過將這些想法分解為任務、分配優先級並在您準備好盡快處理它們時給它們一個截止日期來澄清這些想法。
• 根據優先級將任務放入您最終會得到的存儲桶中來組織任務。 如果您計劃盡快完成該任務，您還可以將其添加到您的日曆中（Todoist 可以幫助您自動執行該任務）。
• 回顧每個“桶”並將所有那些有組織的想法向上移動，直到最緊迫的想法進入你的日曆和你的專注時間。
• 在您安排的時間，將您的全部注意力集中在那些最終出現在您面前的任務上。

GTD 不僅可以幫助您提高工作效率和井井有條，還可以幫助您達到收件箱零（收件箱中不再有電子郵件），因為您永遠不會拖延收到的電子郵件。 您將使用上面的 GTD 系統立即處理所有內容。

如何構建 Todoist GTD 結構

現在您已經了解了 GTD 的基本原理，讓我們仔細看看 Todoist 如何提供幫助。

您要做的第一件事是在 Todoist 中創建一個新的父項目結構，其中包含用於組織各種傳入任務的所有存儲桶。

這些存儲桶（父文件夾）包括：

• 收件箱：這是所有收到的想法的地方。 當您收到需要執行操作的電子郵件時，您將在此處輸入操作並立即存檔電子郵件。 如果您在會議中收到操作項，您將把該操作項放在這裡。 您需要採取行動的任何內容都會直接進入您的收件箱。

注意：Todoist 有一個默認收件箱部分，因此您不必手動創建此部分。

您將創建的接下來的幾個項目文件夾是您在每天結束的澄清和組織會議期間將項目移動到的位置。 這些包括：

• 本週：您想在本周立即處理的項目將進入該項目。 當您將它們放在這裡時，您還將指定一個截止日期。 如果您將 Todoist 與您的日曆集成，Todoist 會自動為您將其添加到您的日曆中。

• 下週：收件箱中您想盡快完成但不是那麼緊急而必須在本週完成的項目將進入您的下週項目。 不需要截止日期。

• 本月：您想很快完成但可以等待一兩個星期的項目將進入該項目。 也不要在此處附加截止日期。

• 下個月：您最終想要完成但您知道可能等待很長時間的任務將進入下個月文件夾，沒有截止日期。

您還需要為特殊任務創建兩個項目。

• 反復出現的重點領域：這些是您需要定期做的與對您很重要的目標相關的事情，例如每月參加在線課程。

• 例行程序：這些任務可能與您的目標無關，但您必須每週完成，例如鍛煉或俱樂部會議。

構建重複任務

你當然必須每天或每週都有很多事情要做。 通過將它們添加到您的重複關注領域項目中（如果它們與對您很重要的目標相關），讓您擺脫這些想法。

還建議您將重複關注的領域作為本週的子項目。

任何重複性任務只是您生活的一部分，但並不能真正推動您的生活目標，請將它們添加到例程項目中。

請記住為所有這些添加截止日期並將它們標記為重複。 這樣，它們會自動出現在您的Today和Upcoming Todoist 版塊中，而無需您做任何事情。

使用收件箱

在這一周內，當出現您必須處理的新問題時，只需將它們扔進您的 Todoist 收件箱即可。

這樣，您就可以避免分心，並且您知道以後有時間時不會忘記處理這些任務。

每周同一時間，您將留出大約 20 到 30 分鐘來處理您的收件箱。 在此期間，只需一次完成一項，並確定完成該任務的重要性以及在什麼時間範圍內。

例如，我知道我最終想修復套牌，但現在仍然是冬天。 所以，我會將該任務移至Long Term / On Hold 。

接下來，我知道我需要進行年度體檢，但是這個月我很忙，如果我等到下個月再安排它，那也無所謂了。 所以，我將把它移到下個月的項目中。

最後，我知道我想在本週完成一篇 Online-Tech-Tips.com 文章。 所以我在一周中指定了一天和時間來完成它。

然後，將該任務移至本週項目。

我能夠在大約五分鐘內處理我在白天添加到收件箱的這三個項目。

我知道我不會忘記它們，因為它們現在在我有組織的 ToDoist GTD 系統中。 一切都安排在一周內，我真的不需要考慮任何事情，除了在日曆上出現的每項任務上努力工作。

本週管理

當您到達每週結束時，您會注意到您的本週項目最終將清空活動項目。

每週設置一個時間（通常是周五一天的結束，或週末的某個時間），將任務從下週項目移動到本週項目中。 執行此操作時指定截止日期。

對“本月”、“下個月”和“長期/保留”文件夾中的項目重複此操作。

記住：如果它仍然不緊急，你不必移動它。 您還可以刪除您認為不再重要的任務。

記住要保持專注

這是將所有這些結合在一起並使 GTD 系統工作的最重要的原則。

因為您只花費一小段時間來處理所有被扔進收件箱的想法和任務，所以您剩下的時間是您在日曆中分配的剩餘時間來實際完成工作。

這意味著您在一天中僅使用 Todoist 中的今日和即將到來的區域（連同您的日曆），並在一天中工作以完成和劃掉這些任務。

您知道您只分配了可以在一天內完成的任務，因為 Todoist 會自動將它們添加到您的日曆中。 如果你的一天已經滿了，你就不能分配更多。 當您的一周已滿時，您無法將任何其他內容移入本週項目。

GTD 之所以有效，是因為它可以讓你擺脫頭腦中的混亂並進入“系統”。 它可以解放您的思想，讓您可以將注意力集中在手頭的任務上——並把事情做好。