생산성 향상을 위한 Todoist GTD 팁

노련한 GTD 완료하기 전문가이든, GTD 프로세스에 대해 이제 막 배우기 시작했든, Todoist는 GTD 워크플로를 지원하는 단연 최고의 할일 목록 앱입니다.

왜 이런거야? 기능, 레이아웃 및 기본 기능이 그 안에 구축할 GTD 구조를 자연스럽게 지원한다는 사실과 관련이 있는 많은 이유가 있습니다.

GTD에 대해 들어본 적이 없더라도, 다음은 시작하기 위한 기본적인 GTD 팁과 Todoist를 사용하는 방법을 포함합니다.

참고 : 이 기사에서 사용된 GTD의 정확한 버전은 Carl Pullein과 그의 Your Digital Life 3.0 Online 수업(내가 강력히 추천함)이 제시한 원칙을 기반으로 합니다. 이 문서는 해당 시스템의 일부로 Todoist를 사용하는 방법만을 제공합니다. 이 기사에 포함할 공간이 없는 세부 정보가 많이 있습니다.

GTD(작업 완료)란 무엇입니까?

작업 완료 원칙은 한동안 존재해 왔습니다. 사용해야 하는 설정된 도구나 앱은 없지만 모든 접근 방식에 대한 기본 핵심 원칙은 본질적으로 동일합니다.

GTD는 하루 종일 그 안에서 헤엄치는 모든 것을 마음에서 비우도록 도와줍니다. 이렇게 하면 계속해서 산만해지지 않고 눈앞에 있는 작업에 집중할 수 있는 두뇌의 여유가 생깁니다.

매주 진행해야 하는 일련의 단계를 통해 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 단계에는 다음이 포함됩니다.

• 함께 오는 모든 아이디어, 작업, 작업 항목 또는 약속을 캡처 합니다. 회의 중일 수 있으며 상사가 작업 항목을 제공합니다. 공원을 거닐다가 쓰고 싶은 책에 대한 좋은 아이디어를 얻을 수 있습니다. 언제, 어디서, 어떻게 해야 하는지는 중요하지 않습니다. 해야 할 일이 생각날 때마다 "받은 편지함"에 캡처합니다.
• 아이디어를 작업으로 분류하고 우선 순위를 지정하고 곧 작업할 준비가 되면 기한을 지정하여 이러한 아이디어를 명확 하게 합니다.
• 우선 순위에 따라 최종적으로 도달하게 될 버킷에 작업을 배치하여 작업을 구성 합니다. 곧 작업을 수행할 계획이라면 캘린더에 추가할 수도 있습니다(Todoist는 자동화를 도울 수 있습니다).
• 각 "버킷"을 검토 하고 가장 시급한 아이디어가 달력과 집중 시간에 포함될 때까지 모든 조직화된 아이디어를 사다리 위로 이동합니다.
• 예정된 시간에 마침내 눈앞에 닥친 일에 온전히 주의를 기울이십시오.

GTD는 생산성을 높이고 정리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 수신 이메일을 미루지 않기 때문에 Inbox Zero(받은 편지함에 더 이상 이메일이 없음)에 도달하는 데 도움이 됩니다. 위의 GTD 시스템을 사용하여 모든 것을 즉시 처리합니다.

Todoist GTD 구조를 구축하는 방법

이제 GTD의 기본 원칙을 알았으니, Todoist가 어떻게 도울 수 있는지 자세히 살펴보겠습니다.

가장 먼저 하고 싶은 일은 다양한 수신 작업을 구성하기 위한 모든 버킷을 포함하는 새로운 상위 프로젝트 구조를 Todoist에 생성하는 것입니다.

이러한 버킷(상위 폴더)에는 다음이 포함됩니다.

• 받은 편지함 : 들어오는 모든 아이디어가 들어가는 곳입니다. 작업이 필요한 이메일을 받으면 여기에 작업을 입력하고 이메일을 즉시 보관합니다. 회의에서 작업 항목을 받으면 해당 작업 항목을 여기에 넣습니다. 조치를 취해야 하는 모든 항목은 받은 편지함으로 직접 이동합니다.

참고 : Todoist에는 기본 받은 편지함 섹션이 있으므로, 수동으로 생성할 필요가 없습니다.

다음에 만들 몇 개의 프로젝트 폴더는 일일 정리 및 정리 세션 중에 항목을 이동할 위치입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 이번 주 : 이번 주에 즉시 작업하고 싶은 항목이 이 프로젝트에 들어갑니다. 여기에 넣으면 마감일도 지정됩니다. Todoist를 캘린더와 통합하면 Todoist가 자동으로 캘린더에 추가할 것입니다.

• 다음 주 : 받은 편지함의 항목 중 빨리 하고 싶지만 이번 주에 완료해야 하는 급하지 않은 항목은 다음 주 프로젝트에 포함됩니다. 기한이 필요하지 않습니다.

• 이번 달 : 빨리 하고 싶지만 1~2주 정도 기다릴 수 있는 아이템이 이 프로젝트에 들어갑니다. 여기에도 마감일을 첨부하지 마십시오.

• 다음 달 : 결국 하고 싶지만 꽤 기다려야 하는 작업이 기한 없이 다음 달 폴더로 들어갑니다.

특별한 작업을 위해 생성해야 하는 프로젝트가 두 개 더 있습니다.

• 되풀이되는 초점 영역 : 매달 온라인 수업을 듣는 것과 같이 중요한 목표와 관련하여 정기적으로 해야 하는 일입니다.

• 루틴 : 이것은 당신의 목표와 관련이 없을 수도 있지만 운동이나 동아리 모임과 같이 매주 해야 하는 작업입니다.

반복 작업 만들기

당신은 확실히 당신이 매일 또는 매주 해야 할 많은 일이 있어야 합니다. 반복되는 초점 프로젝트에 추가하여 마음에서 지워버리십시오(당신에게 중요한 목표와 관련된 경우).

또한 이번 주의 하위 프로젝트로 되풀이되는 초점 영역을 포함하는 것이 좋습니다.

삶의 일부일 뿐이지만 실제로 삶의 목표를 달성하지 못하는 반복 작업은 루틴 프로젝트에 추가하십시오.

이 모든 항목에 마감일을 추가하고 되풀이로 표시하는 것을 잊지 마십시오. 이렇게 하면 당신이 아무것도 할 필요 없이 자동으로 오늘 및 예정 Todoist 섹션에 나타날 것입니다.

받은 편지함 사용

한 주 동안 처리해야 하는 새로운 문제가 발생하면 Todoist 받은 편지함에 처리하세요.

이렇게 하면 주의가 산만해지는 것을 방지하고 나중에 시간이 있을 때 이러한 작업을 처리하는 것을 잊지 않을 것입니다.

매주 같은 시간에 받은 편지함을 처리하는 데 약 20~30분을 할애할 것입니다. 이 시간 동안 한 번에 하나씩 작업하고 해당 작업을 수행하는 것이 얼마나 중요한지, 그리고 어떤 기간 내에 결정하십시오.

예를 들어, 결국 데크를 수정하고 싶지만 아직 겨울입니다. 따라서 해당 작업을 Long Term / On Hold 로 이동하겠습니다.

다음으로 매년 건강 검진을 받아야 하는 것은 알지만 이번 달에는 바빠서 다음 달까지 기다려 일정을 잡아도 크게 문제가 되지 않을 것입니다. 그래서 다음 달 프로젝트로 옮기겠습니다.

마지막으로 이번 주에 Online-Tech-Tips.com 기사를 끝내고 싶습니다. 그래서 나는 그것을 끝내고 싶은 주중 요일과 시간을 지정합니다.

그런 다음 해당 작업을 이번 주 프로젝트로 이동합니다.

낮에 받은 편지함에 추가한 이 세 가지 항목을 약 5분 만에 처리할 수 있었습니다.

나는 그것들이 이제 나의 조직화된 ToDoist GTD 시스템에 있기 때문에 그것들을 잊지 않을 것이라는 것을 압니다. 모든 것이 일주일에 할당되어 있으며 캘린더에 오면 각 작업에 대해 열심히 일하는 것 외에는 아무 것도 생각할 필요가 없습니다.

이번 주 관리

매주 말에 이르면 이번 주 프로젝트에서 결국 활성 항목이 비워지는 것을 알 수 있습니다.

다음 주 프로젝트에서 이번 주 프로젝트로 작업을 이동하려면 매주 시간을 설정합니다(일반적으로 금요일 마감 또는 주말 시간). 이 작업을 수행할 때 기한을 지정하십시오.

이번 달, 다음 달 및 장기/보류 폴더의 항목에 대해 이 작업을 반복합니다.

기억하십시오 : 여전히 긴급하지 않다면 항목을 이동할 필요가 없습니다. 더 이상 중요하지 않다고 결정한 작업을 삭제할 수도 있습니다.

초점을 유지하는 것을 기억하십시오

다음은 이 모든 것을 통합하고 GTD 시스템을 작동시키는 가장 중요한 원칙입니다.

받은 편지함에 던져진 모든 아이디어와 작업을 처리하는 데 작은 시간만 소비하기 때문에 캘린더에 할당한 나머지 시간은 실제로 작업을 완료하는 데 사용됩니다.

이것은 하루 동안 (캘린더와 함께) Todoist의 오늘 및 예정 영역만을 사용하고 해당 작업을 완료하고 삭제하기 위해 하루 동안 일하는 것을 의미합니다.

Todoist가 자동으로 캘린더에 추가했기 때문에 하루에 완료할 수 있는 작업만 할당했다는 것을 알고 있습니다. 하루가 꽉 차면 더 할당할 수 없습니다. 한 주가 꽉 차면 이번 주 프로젝트로 다른 항목을 이동할 수 없습니다.

GTD는 머리에서 혼란을 "시스템"으로 가져오기 때문에 작동합니다. 그것은 당신의 생각을 자유롭게 하여 당신의 마음을 당면한 일에 집중할 수 있도록 합니다.