Советы Todoist GTD для повышения вашей продуктивности

Независимо от того, являетесь ли вы опытным экспертом по GTD в Getting Things Done или только начинаете изучать процесс GTD, Todoist на сегодняшний день является лучшим приложением для списка дел, поддерживающим ваш рабочий процесс GTD.

Почему это? Есть много причин, связанных с его функциями, компоновкой и тем фактом, что функциональность по умолчанию естественным образом поддерживает структуру GTD, которую вы создадите внутри нее.

Даже если вы никогда не слышали о GTD, ниже приведены основные советы по GTD, которые помогут вам начать работу, а также то, как вы можете использовать Todoist для этого.

Примечание . Точная версия GTD, используемая в этой статье, основана на принципах, изложенных Карлом Пуллейном и его онлайн-курсом «Ваша цифровая жизнь 3.0» (который я настоятельно рекомендую). В этой статье предлагается только то, как использовать Todoist как часть этой системы. У нас нет места для включения в эту статью многих подробностей.

Что такое «довести дело до конца» (GTD)?

Принципы Getting Things Done существуют уже давно. Нет никаких установленных инструментов или приложений, которые вы должны использовать, но основные основные принципы любого подхода, по сути, одинаковы.

GTD помогает освободить ваш разум от всего, что всплывает в нем весь день. Это освобождает ваш мозг, чтобы по-настоящему сосредоточиться на задаче, стоящей перед вами, вместо того, чтобы постоянно отвлекаться.

Он работает, предлагая вам серию шагов, которые вы выполняете каждую неделю, чтобы оставаться организованным. Эти шаги включают в себя:

• Фиксация каждой возникающей идеи, задачи, действия или встречи. Вы можете быть посреди встречи, и ваш босс дает вам задание. Вы можете гулять в парке, и вам приходит в голову отличная идея для книги, которую вы хотите написать. Неважно, когда, где и как — всякий раз, когда вы думаете о чем-то, что вам нужно сделать, вы записываете это в свой «Входящие».
• Проясните эти идеи, разбив их на задачи, назначив им приоритет и назначив им срок выполнения, если вы готовы работать над ними в ближайшее время.
• Организуйте задачи, поместив их в корзину, к которой вы в конечном итоге попадете, в зависимости от приоритета. Если вы планируете поработать над задачей в ближайшее время, вы также добавите ее в свой календарь (и Todoist может помочь вам автоматизировать это).
• Просмотрите каждое «ведро» и переместите все эти организованные идеи вверх по лестнице, пока самые насущные не попадут в ваш календарь и не станут вашим фокусом.
• Сосредоточьте все свое внимание на тех задачах, которые, наконец, предстали перед вами, в запланированное вами время.

GTD не только помогает вам стать более продуктивным и организованным, но также может помочь вам достичь нулевой папки «Входящие» (больше никаких писем в папке «Входящие»), потому что вы никогда не будете откладывать входящие электронные письма. Вы будете обрабатывать все сразу, используя систему GTD выше.

Как создать структуру Todoist GTD

Теперь, когда вы знаете основные принципы GTD, давайте подробнее рассмотрим, как Todoist может вам помочь.

Первое, что вам нужно сделать, это создать новую родительскую структуру Проектов в Todoist, содержащую все корзины для организации различных входящих задач.

Эти корзины (родительские папки) включают:

• Входящие : сюда попадают все входящие идеи. Когда вы получаете электронное письмо, требующее действия, вы указываете действие здесь и немедленно архивируете электронное письмо. Если вы получите задание на собрании, вы поместите его сюда. Все, что вам нужно сделать, попадает прямо в папку «Входящие».

Примечание . В Todoist есть раздел «Входящие» по умолчанию, поэтому вам не нужно создавать его вручную.

Следующие несколько папок проекта, которые вы создадите, — это места, куда вы будете перемещать элементы во время ежедневных сессий прояснения и организации в конце дня. К ним относятся:

• На этой неделе : элементы, над которыми вы хотите работать немедленно, в течение текущей недели, войдут в этот проект. Когда вы поместите их сюда, вы также назначите срок выполнения. Если вы интегрируете Todoist со своим календарем, Todoist автоматически добавит его в ваш календарь.

• Следующая неделя : элементы из папки «Входящие», которые вы хотите сделать в ближайшее время, но не настолько срочные, чтобы сделать их на этой неделе, войдут в ваш проект на следующей неделе. Срок не требуется.

• В этом месяце : в этот проект войдут предметы, которые вы хотите сделать довольно скоро, но можете подождать неделю или две. Не прикрепляйте дату выполнения здесь либо.

• Следующий месяц : задачи, которые вы хотите выполнить в конечном итоге, но знаете, что они могут подождать довольно долго, перейдут в папку «Следующий месяц» без даты выполнения.

Есть еще два проекта, которые вам нужно создать для специальных задач.

• Повторяющиеся области внимания : это вещи, которые вам нужно делать регулярно, связанные с важными для вас целями, например, посещение онлайн-класса каждый месяц.

• Рутины : это задачи, которые могут не иметь отношения к вашим целям, но которые вы должны выполнять каждую неделю, например, упражнения или встречи в клубе.

Построение повторяющихся задач

У вас обязательно должна быть куча дел, которые вы должны делать каждый день или каждую неделю. Выбросьте их из головы, добавив в свой проект «Повторяющиеся направления деятельности » (если они связаны с важными для вас целями).

Также рекомендуется включить повторяющиеся области внимания в качестве подпроекта на этой неделе.

Любые повторяющиеся задачи, которые являются лишь частью вашей жизни, но на самом деле не способствуют ее достижению, добавьте их в проект « Рутины ».

Не забудьте добавить сроки выполнения ко всем этим и пометить их как повторяющиеся. Таким образом, они автоматически появятся в ваших разделах « Сегодня » и « Предстоящие » в Todoist, и вам не нужно будет ничего делать.

Использование вашего почтового ящика

В течение недели, когда появляются новые проблемы, с которыми вам приходится иметь дело, просто кидайте их в папку «Входящие» Todoist.

Таким образом, вы не будете отвлекаться и будете знать, что не забудете заняться этими задачами позже, когда у вас будет время.

Каждую неделю в одно и то же время вы будете выделять от 20 до 30 минут на обработку папки «Входящие». В течение этого времени просто работайте над одной задачей за раз и решайте, насколько важно выполнить эту задачу и в какие сроки.

Например, я знаю, что в конце концов хочу починить колоду, но все еще зима. Итак, я переведу эту задачу в долгосрочную/отложенную .

Затем я знаю, что мне нужно пройти ежегодный медицинский осмотр, но я занят в этом месяце, и не будет иметь большого значения, если я подожду до следующего месяца, чтобы запланировать его. Итак, я перенесу это в проект « Следующий месяц ».

Наконец, я знаю, что хочу написать статью на Online-Tech-Tips.com на этой неделе. Поэтому я назначаю день и время в течение недели, когда я хочу это сделать.

Затем переместите эту задачу в проект « На этой неделе ».

Я смог обработать эти три элемента, которые я добавил в папку «Входящие» в течение дня, примерно за пять минут.

Я знаю, что не забуду их, потому что теперь они в моей организованной системе ToDoist GTD. Все расписано на неделю, и мне не нужно ни о чем думать, кроме как усердно работать над каждой задачей, когда она появляется в моем календаре.

Управление на этой неделе

Когда вы дойдете до конца каждой недели, вы заметите, что ваш проект на этой неделе в конечном итоге будет пуст от активных элементов.

Каждую неделю назначайте время (обычно конец дня в пятницу или какое-то время на выходных), чтобы переносить задачи из проекта « Следующая неделя » в проект « На этой неделе ». Назначьте сроки выполнения, когда вы это сделаете.

Повторите это для элементов в папках «Этот месяц», «Следующий месяц» и «Долгосрочно/В ожидании».

Помните : вам не нужно перемещать предмет, если он все еще не кажется вам срочным. Вы также можете удалить задачи, которые, по вашему мнению, больше не имеют для вас значения.

Не забывайте оставаться сосредоточенным

Вот самый главный принцип, который объединяет все это и заставляет работать систему GTD.

Поскольку вы тратите лишь небольшие отрезки времени на обработку всех идей и задач, которые попадают в папку «Входящие», у вас остается оставшееся время, отведенное в вашем календаре, для фактического выполнения работы.

Это означает использование в течение дня только области «Сегодня» и «Предстоящие» в Todoist (вместе с календарем) и работа в течение дня, чтобы завершить и вычеркнуть эти задачи.

Вы знаете, что назначили только те задачи, которые можете выполнить за один день, потому что Todoist автоматически добавил их в ваш календарь. Если ваш день заполнен, вы не можете назначить больше. Когда ваша неделя заполнена, вы не можете больше ничего перемещать в проект «На этой неделе».

GTD работает, потому что он убирает беспорядок из вашей головы в «систему». Это освобождает ваши мысли, чтобы вы могли сосредоточиться на поставленной задаче и добиться цели.