Best Practices für das Compliance-Management

Da neue Vorschriften und aktualisierte Branchenvorschriften mittlerweile viele Unternehmen regeln, steht das Compliance-Management jetzt für alle Branchen im Mittelpunkt. In den meisten Fällen beinhalten die Compliance-Anforderungen eine gründliche Überprüfung der Tabellenkalkulationen.

Renommierte Cybersicherheitsspezialisten empfehlen Ihnen, Ihre Datenumgebung zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Kontrolle wirksam ist. Dies wird Ihnen dabei helfen, mögliche Datenschutzverletzungen abzumildern. Es ist wichtig, Compliance zu einem Teil des Geschäfts zu machen.

Wenn Ihre Daten jedoch in verschiedenen Abteilungen versiegelt bleiben, kann es schwierig sein, genaue und aktuelle Daten zu pflegen.

Tipps zum Erstellen eines effektiven Compliance-Programms für Unternehmen

Ein Business-Compliance-Programm erfordert die Schaffung eines Teams, das sich mit übergreifenden rechtlichen und branchenspezifischen Anforderungen befasst. In der Vergangenheit arbeitete der Chief Information Security Officer (CISO) oder der Chief Information Officer mit Ihrer Compliance zusammen, um ein Corporate Compliance-Programm zu erstellen. Allerdings nehmen die Dinge eine andere Wendung.

Ihr Unternehmen muss eine abteilungsübergreifende Kommunikation aufbauen. Ihr Unternehmen wird mehr Software as a Service (SaaS) integrieren, um den Betrieb zu vereinfachen. Sie müssen also mehr interne Aktionärsgespräche organisieren.

Beispielsweise kann sich die Personalabteilung für die Verwendung mehrerer SaaS-Plattformen entscheiden, damit sie verschiedene Aufgaben effizient ausführen kann. Diese Plattformen umfassen Abrechnungsmedien für zahlende Arbeitnehmer und eine Plattform zum Nachverfolgen von Stunden. Außerdem könnte Ihre Marketingabteilung eine Planungsplattform für soziale Medien und eine Kontaktdatenbankplattform verwenden. Alle diese SaaS-fähigen Plattformen spielen eine Rolle bei der Erhöhung Ihres Compliance-Risikos.

Aus diesem Grund sollte Ihr Corporate-Compliance-Programm ein abteilungsübergreifendes Team umfassen, das alle Assets protokolliert.

Erstellen eines effektiven Risikomanagementprogramms

Es ist die Arbeit des Teams, das Sie zusammengestellt haben, um zusammenzukommen und die Risiken zu bewerten, die ihre Vermögenswerte mit sich bringen. Um über ein effektives Risikomanagementprogramm zu verfügen, müssen Sie die Art der Daten bestimmen, die für eine Verletzung geeignet sind, und wie sich dies auf das Geschäft auswirkt.

Zunächst müssen Sie einen Katalog aller digitalen Datenbestände erstellen. Dazu gehören alle Daten aus Systemen und Netzwerken, Anwendungen und Software.

Anschließend werden Sie die in diesen Assets gespeicherten Daten überprüfen, übertragen und verarbeiten. Beachten Sie, dass die Art der Daten, mit denen Ihre digitalen Assets interagieren, das Risikoniveau verändern kann.

Informationen, die gesichert werden müssen, neigen dazu, sich in Abhängigkeit von verschiedenen Dingen zu ändern.

Das beinhaltet:

• Wer nutzt es
• Wie sie damit interagieren
• Was es ist
• Wo es gespeichert wird
• Wie es übertragen wird
• Möglichkeiten, das Lieferantenrisiko zu managen

Derzeit nimmt die Nutzung von SaaS-Plattformen rasant zu. Aus diesem Grund war das Management von Anbieterrisiken ein tieferes Dilemma. Die meisten regulatorischen Compliance-Anforderungen achten darauf, die Sicherheit der Lieferkette zu überwachen.

Die Überwachung Ihrer Lieferanten erhöht den Papierkram, der für die Erstellung eines effektiven Compliance-Programms erforderlich ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Lieferanten, Mitarbeiter und digitalen Mitarbeiter katalogisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die Sicherheitskontrollen einhalten.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre internen Aktionäre ihre Rolle bei der Überwachung ihrer Lieferanten kennen
• Erfassen Sie den Anbieterzugriff und die Autorisierung für Ihr Netzwerk, Ihre Systeme und Ihre Software
• Haben Sie eine aktuelle Liste, die eine effektive Überwachung der Lieferantenkontrolle beweist
• Stellen Sie sicher, dass Sie ihre Sicherheitskontrollen überprüfen, ihr Feedback aufzeichnen und alle abgeschlossenen internen oder externen Audits untersuchen
• All diese Arbeiten sollten Dokumentationen von jedem Anbieter enthalten, die Sie an verschiedenen Orten aufbewahren

Was macht Tabellenkalkulationen zu einem effektiven Compliance-Management-Tool?

Die meisten Compliance-Management-Systeme begannen mit einer Tabellenkalkulation, da diese einfach zu bedienen und kostengünstig ist. Außerdem können Sie Ihre Kontrollen mit Leichtigkeit dokumentieren. Cloud-Treiber boten eine einfache Möglichkeit, ein Dokument zu teilen und zu bearbeiten. Also fanden die Leute einen besseren Weg, um die interne Rechenschaftspflicht der Aktionäre zu etablieren, ohne mehr Geld auszugeben.

Aufgrund einiger Faktoren vergrößerte sich die Tabelle mit der Skalierung des Unternehmens. Als die Anzahl der Anbieter zunahm, wurden den Tabellenkalkulationen weitere Registerkarten hinzugefügt.

Darüber hinaus war es schwierig, einige Fehler nachzuverfolgen, da Cloud-Treiber die neuesten Informationen speicherten, die Sie hinzugefügt haben. Der Vergleich verschiedener Dokumentenaufzeichnungen war überwältigend, da man nicht wissen konnte, ob die Parteien ihre Überprüfungen gut durchgeführt haben.

Aktualisierungen von Kontrollen wie Sicherheitspatches waren nur schwer angemessen zu dokumentieren.

Diese Arbeit war hart und zeitaufwändig, so dass sie ein potenzielles Compliance-Risiko mit sich brachte.

Wie können Sie den Aufwand für das Compliance-Management verringern?

Es gibt Produkte auf dem Markt, mit denen Sie Ihr Compliance-Management-Programm beruhigt überwachen können.

Sie verfügen über ein einfach zu bedienendes System, mit dem Sie einen rollenbasierten Zugriff auf Dokumente einrichten können. Ihre internen Aktionäre erhalten also nur die Daten, die sie benötigen. Sie schaffen Zugriff auf Dokumente, indem Sie sie mit beruflichen Aufgaben und Funktionen verknüpfen. Auf diese Weise kann die Personalabteilung Änderungen an ihren Anbietern vornehmen, und die Marketingabteilung erhält Zugriff auf ihre. Dies hilft dem Compliance-Verantwortlichen, Änderungen effektiv zu verfolgen und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Dokumentation sicherzustellen.

Außerdem bietet es Workflow- und Managementfähigkeiten, mit denen Sie Personen Rollen zuweisen und ihren Fortschritt verfolgen können. Sie müssen keine E-Mail-Updates und Anfragen senden.

Da das System eine Quelle der Wahrheit für jede Auditdokumentation ist, sparen Sie Zeit beim Feedback zu Auditanfragen und sparen Geld für den Auditprozess.

Anmerkung des Herausgebers: Ken Lynch ist ein erfahrener Startup-Experte für Unternehmenssoftware, der sich schon immer dafür interessiert hat, was Mitarbeiter zur Arbeit antreibt und wie man die Arbeit ansprechender gestalten kann. Ken gründete Reciprocity, um genau das zu verfolgen. Er hat den Erfolg von Reciprocity mit diesem missionsbasierten Ziel vorangetrieben, Mitarbeiter mit den Governance-, Risiko- und Compliance-Zielen ihres Unternehmens zu beschäftigen, um sozial denkendere Unternehmensbürger zu schaffen. Ken erwarb seinen BS in Informatik und Elektrotechnik am MIT. Erfahren Sie mehr unter ReciprocityLabs.com.

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