แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เนื่องจากกฎข้อบังคับใหม่และข้อบังคับอุตสาหกรรมที่ได้รับการปรับปรุงในขณะนี้มีผลบังคับกับธุรกิจจำนวนมาก การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดจึงกลายเป็นจุดสนใจสำหรับทุกอุตสาหกรรม ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อกำหนดในการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสเปรดชีตอย่างละเอียด

ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่มีชื่อเสียงแนะนำให้คุณตรวจสอบสภาพแวดล้อมข้อมูลของคุณและให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพในการควบคุม สิ่งนี้จะช่วยคุณบรรเทาการละเมิดข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ

อย่างไรก็ตาม หากข้อมูลของคุณยังคงถูกปิดผนึกไว้ในแผนกต่างๆ การรักษาข้อมูลที่ถูกต้องและอัปเดตอาจเป็นเรื่องยาก

เคล็ดลับในการสร้างโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กรที่มีประสิทธิภาพ

การมีโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางธุรกิจทำให้เกิดการสร้างทีมที่ทุ่มเทให้กับความจำเป็นทางกฎหมายและอุตสาหกรรมที่ครอบคลุม ในอดีต Chief Information Security Officer (CISO) หรือ Chief Information Officer เคยทำงานกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณเพื่อสร้างโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร อย่างไรก็ตาม สิ่งต่าง ๆ กำลังเปลี่ยนไป

ธุรกิจของคุณต้องสร้างการสื่อสารข้ามแผนก ธุรกิจของคุณจะรวมซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS) มากขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการดำเนินงาน ดังนั้น คุณจะต้องจัดการอภิปรายภายในเพิ่มเติมสำหรับผู้ถือหุ้น

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจเลือกใช้แพลตฟอร์ม SaaS หลายแพลตฟอร์มเพื่อให้ทำงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แพลตฟอร์มเหล่านี้รวมถึงสื่อการเรียกเก็บเงินสำหรับพนักงานที่จ่ายเงินและแพลตฟอร์มสำหรับติดตามชั่วโมง นอกจากนี้ ฝ่ายการตลาดของคุณอาจใช้แพลตฟอร์มการจัดกำหนดการโซเชียลมีเดียและแพลตฟอร์มฐานข้อมูลการติดต่อ แพลตฟอร์มที่เปิดใช้งาน SaaS ทั้งหมดเหล่านี้มีบทบาทในการเพิ่มความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ

ด้วยเหตุนี้ โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กรควรประกอบด้วยทีมระหว่างแผนกเพื่อให้คุณบันทึกสินทรัพย์ทั้งหมด

การสร้างโปรแกรมการบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพ

เป็นงานของทีมที่คุณสร้างขึ้นเพื่อมารวมกันและประเมินความเสี่ยงที่ทรัพย์สินของพวกเขานำมา เพื่อให้มีโปรแกรมการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องกำหนดประเภทของข้อมูลที่น่านับถือต่อการละเมิดและจะส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร

ขั้นแรก คุณต้องสร้างแคตตาล็อกของสินทรัพย์ข้อมูลดิจิทัลทั้งหมด ซึ่งจะรวมถึงข้อมูลทั้งหมดจากระบบและเครือข่าย แอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์

จากนั้น คุณจะตรวจสอบข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในทรัพย์สินเหล่านั้น ส่งต่อและประมวลผล โปรดทราบว่าประเภทของข้อมูลที่สินทรัพย์ดิจิทัลของคุณโต้ตอบสามารถเปลี่ยนแปลงระดับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องได้

ข้อมูลที่ต้องได้รับการรักษาความปลอดภัยมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับสิ่งต่าง ๆ

ซึ่งรวมถึง:

• ใครใช้อยู่บ้าง
• พวกเขามีปฏิสัมพันธ์กับมันอย่างไร
• มันคืออะไร
• เก็บไว้ที่ไหน
• วิธีการถ่ายทอด
• วิธีจัดการความเสี่ยงของผู้ค้า

ปัจจุบันการใช้แพลตฟอร์ม SaaS เพิ่มขึ้นในอัตราแรก ด้วยเหตุผลนี้ การจัดการความเสี่ยงของผู้ขายจึงเป็นสถานการณ์ที่เลวร้ายยิ่งกว่า ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบส่วนใหญ่ให้ความสนใจกับการได้รับการตรวจสอบความปลอดภัยของห่วงโซ่อุปทาน

การดูแลผู้ขายของคุณจะเพิ่มกองเอกสารที่จำเป็นในการสร้างโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดทำรายการผู้ขาย บุคลากร และดิจิทัลของคุณ โดยในขณะเดียวกันก็มั่นใจว่าพวกเขารักษาการควบคุมความปลอดภัย

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ถือหุ้นในบริษัทของคุณทราบบทบาทของตนในการติดตามผู้ขายของตน
• บันทึกการเข้าถึงและการอนุญาตของผู้จำหน่ายต่อเครือข่าย ระบบ และซอฟต์แวร์ของคุณ
• มีรายการล่าสุดที่พิสูจน์การตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพเหนือการควบคุมผู้ขาย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบการควบคุมความปลอดภัย บันทึกคำติชม และตรวจสอบการตรวจสอบภายในหรือภายนอกที่เสร็จสิ้น
• งานนี้ควรมีเอกสารจากผู้ขายทุกรายที่คุณจัดเก็บไว้ในที่ต่างๆ

อะไรทำให้สเปรดชีตเป็นเครื่องมือจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่มีประสิทธิภาพ

ระบบการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดส่วนใหญ่เริ่มใช้สเปรดชีตเนื่องจากใช้งานง่ายและราคาถูก นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดทำเอกสารการควบคุมของคุณได้อย่างง่ายดาย ไดรเวอร์ระบบคลาวด์นำเสนอวิธีง่ายๆ ในการแชร์และแก้ไขเอกสาร ดังนั้น ผู้คนจึงพบวิธีที่ดีกว่าในการสร้างความรับผิดชอบของผู้ถือหุ้นภายในโดยไม่ต้องใช้เงินเพิ่ม

เนื่องจากปัจจัยบางประการ สเปรดชีตจึงเพิ่มขึ้นตามขนาดธุรกิจ เนื่องจากจำนวนผู้ขายเพิ่มขึ้น จึงมีการเพิ่มแท็บในสเปรดชีตมากขึ้น

นอกจากนี้ การติดตามข้อผิดพลาดบางอย่างทำได้ยากเนื่องจากไดรเวอร์ระบบคลาวด์บันทึกข้อมูลล่าสุดที่คุณเพิ่มไว้ การเปรียบเทียบบันทึกเอกสารต่างๆ เป็นเรื่องที่ยากเกินไป เนื่องจากคุณไม่รู้ว่าฝ่ายต่างๆ จัดการการตรวจทานของพวกเขาได้ดีหรือไม่

การอัปเดตการควบคุม เช่น โปรแกรมแก้ไขความปลอดภัย ยากต่อการบันทึกอย่างเพียงพอ

งานนี้ยากและใช้เวลานาน ซึ่งทำให้เกิดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

คุณจะลดภาระการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างไร

มีผลิตภัณฑ์ในตลาดที่ช่วยให้คุณอุ่นใจได้เมื่อตรวจสอบโปรแกรมการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด

พวกเขามาพร้อมกับระบบที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้คุณสร้างการเข้าถึงเอกสารตามบทบาท ดังนั้น ผู้ถือหุ้นภายในของคุณจะได้รับเฉพาะข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น คุณสร้างการเข้าถึงเอกสารโดยเชื่อมโยงกับหน้าที่และหน้าที่งาน ซึ่งช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำการปรับเปลี่ยนผู้ขายและฝ่ายการตลาดจะสามารถเข้าถึงผู้ขายของตนได้ ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารการปฏิบัติตามกฎระเบียบสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่รับรองเอกสารที่เหมาะสม

นอกจากนี้ยังมีเวิร์กโฟลว์และความสามารถในการจัดการที่ช่วยให้คุณจัดสรรบทบาทให้กับผู้คนและติดตามความคืบหน้าของพวกเขา คุณไม่จำเป็นต้องส่งการอัปเดตและขออีเมล

เนื่องจากระบบเป็นแหล่งความจริงสำหรับเอกสารการตรวจสอบ คุณจะประหยัดเวลาในการให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับคำขอตรวจสอบและประหยัดเงินในกระบวนการตรวจสอบ

หมายเหตุบรรณาธิการ: Ken Lynch เป็นผู้เชี่ยวชาญในการเริ่มต้นซอฟต์แวร์ระดับองค์กร ผู้ซึ่งหลงใหลในสิ่งที่ผลักดันให้พนักงานทำงานและวิธีทำให้งานมีส่วนร่วมมากขึ้น Ken ก่อตั้ง Reciprocity เพื่อไล่ตามสิ่งนั้น เขาได้ขับเคลื่อนความสำเร็จของ Reciprocity ด้วยเป้าหมายตามภารกิจในการมีส่วนร่วมกับพนักงานด้วยเป้าหมายด้านการกำกับดูแล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัท เพื่อสร้างพลเมืององค์กรที่มีใจรักในสังคมมากขึ้น เคนสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาวิทยาการคอมพิวเตอร์และวิศวกรรมไฟฟ้าจาก MIT เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับที่ ReciprocityLabs.com

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

• กระบวนการจัดการการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการบันทึกคืออะไร
• ระบบการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดคืออะไร
• การแบ่งส่วนเครือข่ายและการปฏิบัติตาม PCI
• กำหนดขอบเขตการตรวจสอบ SOC2