Meilleures pratiques pour la gestion de la conformité

Étant donné que de nouvelles réglementations et des réglementations industrielles mises à jour régissent désormais de nombreuses entreprises, la gestion de la conformité est désormais au centre de toutes les industries. Dans la plupart des cas, les conditions de conformité impliquent une inspection approfondie des feuilles de calcul.

Des spécialistes renommés de la cybersécurité vous recommandent de revoir votre environnement de données et de vous assurer de l'efficacité des contrôles. Cela vous aidera à atténuer toute éventuelle violation de données. Faire de la conformité une partie intégrante de l'entreprise est important.

Néanmoins, si vos données restent scellées dans divers départements, il peut être difficile de conserver des données exactes et à jour.

Conseils pour créer un programme de conformité d'entreprise efficace

Avoir un programme de conformité d'entreprise implique la création d'une équipe dédiée aux nécessités juridiques et sectorielles primordiales. Dans le passé, le Chief Information Security Officer (CISO) ou le Chief Information Officer travaillait avec votre conformité pour créer un programme de conformité d'entreprise. Cependant, les choses prennent une autre tournure.

Votre entreprise doit établir des communications interdépartementales. Votre entreprise intégrera davantage de logiciels en tant que service (SaaS) pour faciliter les opérations. Il vous faudra donc organiser davantage d'échanges internes entre actionnaires.

Par exemple, le service des ressources humaines peut choisir d'utiliser plusieurs plates-formes SaaS pour lui permettre d'effectuer efficacement diverses tâches. Ces plates-formes incluent un support de facturation pour les travailleurs payants et une plate-forme pour le suivi des heures. De plus, votre service marketing pourrait utiliser une plate-forme de planification de médias sociaux et une plate-forme de base de données de contacts. Toutes ces plates-formes habilitantes SaaS jouent un rôle dans l'augmentation de votre risque de conformité.

Pour cette raison, votre programme de conformité d'entreprise doit comprendre une équipe interdépartementale pour que vous puissiez enregistrer tous les actifs.

Créer un programme efficace de gestion des risques

C'est le travail de l'équipe que vous avez créée de se réunir et d'évaluer les risques que leurs actifs comportent. Pour disposer d'un programme de gestion des risques efficace, vous devez déterminer le type de données susceptibles d'être violées et leur impact sur l'entreprise.

Tout d'abord, vous devez créer un catalogue de tous les actifs de données numériques. Cela inclura toutes les données des systèmes et des réseaux, des applications et des logiciels.

Ensuite, vous examinerez les données stockées dans ces actifs, les transmettrez et les traiterez. Notez que le type de données avec lesquelles vos actifs numériques interagissent peut modifier le niveau de risque encouru.

Les informations qui doivent être sécurisées ont tendance à changer en fonction de divers éléments.

Ceci comprend:

• Qui l'utilise
• Comment ils interagissent avec lui
• Ce que c'est
• Où il est stocké
• Comment ça se transmet
• Façons de gérer le risque fournisseur

Actuellement, l'utilisation de la plateforme SaaS augmente à un rythme effréné. Pour cette raison, la gestion des risques liés aux fournisseurs a été une tâche plus difficile. La plupart des exigences de conformité réglementaire accordent une attention particulière à l'obtention d'une surveillance de la sécurité de la chaîne d'approvisionnement.

La supervision de vos fournisseurs augmente la pile de documents nécessaires pour créer un programme de conformité efficace. Par conséquent, assurez-vous de cataloguer vos fournisseurs, humains et numériques tout en vous assurant qu'ils respectent les contrôles de sécurité.

• Assurez-vous que vos actionnaires internes connaissent leur rôle dans la surveillance de leurs fournisseurs
• Enregistrer l'accès et l'autorisation des fournisseurs à votre réseau, vos systèmes et vos logiciels
• Avoir une liste à jour qui prouve une surveillance efficace du contrôle des fournisseurs
• Assurez-vous d'examiner leurs contrôles de sécurité, d'enregistrer leurs commentaires et d'examiner tout audit interne ou externe effectué
• Tout ce travail devrait avoir une documentation de chaque fournisseur que vous stockez à divers endroits

Qu'est-ce qui fait des feuilles de calcul un outil efficace de gestion de la conformité ?

La plupart des systèmes de gestion de la conformité ont commencé à utiliser un tableur car il est facile à utiliser et bon marché. Il vous permet également de documenter facilement vos contrôles. Les pilotes cloud offraient un moyen simple de partager et de modifier un document. Ainsi, les gens ont trouvé une meilleure façon d'établir la responsabilité interne des actionnaires sans dépenser plus d'argent.

En raison de certains facteurs, la feuille de calcul a augmenté à mesure que l'entreprise se développait. À mesure que le nombre de fournisseurs augmentait, d'autres onglets ont été ajoutés aux feuilles de calcul.

De plus, il était difficile de retracer certaines erreurs car les pilotes cloud enregistraient les informations les plus récentes que vous avez ajoutées. La comparaison de différents enregistrements de documents était écrasante car vous ne pouviez pas savoir si les parties avaient bien géré leurs révisions.

Les mises à jour des contrôles comme les correctifs de sécurité étaient difficiles à documenter de manière adéquate.

Ce travail était difficile et chronophage, de sorte qu'il entraînait un risque potentiel de non-conformité.

Comment pouvez-vous alléger le fardeau de la gestion de la conformité ?

Il existe des produits sur le marché qui vous permettent d'avoir l'esprit tranquille lors de la surveillance de votre programme de gestion de la conformité.

Ils sont livrés avec un système simple à utiliser qui vous permet d'établir un accès aux documents basé sur les rôles. Ainsi, vos actionnaires internes ne recevront que les données dont ils ont besoin. Vous créez un accès aux documents en les liant aux tâches et fonctions du poste. Cela permet aux RH d'apporter des modifications à leurs fournisseurs et le service marketing aura accès aux leurs. Cela aide le responsable de la conformité à suivre efficacement les modifications tout en garantissant une documentation appropriée.

En outre, il offre des prouesses de flux de travail et de gestion qui vous permettent d'attribuer des rôles aux personnes et de suivre leurs progrès. Vous n'êtes pas obligé d'envoyer des mises à jour et des demandes par e-mail.

Étant donné que le système est une source de vérité pour toute documentation d'audit, vous gagnerez du temps en donnant votre avis sur les demandes d'audit et vous économiserez de l'argent sur le processus d'audit.

Note de l'éditeur : Ken Lynch est un vétéran des startups de logiciels d'entreprise, qui a toujours été fasciné par ce qui pousse les travailleurs à travailler et comment rendre le travail plus attrayant. Ken a fondé Reciprocity pour poursuivre exactement cela. Il a propulsé le succès de Reciprocity avec cet objectif basé sur la mission d'impliquer les employés dans les objectifs de gouvernance, de risque et de conformité de leur entreprise afin de créer des entreprises citoyennes plus soucieuses de la société. Ken a obtenu son BS en informatique et en génie électrique du MIT. En savoir plus sur ReciprocityLabs.com.

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