Processus efficaces de gestion de l'audit des workflows

Les audits externes et internes nécessitent un travail intense qui le rend très impopulaire auprès des salariés. Cependant, les processus sont cruciaux car ils renforcent la sécurité des données dans l'organisation. Existe-t-il un moyen de mettre en œuvre les plans d'audit plus facilement ?

Oui! Adoptez simplement un processus de gestion des audits de flux de travail.

Pourquoi cela prend-il du temps ?

La documentation et la communication constituent le pilier le plus crucial du processus d'audit. Que vous ayez affaire à des auditeurs internes ou externes, le premier processus sera toujours une demande des documents pertinents de l'organisation.

Au fur et à mesure que le processus progresse, les auditeurs devront communiquer avec le personnel de votre organisation. Après la conclusion du processus, les auditeurs auront une réunion de suivi avec la direction pour présenter et discuter des conclusions. Cela montre comment une communication et une documentation appropriées aident à obtenir des rapports d'audit précis.

L'astuce est le temps dont vous avez besoin pour mener à bien les processus de documentation et de communication ! Cela comprend la planification des réunions, le suivi des documents et l'identification des services responsables des requêtes spécifiques des auditeurs. Si ces horaires entrent en conflit, cela entraînera des reports et des retards, ce qui rendra l'ensemble du processus fastidieux.

Importance de rationaliser le processus d'audit

La rationalisation du processus vous fait gagner du temps et de l'argent. Le processus d'audit est coûteux puisque la plupart des auditeurs externes facturent à l'heure ! En tant que tel, plus vous passez de temps sur le processus, plus il devient coûteux. Les retards de communication et les retards de réponse entre les employés peuvent entraîner une augmentation sans précédent du coût des audits, ce qui rend extrêmement nécessaire la rationalisation du processus.

Si vous n'êtes pas enthousiaste, vous risquez de ne pas respecter le délai fixé par des organismes de réglementation spécifiques, ce qui entraînera une non-conformité et des amendes inutiles. En tant que tel, si le processus n'est pas coordonné de manière appropriée, vous risquez d'engager des coûts de conformité inutilement élevés.

Qu'est-ce que le processus d'audit interne ?

Le processus comporte onze étapes distinctes qui nécessitent une communication efficace entre toutes les parties impliquées (auditeurs, service informatique et direction) et les autres parties prenantes. Certaines des étapes cruciales comprennent:

1. Planification

L'auditeur interne doit déterminer la portée et les objectifs de l'ensemble du processus. À ce stade, il devrait y avoir un calendrier pour chaque activité, y compris la planification des réunions et la demande de documentation.

2. Revision de document

Une fois que vos auditeurs auront obtenu tous les documents requis, ils évalueront les risques de l'entreprise et les différents contrôles en place. Les auditeurs détermineront si vos plans sont conformes aux exigences des diverses normes et réglementations. Par exemple, la conformité HIPAA exige un droit d'accès basé sur les rôles en tant que mesure de protection des données nécessaire.

3. Travail sur le terrain

Cela implique la présence de l'auditeur physique dans divers services de votre organisation pour observer vos pratiques et déterminer la conformité aux diverses réglementations. Assurez-vous que tous les contrôles de sécurité sont conformes aux normes pour accélérer votre processus de conformité. Lorsqu'il visite votre organisation, l'auditeur convoquera des réunions impromptues avec votre personnel pour s'enquérir des opérations quotidiennes de l'entreprise. Ceci est crucial pour déterminer si vos activités sont conformes aux différentes normes et réglementations !

4. Suivre

Avant de compiler les rapports, les auditeurs devront effectuer un suivi pour identifier la cause des diverses divergences dans les documents. Par exemple, ils demanderont un rapport d'examen des droits d'accès s'ils le manquent dans les documents soumis. Ils sont également libres de demander des éclaircissements sur les réponses des employés.

5. Rapports

C'est l'étape la plus critique ! Les auditeurs publieront un projet de rapport à ce stade. Le rapport déterminera vos forces et vos faiblesses. Une fois que la direction a reçu le projet, elle a le temps de répondre aux conclusions. Si vous rencontrez des problèmes avec le projet, vous aurez la possibilité d'envoyer d'autres documents pour contrer des constatations spécifiques avant que les auditeurs ne préparent le projet final.

6. Suivi des problèmes

Si le rapport d'audit met en évidence diverses faiblesses susceptibles de vous empêcher d'être conforme, vous pouvez fournir une liste indiquant les mesures que vous avez prises pour remédier au processus. Par exemple, si les auditeurs ont mis en évidence le manque de droits d'accès, vous devez montrer les processus que vous avez mis en place pour assurer la protection des données.

Avantages d'un workflow d'audit sur la communication

Lorsque vous disposez d'un flux de travail d'audit adéquat, vous améliorez votre communication et réduisez le temps nécessaire aux audits. Cela vous fera donc économiser de l'argent et du temps des employés. Le flux de travail attribue à chaque individu un rôle spécifique, ce qui facilite la coordination des processus de communication entre toutes les parties prenantes.

Avantages de l'automatisation des workflows d'audit

Les outils automatisés jouent un rôle essentiel dans la rationalisation de la communication et la gestion de diverses tâches. Cela devient facile pour la délégation des tâches, ce qui élimine efficacement la confusion dans les communications qui, autrement, entraînerait des retards. Étant donné que cet exercice peut prendre du temps, vous devriez envisager de mettre en place des outils automatisés pour suivre les documents, gérer les délais et coordonner les tâches de toutes les parties prenantes. De cette façon, vous économiserez de l'argent, du temps et laisserez les employés travailler sur les activités opérationnelles quotidiennes de l'entreprise.

Note de l'éditeur : Ken Lynch est un vétéran des startups de logiciels d'entreprise, qui a toujours été fasciné par ce qui pousse les travailleurs à travailler et comment rendre le travail plus attrayant. Ken a fondé Reciprocity pour poursuivre exactement cela. Il a propulsé le succès de Reciprocity avec cet objectif basé sur la mission d'impliquer les employés dans les objectifs de gouvernance, de risque et de conformité de leur entreprise afin de créer des entreprises citoyennes plus soucieuses de la société. Ken a obtenu son BS en informatique et en génie électrique du MIT. En savoir plus sur ReciprocityLabs.com.

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