Etkili iş akışı denetim yönetimi süreçleri

Dış ve iç denetimler, yoğun çalışma gerektirir ve bu da onu çalışanlar arasında oldukça popüler hale getirir. Ancak süreçler, organizasyondaki veri güvenliğini artırdıkları için çok önemlidir. Denetim planlarını daha rahat uygulamanın bir yolu var mı?

Evet! Sadece bir iş akışı denetim yönetimi sürecini benimseyin.

Neden Zaman Alıcıdır?

Dokümantasyon ve iletişim, denetim sürecinin en önemli ayağını oluşturur. İster dahili ister harici denetçilerle uğraşıyor olun, ilk süreç her zaman kuruluşun ilgili belgeleri için bir talep olacaktır.

Süreç ilerledikçe, denetçilerin kuruluşunuzun personeli ile iletişim kurması gerekecektir. Sürecin bitiminden sonra denetçiler, bulguları masaya yatırmak ve tartışmak için yönetimle bir takip toplantısı yapacaktır. Bu, doğru iletişim ve dokümantasyonun doğru denetim raporlarının alınmasına nasıl yardımcı olduğunu gösterir.

İşin püf noktası, dokümantasyon ve iletişim süreçlerini başarıyla yerine getirmek için ihtiyaç duyduğunuz zamandır! Toplantıların planlanmasını, belgelerin izlenmesini ve belirli denetçi sorgularından sorumlu bölümlerin belirlenmesini içerir. Bu çizelgeler çelişirse, erteleme ve gecikmelerle sonuçlanacak ve bu da tüm süreci zaman alıcı hale getirecektir.

Denetim Sürecini Kolaylaştırmanın Önemi

Süreci kolaylaştırmak size para ve zaman kazandırır. Çoğu dış denetçi saatlik ücret aldığından denetim süreci pahalıdır! Bu nedenle, sürece ne kadar çok zaman harcarsanız, o kadar pahalı hale gelir. Çalışanlar arasında iletişim gecikmeleri ve yanıt gecikmeleri, denetimlerin maliyetinde benzeri görülmemiş bir artışa neden olabilir ve bu da süreci kolaylaştırmayı son derece gerekli kılar.

İstekli değilseniz, belirli düzenleyici kurumların son teslim tarihini karşılayamayabilirsiniz, bu da uyumsuzluk ve gereksiz para cezaları ile sonuçlanabilir. Bu nedenle, süreç uygun şekilde koordine edilmezse, muhtemelen gereksiz yere yüksek uyumluluk maliyetlerine maruz kalacaksınız.

İç Denetim Süreci Nedir?

Süreç, ilgili tüm taraflar (denetçiler, BT departmanı ve yönetim) ve diğer paydaşlar arasında etkili iletişim gerektiren on bir farklı aşamayı içerir. Önemli aşamalardan bazıları şunlardır:

1. Planlama

İç denetçi, tüm sürecin kapsamını ve hedeflerini belirlemelidir. Bu aşamada, toplantıların planlanması ve belge istenmesi de dahil olmak üzere her faaliyet için bir zaman çerçevesi olmalıdır.

2. Belge İnceleme

Denetçileriniz gerekli tüm belgeleri edindikten sonra, şirketin risklerini ve yürürlükteki çeşitli kontrolleri değerlendireceklerdir. Denetçiler, planlarınızın çeşitli standart ve düzenlemelerin gereklilikleriyle uyumlu olup olmadığını belirleyecektir. Örneğin, HIPAA uyumluluğu, gerekli bir veri koruma önlemi olarak rol tabanlı erişim hakkı talep eder.

3. Saha Çalışması

Bu, uygulamalarınızı gözlemlemek ve çeşitli düzenlemelere uygunluğu belirlemek için kuruluşunuzdaki çeşitli departmanlarda fiziksel denetçinin görünmesini içerir. Uyumluluk sürecinizi hızlandırmak için tüm güvenlik kontrollerinin standartlara uygun olduğundan emin olun. Kuruluşunuzu ziyaret ettiklerinde denetçi, şirketin günlük operasyonları hakkında bilgi almak için personelinizle hazırlıksız toplantılar yapacaktır. Bu, faaliyetlerinizin çeşitli standartlara ve düzenlemelere uygun olup olmadığını belirlemede çok önemlidir!

4. Takip et

Raporları derlemeden önce denetçiler, belgelerdeki çeşitli tutarsızlıkların nedenini belirlemek için takip etmelidir. Örneğin, sunulan belgelerde gözden kaçırırlarsa erişim hakları inceleme raporu isteyeceklerdir. Ayrıca, çalışanların yanıtları hakkında açıklama talep etme özgürlüğüne de sahiptirler.

5. Raporlama

Bu en kritik adım! Denetçiler bu noktada bir taslak rapor yayınlayacaklar. Rapor, güçlü ve zayıf yönlerinizi belirleyecektir. Yönetim taslağı aldıktan sonra, bulgulara yanıt vermeleri için zaman verilir. Taslakla ilgili herhangi bir sorununuz varsa, denetçiler nihai taslağı hazırlamadan önce belirli bulgulara karşı çıkmak için daha fazla belge gönderme fırsatına sahip olacaksınız.

6. Sorun takibi

Denetim raporu, uyumlu olmanızı engelleyebilecek çeşitli zayıflıkları vurguluyorsa, süreci düzeltmek için aldığınız önlemleri gösteren bir liste sunabilirsiniz. Örneğin, denetçiler erişim haklarının eksikliğini vurguladıysa, veri korumasını sağlamak için uyguladığınız süreçleri göstermelisiniz.

İletişimde Denetim İş Akışının Faydaları

Yeterli bir denetim iş akışınız olduğunda, iletişiminizi geliştirecek ve denetimler için gereken süreyi azaltacaksınız. Bu sonuç olarak size paradan ve çalışanların zamanından tasarruf sağlayacaktır. İş akışı her bireye belirli bir rol atar, böylece tüm paydaşlar arasındaki iletişim süreçlerini koordine etmeyi kolaylaştırır.

Denetim İş Akışlarını Otomatikleştirmenin Faydaları

Otomatik araçlar, iletişimi kolaylaştırmada ve çeşitli görevleri yönetmede kritik bir rol oynar. Aksi takdirde gecikmelere yol açabilecek iletişimdeki karışıklığı etkin bir şekilde ortadan kaldıran görev delegasyonu için kolaylaşır. Bu alıştırma zaman alıcı olabileceğinden, belgeleri izlemek, son teslim tarihlerini yönetmek ve tüm paydaşların görevlerini koordine etmek için otomatik araçlar kullanmayı düşünmelisiniz. Bu sayede hem zamandan hem de paradan tasarruf edecek ve çalışanları şirketin günlük operasyonel faaliyetleri üzerinde çalışmaya bırakacaksınız.

Editörün Notu: Ken Lynch, çalışanları neyin çalışmaya ittiği ve işin nasıl daha ilgi çekici hale getirileceği konusunda her zaman büyülenmiş bir kurumsal yazılım başlangıç ​​uzmanıdır. Ken, tam da bunu sürdürmek için Karşılıklılık'ı kurdu. Daha sosyal düşünen kurumsal vatandaşlar yaratmak için çalışanları şirketlerinin yönetişim, risk ve uyum hedefleriyle ilişkilendirmeye yönelik bu misyon temelli hedefle Reciprocity'nin başarısını destekledi. Ken, lisans derecesini MIT'den Bilgisayar Bilimi ve Elektrik Mühendisliği alanında almıştır. ReciprocityLabs.com'da daha fazla bilgi edinin.

Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.

Editörün Önerileri:

• Uyumluluk ve kayıt yönetimi nedir
• Uyumluluk yönetim sistemleri nelerdir?
• 2019'da Siber Güvenlik – Öngörüler neler?
• Ağ segmentasyonu ve PCI uyumluluğu