Processi di gestione dell'audit del flusso di lavoro efficaci

Gli audit esterni e interni richiedono un lavoro intenso che lo rende altamente impopolare tra i dipendenti. Tuttavia, i processi sono cruciali poiché aumentano la sicurezza dei dati nell'organizzazione. C'è un modo per implementare i piani di audit in modo più conveniente?

Sì! Basta adottare un processo di gestione dell'audit del flusso di lavoro.

Perché richiede tempo?

La documentazione e la comunicazione costituiscono il pilastro più cruciale per il processo di audit. Che tu abbia a che fare con revisori interni o esterni, il primo processo sarà sempre una richiesta dei documenti rilevanti dell'organizzazione.

Con l'avanzare del processo, i revisori dovranno comunicare con il personale dell'organizzazione. Dopo la conclusione del processo, i revisori avranno un incontro di follow-up con la direzione per presentare e discutere i risultati. Questo mostra come una corretta comunicazione e documentazione aiutino a ottenere rapporti di audit accurati.

Il trucco è il tempo necessario per completare con successo i processi di documentazione e comunicazione! Include la pianificazione di riunioni, il monitoraggio dei documenti e l'identificazione dei dipartimenti responsabili di specifiche domande dei revisori. Se queste pianificazioni sono in conflitto, si verificherà un rinvio e ritardi, rendendo così l'intero processo dispendioso in termini di tempo.

Importanza di razionalizzare il processo di audit

Semplificare il processo consente di risparmiare tempo e denaro. Il processo di audit è costoso poiché la maggior parte dei revisori esterni addebita una tariffa oraria! In quanto tale, più tempo dedichi al processo, più costoso diventa. I ritardi nella comunicazione ei ritardi nella risposta tra i dipendenti possono causare un aumento senza precedenti del costo degli audit, il che rende estremamente necessario snellire il processo.

Se non sei entusiasta, potresti non rispettare la scadenza di specifici organismi di regolamentazione, il che comporterà la non conformità e multe inutili. Pertanto, se il processo non è coordinato in modo appropriato, è probabile che incorrerai in costi di conformità inutilmente elevati.

Che cos'è il processo di audit interno?

Il processo prevede undici fasi distinte che richiedono una comunicazione efficace tra tutte le parti coinvolte (revisori dei conti, reparto IT e management) e le altre parti interessate. Alcune delle fasi cruciali includono:

1. Pianificazione

Il revisore interno dovrebbe determinare la portata e gli obiettivi dell'intero processo. In questa fase, ci dovrebbe essere un lasso di tempo per ciascuna attività, compresa la pianificazione delle riunioni e la richiesta di documentazione.

2. Revisione del documento

Una volta ottenuti tutti i documenti richiesti, i vostri revisori valuteranno i rischi dell'azienda ei vari controlli in essere. I revisori determineranno se i tuoi piani sono in linea con i requisiti di vari standard e regolamenti. Ad esempio, la conformità HIPAA richiede il diritto di accesso basato sui ruoli come misura di protezione dei dati necessaria.

3. Lavoro sul campo

Ciò implica la presenza dell'auditor fisico in vari dipartimenti della tua organizzazione per osservare le tue pratiche e determinare la conformità con le varie normative. Assicurati che tutti i controlli di sicurezza siano conformi agli standard per accelerare il processo di conformità. Quando visitano la tua organizzazione, il revisore chiama per incontri improvvisati con il tuo personale per informarsi sulle operazioni quotidiane dell'azienda. Questo è fondamentale per determinare se le tue attività sono conformi a vari standard e regolamenti!

4. Seguito

Prima di redigere i rapporti, i revisori dovranno effettuare un follow-up per identificare la causa delle varie discrepanze nei documenti. Ad esempio, chiederanno un rapporto di revisione dei diritti di accesso se lo mancano nei documenti inviati. Sono inoltre liberi di chiedere chiarimenti sulle risposte dei dipendenti.

5. Segnalazione

Questo è il passaggio più critico! I revisori pubblicheranno una bozza di relazione in questo frangente. Il rapporto determinerà i tuoi punti di forza e di debolezza. Dopo che la direzione ha ricevuto la bozza, ha il tempo di rispondere ai risultati. In caso di problemi con la bozza, avrai l'opportunità di inviare più documenti per contrastare risultati specifici prima che i revisori dei conti preparino la bozza finale.

6. Monitoraggio del problema

Se il rapporto di audit evidenzia vari punti deboli che potrebbero impedirti di essere conforme, puoi fornire un elenco per mostrare le misure che hai istituito per rimediare al processo. Ad esempio, se i revisori hanno evidenziato la mancanza di diritti di accesso, è necessario mostrare i processi che hai messo in atto per garantire la protezione dei dati.

Vantaggi di un flusso di lavoro di audit sulla comunicazione

Quando disponi di un flusso di lavoro di audit adeguato, migliorerai la tua comunicazione e ridurrai il tempo necessario per gli audit. Ciò consentirà di conseguenza di risparmiare denaro e tempo dei dipendenti. Il flusso di lavoro assegna ad ogni individuo un ruolo specifico facilitando il coordinamento dei processi di comunicazione tra tutti gli stakeholder.

Vantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro di audit

Gli strumenti automatizzati svolgono un ruolo fondamentale nello snellimento della comunicazione e nella gestione di varie attività. Diventa facile per la delega del dovere che elimina di fatto la confusione nelle comunicazioni che altrimenti comporterebbe ritardi. Poiché questo esercizio può richiedere molto tempo, dovresti prendere in considerazione l'implementazione di strumenti automatizzati per tenere traccia dei documenti, gestire le scadenze e coordinare i compiti di tutte le parti interessate. In questo modo risparmierai denaro, tempo e lascerai i dipendenti a lavorare sulle attività operative quotidiane dell'azienda.

Nota del redattore: Ken Lynch è un veterano delle startup di software aziendali, che è sempre stato affascinato da ciò che spinge i lavoratori a lavorare e da come rendere il lavoro più coinvolgente. Ken ha fondato Reciprocity per perseguire proprio questo. Ha promosso il successo di Reciprocity con questo obiettivo basato sulla missione di coinvolgere i dipendenti con gli obiettivi di governance, rischio e conformità della loro azienda al fine di creare cittadini aziendali più socialmente orientati. Ken ha conseguito la laurea in Informatica e Ingegneria Elettrica presso il MIT. Ulteriori informazioni su ReciprocityLabs.com.

Hai qualche idea su questo? Fatecelo sapere in basso nei commenti o trasferite la discussione sul nostro Twitter o Facebook.

Raccomandazioni della redazione:

• Che cos'è la conformità e la gestione dei record
• Cosa sono i sistemi di gestione della conformità
• Cyber ​​Security nel 2019 – Quali sono le previsioni
• Segmentazione della rete e conformità PCI