Proses manajemen audit alur kerja yang efektif

Audit eksternal dan internal membutuhkan kerja keras yang membuatnya sangat tidak populer di kalangan karyawan. Namun, prosesnya sangat penting karena meningkatkan keamanan data dalam organisasi. Apakah ada cara untuk mengimplementasikan rencana audit dengan lebih nyaman?

Ya! Cukup adopsi proses manajemen audit alur kerja.

Mengapa Memakan Waktu?

Dokumentasi dan komunikasi merupakan pilar terpenting dalam proses audit. Baik Anda berurusan dengan auditor internal atau eksternal, proses pertama akan selalu berupa permintaan untuk dokumen organisasi yang relevan.

Seiring berjalannya proses, auditor harus berkomunikasi dengan staf organisasi Anda. Setelah proses selesai, auditor akan mengadakan pertemuan tindak lanjut dengan manajemen untuk membahas dan mendiskusikan temuan. Hal ini menunjukkan bagaimana komunikasi yang tepat dan bantuan dokumentasi dalam mendapatkan laporan audit yang akurat.

Triknya adalah waktu yang Anda butuhkan untuk memenuhi proses dokumentasi dan komunikasi dengan sukses! Ini termasuk menjadwalkan rapat, melacak dokumen, dan mengidentifikasi departemen yang bertanggung jawab atas pertanyaan auditor tertentu. Jika jadwal ini bertentangan, itu akan mengakibatkan penundaan dan penundaan sehingga membuat seluruh proses memakan waktu.

Pentingnya Mempersingkat Proses Audit

Mempersingkat proses menghemat uang dan waktu Anda. Proses audit mahal karena sebagian besar auditor eksternal mengenakan biaya per jam! Dengan demikian, semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk prosesnya, semakin mahal biayanya. Keterlambatan komunikasi dan keterlambatan respons di antara karyawan dapat menyebabkan kenaikan biaya audit yang belum pernah terjadi sebelumnya, yang membuatnya sangat perlu untuk merampingkan proses.

Jika Anda tidak tertarik, Anda mungkin gagal memenuhi tenggat waktu dari badan pengatur tertentu yang akan mengakibatkan ketidakpatuhan dan denda yang tidak perlu. Dengan demikian, jika prosesnya tidak dikoordinasikan dengan tepat, Anda kemungkinan besar akan mengeluarkan biaya kepatuhan yang terlalu tinggi.

Apa itu Proses Audit Internal?

Proses ini melibatkan sebelas tahapan berbeda yang memerlukan komunikasi efektif antara semua pihak yang terlibat (auditor, departemen TI, dan manajemen) dan pemangku kepentingan lainnya. Beberapa tahapan krusial tersebut antara lain:

1. Perencanaan

Auditor internal harus menentukan ruang lingkup dan tujuan dari keseluruhan proses. Pada tahap ini, harus ada kerangka waktu untuk setiap kegiatan termasuk penjadwalan rapat dan meminta dokumentasi.

2. Tinjauan Dokumen

Setelah auditor Anda mendapatkan semua dokumen yang diperlukan, mereka akan menilai risiko perusahaan dan berbagai kontrol yang ada. Auditor akan menentukan apakah rencana Anda sesuai dengan persyaratan berbagai standar dan peraturan. Misalnya, kepatuhan HIPAA menuntut hak akses berbasis peran sebagai tindakan perlindungan data yang diperlukan.

3. Kerja lapangan

Ini melibatkan penampilan auditor fisik di berbagai departemen di organisasi Anda untuk mengamati praktik Anda dan menentukan kepatuhan terhadap berbagai peraturan. Pastikan semua kontrol keamanan memenuhi standar untuk mempercepat proses kepatuhan Anda. Ketika mereka mengunjungi organisasi Anda, auditor akan mengadakan pertemuan dadakan dengan staf Anda untuk menanyakan tentang operasi perusahaan sehari-hari. Ini sangat penting dalam menentukan apakah aktivitas Anda mematuhi berbagai standar dan peraturan!

4. Menindaklanjuti

Sebelum mereka menyusun laporan, auditor perlu menindaklanjuti untuk mengidentifikasi penyebab berbagai perbedaan dalam dokumen. Misalnya, mereka akan meminta laporan tinjauan hak akses jika mereka melewatkannya dalam dokumen yang diserahkan. Mereka juga bebas untuk mencari klarifikasi atas tanggapan karyawan.

5. Pelaporan

Ini adalah langkah paling kritis! Auditor akan mengeluarkan draft laporan pada saat ini. Laporan akan menentukan kekuatan dan kelemahan Anda. Setelah manajemen menerima draf, mereka diberi waktu untuk menanggapi temuan. Jika Anda memiliki masalah dengan draf, Anda akan memiliki kesempatan untuk mengirim lebih banyak dokumen untuk melawan temuan tertentu sebelum auditor menyiapkan draf akhir.

6. Pelacakan Masalah

Jika laporan audit menyoroti berbagai kelemahan yang mungkin menghalangi Anda untuk patuh, Anda dapat memberikan daftar untuk menunjukkan langkah-langkah yang telah Anda lakukan untuk memulihkan proses tersebut. Misalnya, jika auditor menyoroti kurangnya hak akses, Anda harus menunjukkan proses yang telah Anda lakukan untuk memastikan perlindungan data.

Manfaat Alur Kerja Audit pada Komunikasi

Bila Anda memiliki alur kerja audit yang memadai, Anda akan meningkatkan komunikasi dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk audit. Ini akibatnya akan menghemat uang dan waktu karyawan. Alur kerja memberikan setiap peran spesifik individu sehingga memudahkan untuk mengoordinasikan proses komunikasi di antara semua pemangku kepentingan.

Manfaat Mengotomatiskan Alur Kerja Audit

Alat otomatis memainkan peran penting dalam merampingkan komunikasi dan mengelola berbagai tugas. Menjadi mudah bagi pendelegasian tugas yang secara efektif menghilangkan kebingungan dalam komunikasi yang jika tidak akan menyebabkan penundaan. Karena latihan ini dapat memakan waktu, Anda harus mempertimbangkan untuk menerapkan alat otomatis untuk melacak dokumen, mengelola tenggat waktu, dan mengoordinasikan tugas semua pemangku kepentingan. Dengan cara ini, Anda akan menghemat uang, waktu, dan meninggalkan karyawan untuk mengerjakan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.

Catatan Editor: Ken Lynch adalah veteran startup perangkat lunak perusahaan, yang selalu terpesona dengan apa yang mendorong pekerja untuk bekerja dan bagaimana membuat pekerjaan lebih menarik. Ken mendirikan Timbal Balik untuk mengejar hal itu. Dia telah mendorong kesuksesan Reciprocity dengan tujuan berbasis misi ini untuk melibatkan karyawan dengan tujuan tata kelola, risiko, dan kepatuhan perusahaan mereka untuk menciptakan warga korporat yang lebih berpikiran sosial. Ken memperoleh gelar BS di bidang Ilmu Komputer dan Teknik Elektro dari MIT. Pelajari lebih lanjut di ReciprocityLabs.com.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Apa itu kepatuhan & manajemen catatan?
• Apa itu sistem manajemen kepatuhan?
• Keamanan Cyber ​​di 2019 – Apa Prediksinya
• Segmentasi jaringan dan kepatuhan PCI