Procesos efectivos de gestión de auditoría de flujo de trabajo

Las auditorías externas e internas requieren un trabajo intenso, lo que las hace muy impopulares entre los empleados. Sin embargo, los procesos son cruciales ya que aumentan la seguridad de los datos en la organización. ¿Hay alguna manera de implementar los planes de auditoría de manera más conveniente?

¡Sí! Simplemente adopte un proceso de gestión de auditoría de flujo de trabajo.

¿Por qué consume mucho tiempo?

La documentación y la comunicación forman el pilar más crucial para el proceso de auditoría. Ya sea que esté tratando con auditores internos o externos, el primer proceso siempre será una solicitud de los documentos relevantes de la organización.

A medida que avance el proceso, los auditores deberán comunicarse con el personal de su organización. Después de la conclusión del proceso, los auditores tendrán una reunión de seguimiento con la gerencia para presentar y discutir los hallazgos. Esto muestra cómo la comunicación y la documentación adecuadas ayudan a obtener informes de auditoría precisos.

¡El truco es el tiempo que requieres para cumplir con los procesos de documentación y comunicación con éxito! Incluye la programación de reuniones, el seguimiento de documentos y la identificación de los departamentos responsables de las consultas específicas de los auditores. Si estos horarios entran en conflicto, se producirán aplazamientos y retrasos, lo que hará que todo el proceso consuma mucho tiempo.

Importancia de agilizar el proceso de auditoría

Agilizar el proceso le ahorra dinero y tiempo. ¡El proceso de auditoría es costoso ya que la mayoría de los auditores externos cobran por hora! Como tal, cuanto más tiempo pasa en el proceso, más costoso se vuelve. Los retrasos en la comunicación y las demoras en la respuesta entre los empleados pueden causar un aumento sin precedentes en el costo de las auditorías, lo que hace que sea extremadamente necesario agilizar el proceso.

Si no está interesado, es posible que no cumpla con el plazo de los organismos reguladores específicos, lo que resultará en incumplimiento y multas innecesarias. Como tal, si el proceso no se coordina adecuadamente, es probable que incurra en costos de cumplimiento innecesariamente altos.

¿Qué es el Proceso de Auditoría Interna?

El proceso consta de once etapas distintas que requieren una comunicación efectiva entre todas las partes involucradas (auditores, departamento de TI y administración) y otras partes interesadas. Algunas de las etapas cruciales incluyen:

1. Planificación

El auditor interno debe determinar el alcance y los objetivos de todo el proceso. En esta etapa, debe haber un marco de tiempo para cada actividad, incluida la programación de reuniones y la solicitud de documentación.

2. Revisión de documento

Una vez que sus auditores obtengan todos los documentos requeridos, evaluarán los riesgos de la empresa y los diversos controles establecidos. Los auditores determinarán si sus planes se alinean con los requisitos de varios estándares y regulaciones. Por ejemplo, el cumplimiento de HIPAA exige el derecho de acceso basado en funciones como medida de protección de datos necesaria.

3. trabajo de campo

Esto implica la aparición del auditor físico en varios departamentos de su organización para observar sus prácticas y determinar el cumplimiento de diversas reglamentaciones. Asegúrese de que todos los controles de seguridad cumplan con los estándares para acelerar su proceso de cumplimiento. Cuando visiten su organización, el auditor convocará reuniones improvisadas con su personal para preguntar sobre las operaciones diarias de la empresa. ¡Esto es crucial para determinar si sus actividades cumplen con varios estándares y regulaciones!

4. Seguimiento

Antes de compilar los informes, los auditores deberán realizar un seguimiento para identificar la causa de varias discrepancias en los documentos. Por ejemplo, solicitarán un informe de revisión de derechos de acceso si no lo encuentran en los documentos enviados. También tienen la libertad de buscar aclaraciones sobre las respuestas de los empleados.

5. Informes

¡Este es el paso más crítico! Los auditores emitirán un informe preliminar en este momento. El informe determinará sus fortalezas y debilidades. Después de que la gerencia recibe el borrador, se les da tiempo para responder a los hallazgos. Si tiene algún problema con el borrador, tendrá la oportunidad de enviar más documentos para contrarrestar hallazgos específicos antes de que los auditores preparen el borrador final.

6. Seguimiento de problemas

Si el informe de auditoría destaca varias debilidades que pueden impedirle cumplir, puede proporcionar una lista para mostrar las medidas que ha instituido para remediar el proceso. Por ejemplo, si los auditores destacaron la falta de derechos de acceso, debe mostrar los procesos que ha implementado para garantizar la protección de datos.

Beneficios de un flujo de trabajo de auditoría en la comunicación

Cuando tenga un flujo de trabajo de auditoría adecuado, mejorará su comunicación y reducirá el tiempo necesario para las auditorías. En consecuencia, esto le ahorrará dinero y el tiempo de los empleados. El flujo de trabajo asigna a cada individuo un rol específico, lo que facilita la coordinación de los procesos de comunicación entre todas las partes interesadas.

Beneficios de automatizar los flujos de trabajo de auditoría

Las herramientas automatizadas juegan un papel fundamental en la agilización de la comunicación y la gestión de diversas tareas. Se vuelve fácil para la delegación de funciones, lo que elimina de manera efectiva la confusión en las comunicaciones que, de lo contrario, provocaría demoras. Dado que este ejercicio puede llevar mucho tiempo, debe considerar implementar herramientas automatizadas para realizar un seguimiento de los documentos, administrar los plazos y coordinar los deberes de todas las partes interesadas. De esta manera, ahorrará dinero, tiempo y dejará que los empleados trabajen en las actividades operativas diarias de la empresa.

Nota del editor: Ken Lynch es un veterano de la puesta en marcha de software empresarial, que siempre ha estado fascinado por lo que impulsa a los trabajadores a trabajar y cómo hacer que el trabajo sea más atractivo. Ken fundó Reciprocity para perseguir precisamente eso. Ha impulsado el éxito de Reciprocity con este objetivo basado en la misión de involucrar a los empleados con los objetivos de gobierno corporativo, riesgo y cumplimiento de su empresa para crear ciudadanos corporativos más socialmente conscientes. Ken obtuvo su licenciatura en Ciencias de la Computación e Ingeniería Eléctrica del MIT. Obtenga más información en ReciprocityLabs.com.

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