Efektywne procesy zarządzania audytem przepływu pracy

Audyty zewnętrzne i wewnętrzne wymagają intensywnej pracy, przez co są bardzo niepopularne wśród pracowników. Jednak procesy są kluczowe, gdyż zwiększają bezpieczeństwo danych w organizacji. Czy istnieje sposób na wygodniejszą realizację planów audytu?

TAk! Wystarczy zastosować proces zarządzania audytem przepływu pracy.

Dlaczego jest to czasochłonne?

Najważniejszym filarem procesu audytu jest dokumentacja i komunikacja. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z audytorami wewnętrznymi, czy zewnętrznymi, pierwszym procesem zawsze będzie prośba o odpowiednie dokumenty organizacji.

W miarę postępu procesu audytorzy będą musieli komunikować się z pracownikami Twojej organizacji. Po zakończeniu procesu audytorzy odbędą spotkanie uzupełniające z kierownictwem w celu przedstawienia i omówienia ustaleń. To pokazuje, jak właściwa komunikacja i dokumentacja pomagają w uzyskaniu dokładnych raportów z audytu.

Sztuką jest czas potrzebny na pomyślną realizację procesów dokumentacji i komunikacji! Obejmuje planowanie spotkań, śledzenie dokumentów oraz identyfikację działów odpowiedzialnych za konkretne zapytania audytorów. Jeśli te harmonogramy będą sprzeczne, spowoduje to odroczenie i opóźnienia, co sprawi, że cały proces będzie czasochłonny.

Znaczenie usprawnienia procesu audytu

Usprawnienie procesu pozwala zaoszczędzić pieniądze i czas. Proces audytu jest kosztowny, ponieważ większość zewnętrznych audytorów pobiera opłaty godzinowe! W związku z tym im więcej czasu poświęcasz na ten proces, tym droższy staje się. Opóźnienia w komunikacji i opóźnienia w odpowiedziach wśród pracowników mogą spowodować bezprecedensowy wzrost kosztów audytów, co sprawia, że ​​niezwykle konieczne jest usprawnienie procesu.

Jeśli nie będziesz chętny, możesz nie dotrzymać terminów określonych organów regulacyjnych, co skutkować będzie nieprzestrzeganiem przepisów i niepotrzebnymi karami. W związku z tym, jeśli proces nie jest odpowiednio skoordynowany, prawdopodobnie poniesiesz niepotrzebnie wysokie koszty przestrzegania przepisów.

Co to jest proces audytu wewnętrznego?

Proces obejmuje jedenaście odrębnych etapów, które wymagają skutecznej komunikacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami (audytorami, działem IT i kierownictwem) a innymi interesariuszami. Niektóre z kluczowych etapów obejmują:

1. Planowanie

Audytor wewnętrzny powinien określić zakres i cele całego procesu. Na tym etapie powinny istnieć ramy czasowe dla każdego działania, w tym planowanie spotkań i proszenie o dokumentację.

2. Przegląd dokumentów

Gdy audytorzy uzyskają wszystkie wymagane dokumenty, ocenią ryzyko firmy i różne stosowane kontrole. Audytorzy ustalą, czy Twoje plany są zgodne z wymaganiami różnych norm i przepisów. Na przykład zgodność z HIPAA wymaga prawa dostępu opartego na rolach jako niezbędnego środka ochrony danych.

3. Praca w terenie

Wiąże się to z pojawieniem się audytora fizycznego w różnych działach w Twojej organizacji w celu obserwowania Twoich praktyk i ustalenia zgodności z różnymi przepisami. Upewnij się, że wszystkie kontrole bezpieczeństwa są zgodne ze standardami, aby przyspieszyć proces zapewniania zgodności. Gdy odwiedzą Twoją organizację, audytor zwoła nieoczekiwane spotkania z Twoimi pracownikami, aby zapytać o codzienną działalność firmy. Ma to kluczowe znaczenie przy ustalaniu, czy Twoje działania są zgodne z różnymi normami i przepisami!

4. Podejmować właściwe kroki

Przed skompilowaniem raportów audytorzy będą musieli zbadać przyczyny różnych rozbieżności w dokumentach. Na przykład poproszą o raport z przeglądu praw dostępu, jeśli nie znajdą go w przesłanych dokumentach. Mają również prawo domagać się wyjaśnień dotyczących odpowiedzi pracowników.

5. Raportowanie

To najważniejszy krok! W tym momencie audytorzy wydadzą projekt raportu. Raport określi Twoje mocne i słabe strony. Gdy kierownictwo otrzyma projekt, ma czas na ustosunkowanie się do ustaleń. Jeśli masz jakiekolwiek problemy z projektem, będziesz mieć możliwość wysłania większej liczby dokumentów, aby przeciwdziałać konkretnym ustaleniom, zanim audytorzy przygotują ostateczną wersję roboczą.

6. Śledzenie problemów

Jeśli raport z audytu wskazuje na różne słabości, które mogą uniemożliwić przestrzeganie przepisów, możesz przedstawić listę, która pokazuje środki, które wprowadziłeś w celu naprawienia tego procesu. Na przykład, jeśli audytorzy podkreślili brak praw dostępu, musisz pokazać procesy, które wdrożyłeś w celu zapewnienia ochrony danych.

Korzyści płynące z przepływu pracy audytu w komunikacji

Mając odpowiedni przepływ pracy audytowej, poprawisz komunikację i skrócisz czas potrzebny na audyty. Dzięki temu zaoszczędzisz pieniądze i czas pracowników. Przepływ pracy przypisuje każdą indywidualną rolę, ułatwiając tym samym koordynację procesów komunikacji między wszystkimi interesariuszami.

Korzyści z automatyzacji procesów audytowych

Zautomatyzowane narzędzia odgrywają kluczową rolę w usprawnianiu komunikacji i zarządzaniu różnymi zadaniami. Delegowanie obowiązków staje się łatwe, co skutecznie eliminuje zamieszanie w komunikacji, które w przeciwnym razie prowadziłoby do opóźnień. Ponieważ to ćwiczenie może być czasochłonne, należy rozważyć wdrożenie zautomatyzowanych narzędzi do śledzenia dokumentów, zarządzania terminami i koordynowania obowiązków wszystkich interesariuszy. W ten sposób zaoszczędzisz pieniądze, czas i zostawisz pracownikom pracę nad codzienną działalnością operacyjną firmy.

Uwaga redaktora: Ken Lynch jest weteranem tworzenia oprogramowania dla przedsiębiorstw, który zawsze był zafascynowany tym, co motywuje pracowników do pracy i jak sprawić, by praca była bardziej angażująca. Ken założył Reciprocity, aby to osiągnąć. Napędzał sukces Reciprocity dzięki temu celowi opartemu na misji, jakim jest zaangażowanie pracowników w cele związane z zarządzaniem, ryzykiem i zgodnością ich firmy, aby stworzyć bardziej społecznie nastawionych obywateli korporacyjnych. Ken uzyskał tytuł licencjata w dziedzinie informatyki i elektrotechniki na MIT. Dowiedz się więcej na ReciprocityLabs.com.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Co to jest zarządzanie zgodnością i zapisami
• Czym są systemy zarządzania zgodnością
• Cyberbezpieczeństwo w 2019 roku – jakie są prognozy
• Segmentacja sieci i zgodność z PCI