有效的工作流程審計管理流程

外部和內部審計需要大量工作，這使得它在員工中非常不受歡迎。 但是，這些流程至關重要，因為它們提高了組織中的數據安全性。 有沒有辦法更方便地實施審計計劃？

是的！ 只需採用工作流審計管理流程。

為什麼它很耗時？

文件和溝通是審計過程中最重要的支柱。 無論您是與內部審計員還是外部審計員打交道，第一個流程始終是要求提供組織的相關文件。

隨著流程的進展，審核員將需要與您組織的員工進行溝通。 在流程結束後，審計師將與管理層舉行後續會議，以列出並討論調查結果。 這顯示了適當的溝通和文檔如何幫助獲得準確的審計報告。

訣竅是您成功完成文檔和溝通過程所需的時間！ 它包括安排會議、跟踪文件以及確定負責特定審計員查詢的部門。 如果這些時間表發生衝突，則會導致延期和延誤，從而使整個過程非常耗時。

簡化審計流程的重要性

簡化流程可為您節省金錢和時間。 審計過程很昂貴，因為大多數外部審計員按小時收費！ 因此，你花在這個過程上的時間越多，它就變得越貴。 員工之間的溝通滯後和響應延遲會導致審計成本空前上升，這使得簡化流程變得極為必要。

如果您不熱衷，您可能無法滿足特定監管機構的最後期限，這將導致違規和不必要的罰款。 因此，如果流程沒有得到適當的協調，您可能會承擔不必要的高合規成本。

什麼是內部審計流程？

該過程涉及十一個不同的階段，需要所有相關方（審計師、IT 部門和管理層）和其他利益相關者之間進行有效溝通。 一些關鍵階段包括：

1. 規劃

內部審計師應確定整個過程的範圍和目標。 在這個階段，每個活動都應該有一個時間框架，包括安排會議和索取文件。

2. 文件審查

一旦您的審計師獲得所有所需文件，他們將評估公司的風險和各種控制措施。 審核員將確定您的計劃是否符合各種標準和法規的要求。 例如，HIPAA 合規性要求基​​於角色的訪問權限作為必要的數據保護措施。

3. 現場工作

這涉及到物理審核員出現在您組織的各個部門，以觀察您的做法並確定對各種法規的遵守情況。 確保所有安全控制都符合標準，以加快您的合規流程。 當他們訪問您的組織時，審核員將與您的員工召開臨時會議，詢問公司的日常運營情況。 這對於確定您的活動是否符合各種標準和法規至關重要！

4. 跟進

在編制報告之前，審計師需要跟進以確定文件中各種差異的原因。 例如，如果他們在提交的文件中遺漏了訪問權限審查報告，他們會要求提供訪問權限審查報告。 他們還可以自由尋求對員工反應的澄清。

5. 報告

這是最關鍵的一步！ 審計師將在此時發布一份報告草案。 該報告將確定您的優勢和劣勢。 在管理層收到草案後，他們有時間對調查結果做出回應。 如果您對草稿有任何問題，您將有機會在審核員準備最終草稿之前發送更多文件以應對具體調查結果。

6. 問題跟踪

如果審計報告突出了可能阻止您合規的各種弱點，您可以提供一份清單來顯示您為糾正流程而採取的措施。 例如，如果審計人員強調缺乏訪問權限，您必須展示您為確保數據保護而實施的流程。

審計工作流程對溝通的好處

當您擁有足夠的審核工作流程時，您將改善溝通並減少審核所需的時間。 因此，這將為您節省金錢和員工的時間。 工作流分配了每個人的特定角色，因此可以輕鬆協調所有利益相關者之間的溝通過程。

自動化審計工作流程的好處

自動化工具在簡化溝通和管理各種任務方面發揮著關鍵作用。 職責委派變得容易，有效地消除了溝通中的混亂，否則會導致延誤。 由於此練習可能很耗時，因此您應該考慮實施自動化工具來跟踪文檔、管理截止日期並協調所有利益相關者的職責。 這樣，您將節省金錢、時間，並讓員工專注於公司的日常運營活動。

編者按： Ken Lynch 是一位企業軟件初創公司的資深人士，他一直著迷於推動員工工作的因素以及如何讓工作更具吸引力。 Ken 創立 Reciprocity 就是為了追求這一點。 他推動了 Reciprocity 的成功，這一基於使命的目標是讓員工參與公司的治理、風險和合規目標，以培養更多具有社會意識的企業公民。 Ken 在麻省理工學院獲得計算機科學和電氣工程學士學位。 在 ReciprocityLabs.com 上了解更多信息。

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