Procese eficiente de management al auditului fluxului de lucru

Auditurile externe și interne necesită muncă intensă, ceea ce îl face extrem de nepopular în rândul angajaților. Cu toate acestea, procesele sunt cruciale, deoarece sporesc securitatea datelor în organizație. Există o modalitate de a implementa mai convenabil planurile de audit?

Da! Doar adoptați un proces de management al auditului fluxului de lucru.

De ce consumă timp?

Documentarea și comunicarea reprezintă cel mai important pilon al procesului de audit. Indiferent dacă aveți de-a face cu auditori interni sau externi, primul proces va fi întotdeauna o solicitare pentru documentele relevante ale organizației.

Pe măsură ce procesul progresează, auditorii vor trebui să comunice cu personalul organizației dumneavoastră. După încheierea procesului, auditorii vor avea o întâlnire ulterioară cu conducerea pentru a prezenta și discuta constatările. Aceasta arată cum comunicarea adecvată și documentarea ajută la obținerea unor rapoarte de audit precise.

Trucul este timpul de care aveți nevoie pentru a îndeplini cu succes procesele de documentare și comunicare! Include programarea întâlnirilor, urmărirea documentelor și identificarea departamentelor responsabile pentru întrebările specifice ale auditorului. Dacă aceste programe sunt în conflict, va duce la amânări și întârzieri, ceea ce face ca întregul proces să consume mult timp.

Importanța eficientizării procesului de audit

Raționalizarea procesului vă economisește bani și timp. Procesul de audit este costisitor, deoarece majoritatea auditorilor externi taxează pe oră! Ca atare, cu cât petreci mai mult timp procesului, cu atât devine mai scump. Întârzierile de comunicare și întârzierile de răspuns în rândul angajaților pot provoca o creștere fără precedent a costului auditurilor, ceea ce face extrem de necesară eficientizarea procesului.

Dacă nu sunteți dornic, este posibil să nu respectați termenul limită al anumitor organisme de reglementare, ceea ce va duce la nerespectare și amenzi inutile. Ca atare, dacă procesul nu este coordonat corespunzător, este posibil să suportați costuri inutil de mari de conformitate.

Ce este procesul de audit intern?

Procesul implică unsprezece etape distincte care necesită o comunicare eficientă între toate părțile implicate (auditori, departamentul IT și management) și alte părți interesate. Unele dintre etapele cruciale includ:

1. Planificare

Auditorul intern trebuie să determine sfera și obiectivele întregului proces. În această etapă, ar trebui să existe un interval de timp pentru fiecare activitate, inclusiv programarea întâlnirilor și solicitarea documentației.

2. Revizuirea documentelor

Odată ce auditorii dvs. obțin toate documentele necesare, ei vor evalua riscurile companiei și diferitele controale existente. Auditorii vor stabili dacă planurile dumneavoastră se aliniază cu cerințele diferitelor standarde și reglementări. De exemplu, conformitatea cu HIPAA necesită drepturi de acces bazate pe roluri ca măsură necesară de protecție a datelor.

3. Munca de teren

Aceasta implică apariția auditorului fizic la diferite departamente din organizația dumneavoastră pentru a vă observa practicile și pentru a determina conformitatea cu diverse reglementări. Asigurați-vă că toate controalele de securitate sunt la standarde pentru a vă accelera procesul de conformitate. Când vă vizitează organizația, auditorul va convoca întâlniri improvizate cu personalul dumneavoastră pentru a se informa despre operațiunile de zi cu zi ale companiei. Acest lucru este crucial pentru a determina dacă activitățile dvs. respectă diferite standarde și reglementări!

4. Urmare

Înainte de a întocmi rapoartele, auditorii vor trebui să urmărească pentru a identifica cauza diferitelor discrepanțe în documente. De exemplu, ei vor cere un raport de revizuire a drepturilor de acces dacă îl scapă în documentele trimise. Ei au, de asemenea, libertatea de a solicita clarificări cu privire la răspunsurile angajaților.

5. Raportare

Acesta este pasul cel mai critic! Auditorii vor emite un proiect de raport în acest moment. Raportul vă va determina punctele forte și punctele slabe. După ce conducerea primește proiectul, li se acordă timp să răspundă la constatări. Dacă aveți vreo problemă cu proiectul, veți avea ocazia să trimiteți mai multe documente pentru a contracara anumite constatări înainte ca auditorii să pregătească proiectul final.

6. Urmărirea problemelor

Dacă raportul de audit evidențiază diverse puncte slabe care vă pot împiedica să respectați, puteți furniza o listă care să arate măsurile pe care le-ați instituit pentru a remedia procesul. De exemplu, dacă auditorii au evidențiat lipsa drepturilor de acces, trebuie să arătați procesele pe care le-ați pus în aplicare pentru a asigura protecția datelor.

Beneficiile unui flux de lucru de audit privind comunicarea

Când aveți un flux de lucru de audit adecvat, vă veți îmbunătăți comunicarea și veți reduce timpul necesar auditurilor. Astfel, veți economisi bani și timpul angajaților. Fluxul de lucru atribuie fiecărui rol specific individual, facilitând astfel coordonarea proceselor de comunicare între toate părțile interesate.

Beneficiile automatizării fluxurilor de lucru de audit

Instrumentele automate joacă un rol critic în eficientizarea comunicării și gestionarea diferitelor sarcini. Devine ușor pentru delegarea sarcinilor, ceea ce elimină efectiv confuzia în comunicații, care altfel ar duce la întârzieri. Deoarece acest exercițiu poate consuma mult timp, ar trebui să luați în considerare implementarea instrumentelor automate pentru a urmări documentele, a gestiona termenele limită și a coordona sarcinile tuturor părților interesate. Astfel, veți economisi bani, timp și veți lăsa angajații să lucreze la activitățile operaționale zilnice ale companiei.

Nota editorului: Ken Lynch este un veteran al startup-ului de software pentru întreprinderi, care a fost întotdeauna fascinat de ceea ce îi determină pe lucrători să lucreze și de cum să facă munca mai atractivă. Ken a fondat Reciprocity pentru a urmări tocmai asta. El a propulsat succesul Reciprocity cu acest obiectiv bazat pe misiuni de a angaja angajații cu obiectivele de guvernanță, risc și conformitate ale companiei lor, pentru a crea cetățeni corporativi cu o minte mai socială. Ken și-a obținut licența în Informatică și Inginerie Electrică de la MIT. Aflați mai multe la ReciprocityLabs.com.

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.

Recomandările editorilor:

• Ce este conformitatea și managementul înregistrărilor
• Ce sunt sistemele de management al conformității
• Securitatea cibernetică în 2019 – Care sunt previziunile
• Segmentarea rețelei și conformitatea PCI