有效的工作流程审计管理流程

已发表: 2019-01-10

外部和内部审计需要大量工作，这使得它在员工中非常不受欢迎。 但是，这些流程至关重要，因为它们提高了组织中的数据安全性。 有没有办法更方便地实施审计计划？

是的！ 只需采用工作流审计管理流程。

为什么它很耗时？

文件和沟通是审计过程中最重要的支柱。 无论您是与内部审计员还是外部审计员打交道，第一个流程始终是要求提供组织的相关文件。

随着流程的进展，审核员将需要与您组织的员工进行沟通。 在流程结束后，审计师将与管理层举行后续会议，以列出并讨论调查结果。 这显示了适当的沟通和文档如何帮助获得准确的审计报告。

诀窍是您成功完成文档和沟通过程所需的时间！ 它包括安排会议、跟踪文件以及确定负责特定审计员查询的部门。 如果这些时间表发生冲突，则会导致延期和延误，从而使整个过程非常耗时。

简化审计流程的重要性

简化流程可为您节省金钱和时间。 审计过程很昂贵，因为大多数外部审计员按小时收费！ 因此，你花在这个过程上的时间越多，它就变得越贵。 员工之间的沟通滞后和响应延迟会导致审计成本空前上升，这使得简化流程变得极为必要。

如果您不热衷，您可能无法满足特定监管机构的最后期限，这将导致违规和不必要的罚款。 因此，如果流程没有得到适当的协调，您可能会承担不必要的高合规成本。

什么是内部审计流程？

该过程涉及十一个不同的阶段，需要所有相关方（审计师、IT 部门和管理层）和其他利益相关者之间进行有效沟通。 一些关键阶段包括：

  1. 规划

内部审计师应确定整个过程的范围和目标。 在这个阶段，每个活动都应该有一个时间框架，包括安排会议和索取文件。

  1. 文件审查

一旦您的审计师获得所有所需文件，他们将评估公司的风险和各种控制措施。 审核员将确定您的计划是否符合各种标准和法规的要求。 例如，HIPAA 合规性要求基于角色的访问权限作为必要的数据保护措施。

  1. 现场工作

这涉及到物理审核员出现在您组织的各个部门，以观察您的做法并确定对各种法规的遵守情况。 确保所有安全控制都符合标准，以加快您的合规流程。 当他们访问您的组织时，审核员将与您的员工召开临时会议，询问公司的日常运营情况。 这对于确定您的活动是否符合各种标准和法规至关重要！

  1. 跟进

在编制报告之前，审计师需要跟进以确定文件中各种差异的原因。 例如，如果他们在提交的文件中遗漏了访问权限审查报告，他们会要求提供访问权限审查报告。 他们还可以自由寻求对员工反应的澄清。

  1. 报告

这是最关键的一步！ 审计师将在此时发布一份报告草案。 该报告将确定您的优势和劣势。 在管理层收到草案后，他们有时间对调查结果做出回应。 如果您对草稿有任何疑问，您将有机会在审核员准备最终草稿之前发送更多文件以应对具体调查结果。

  1. 问题跟踪

如果审计报告突出了可能阻止您合规的各种弱点，您可以提供一份清单，以显示您为纠正流程而采取的措施。 例如，如果审计人员强调缺乏访问权限，您必须展示您为确保数据保护而实施的流程。

审计工作流程对沟通的好处

当您拥有足够的审核工作流程时，您将改善沟通并减少审核所需的时间。 因此，这将为您节省金钱和员工的时间。 工作流程为每个人分配了特定的角色，从而使协调所有利益相关者之间的沟通过程变得容易。

自动化审计工作流程的好处

自动化工具在简化沟通和管理各种任务方面发挥着关键作用。 职责委派变得容易，有效地消除了沟通中的混乱，否则会导致延误。 由于此练习可能很耗时，因此您应该考虑实施自动化工具来跟踪文档、管理截止日期并协调所有利益相关者的职责。 这样，您将节省金钱、时间，并让员工专注于公司的日常运营活动。

编者按： Ken Lynch 是一位企业软件初创公司的资深人士，他一直着迷于推动员工工作的因素以及如何让工作更具吸引力。 Ken 创立 Reciprocity 就是为了追求这一点。 他推动了 Reciprocity 的成功，这一基于使命的目标是让员工参与公司的治理、风险和合规目标，以培养更多具有社会意识的企业公民。 Ken 在麻省理工学院获得计算机科学和电气工程学士学位。 在 ReciprocityLabs.com 上了解更多信息。

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