กระบวนการจัดการการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

เผยแพร่แล้ว: 2019-01-10

การตรวจสอบภายนอกและภายในต้องมีการทำงานที่เข้มข้นซึ่งทำให้พนักงานไม่เป็นที่นิยมอย่างมาก อย่างไรก็ตาม กระบวนการต่างๆ มีความสำคัญเนื่องจากช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลในองค์กร มีวิธีดำเนินการตามแผนการตรวจสอบสะดวกยิ่งขึ้นหรือไม่?

ใช่! เพียงนำกระบวนการจัดการการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์มาใช้

ทำไมมันใช้เวลานาน?

เอกสารและการสื่อสารเป็นเสาหลักที่สำคัญที่สุดสำหรับกระบวนการตรวจสอบ ไม่ว่าคุณจะติดต่อกับผู้ตรวจสอบภายในหรือภายนอก กระบวนการแรกจะเป็นการขอเอกสารที่เกี่ยวข้องขององค์กรเสมอ

เมื่อกระบวนการดำเนินไป ผู้ตรวจสอบจะต้องสื่อสารกับพนักงานในองค์กรของคุณ หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการ ผู้ตรวจสอบจะมีการประชุมติดตามผลกับฝ่ายจัดการเพื่อหารือและหารือเกี่ยวกับสิ่งที่ค้นพบ สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าการสื่อสารและเอกสารที่เหมาะสมช่วยในการรับรายงานการตรวจสอบที่ถูกต้องได้อย่างไร

เคล็ดลับคือเวลาที่คุณต้องดำเนินการเอกสารและกระบวนการสื่อสารให้สำเร็จ! ซึ่งรวมถึงการจัดกำหนดการการประชุม การติดตามเอกสาร และการระบุหน่วยงานที่รับผิดชอบคำถามของผู้ตรวจสอบบัญชีโดยเฉพาะ หากกำหนดการเหล่านี้ขัดแย้งกัน จะส่งผลให้มีการเลื่อนและล่าช้า ทำให้กระบวนการทั้งหมดใช้เวลานาน

ความสำคัญของการทำให้กระบวนการตรวจสอบมีความคล่องตัว

การปรับปรุงกระบวนการช่วยให้คุณประหยัดเงินและเวลา กระบวนการตรวจสอบมีราคาแพงเนื่องจากผู้ตรวจสอบภายนอกส่วนใหญ่คิดค่าธรรมเนียมเป็นรายชั่วโมง! ดังนั้น ยิ่งคุณใช้เวลากับกระบวนการมากเท่าไหร่ ค่าใช้จ่ายก็จะยิ่งแพงขึ้นเท่านั้น การสื่อสารที่ล่าช้าและล่าช้าในการตอบสนองของพนักงาน อาจทำให้ต้นทุนการตรวจสอบเพิ่มขึ้นอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ซึ่งทำให้มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการปรับปรุงกระบวนการ

ถ้าคุณไม่กระตือรือร้น คุณอาจล้มเหลวในการดำเนินการตามกำหนดเวลาของหน่วยงานกำกับดูแลที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะส่งผลให้เกิดการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและค่าปรับที่ไม่จำเป็น ดังนั้น หากกระบวนการไม่ได้รับการประสานงานอย่างเหมาะสม คุณอาจมีค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติตามกฎระเบียบสูงโดยไม่จำเป็น

กระบวนการตรวจสอบภายในคืออะไร?

กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่แตกต่างกันสิบเอ็ดขั้นตอนซึ่งต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง (ผู้ตรวจสอบ แผนกไอที และฝ่ายจัดการ) และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ บางขั้นตอนที่สำคัญ ได้แก่ :

  1. การวางแผน

ผู้ตรวจสอบภายในควรกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของกระบวนการทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ควรมีกรอบเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรม รวมทั้งกำหนดการประชุมและขอเอกสาร

  1. ตรวจสอบเอกสาร

เมื่อผู้ตรวจสอบของคุณได้รับเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นแล้ว พวกเขาจะประเมินความเสี่ยงของบริษัทและการควบคุมต่างๆ ผู้ตรวจสอบจะพิจารณาว่าแผนของคุณสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานและระเบียบข้อบังคับต่างๆ หรือไม่ ตัวอย่างเช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA ต้องการสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทเป็นมาตรการปกป้องข้อมูลที่จำเป็น

  1. งานภาคสนาม

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการปรากฏตัวของผู้ตรวจสอบทางกายภาพในแผนกต่างๆ ในองค์กรของคุณเพื่อสังเกตการปฏิบัติของคุณและพิจารณาการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการควบคุมความปลอดภัยทั้งหมดเป็นไปตามมาตรฐานเพื่อเร่งกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ เมื่อพวกเขามาเยี่ยมองค์กรของคุณ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะเรียกประชุมกับพนักงานของคุณอย่างกะทันหันเพื่อสอบถามเกี่ยวกับการดำเนินงานในแต่ละวันของบริษัท นี่เป็นสิ่งสำคัญในการพิจารณาว่ากิจกรรมของคุณเป็นไปตามมาตรฐานและข้อบังคับต่างๆ หรือไม่!

  1. ติดตาม

ก่อนที่จะรวบรวมรายงาน ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องติดตามผลเพื่อระบุสาเหตุของความคลาดเคลื่อนต่างๆ ในเอกสาร ตัวอย่างเช่น พวกเขาจะขอรายงานการตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงหากพลาดในเอกสารที่ส่งมา พวกเขายังมีอิสระที่จะขอคำชี้แจงเกี่ยวกับคำตอบของพนักงาน

  1. การรายงาน

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด! ผู้ตรวจสอบจะออกร่างรายงานในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อนี้ รายงานจะกำหนดจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณ หลังจากที่ฝ่ายบริหารได้รับร่างแล้ว พวกเขาจะมีเวลาตอบกลับข้อค้นพบ หากคุณมีปัญหาใด ๆ กับร่าง คุณจะมีโอกาสส่งเอกสารเพิ่มเติมเพื่อโต้แย้งข้อค้นพบเฉพาะก่อนที่ผู้ตรวจสอบจะเตรียมร่างสุดท้าย

  1. การติดตามปัญหา

หากรายงานการตรวจสอบเน้นจุดอ่อนต่างๆ ที่อาจขัดขวางไม่ให้คุณปฏิบัติตาม คุณอาจจัดเตรียมรายการเพื่อแสดงรายการมาตรการที่คุณได้กำหนดไว้เพื่อแก้ไขกระบวนการ ตัวอย่างเช่น หากผู้ตรวจสอบเน้นย้ำถึงการขาดสิทธิ์ในการเข้าถึง คุณต้องแสดงกระบวนการที่คุณวางไว้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปกป้องข้อมูล

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบในการสื่อสาร

เมื่อคุณมีเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบที่เพียงพอ คุณจะปรับปรุงการสื่อสารของคุณและลดเวลาที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ ซึ่งจะช่วยประหยัดเงินและเวลาของพนักงาน เวิร์กโฟลว์กำหนดบทบาทเฉพาะของแต่ละคน ทำให้ง่ายต่อการประสานงานกระบวนการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบ

เครื่องมืออัตโนมัติมีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงการสื่อสารและการจัดการงานต่างๆ กลายเป็นเรื่องง่ายสำหรับการมอบหมายหน้าที่ซึ่งช่วยลดความสับสนในการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งมิฉะนั้นจะนำไปสู่ความล่าช้า เนื่องจากแบบฝึกหัดนี้อาจใช้เวลานาน คุณควรพิจารณาใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อติดตามเอกสาร จัดการกำหนดเวลา และประสานงานหน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณจะประหยัดเงิน เวลา และปล่อยให้พนักงานทำงานในกิจกรรมการดำเนินงานประจำวันของบริษัท

หมายเหตุบรรณาธิการ: Ken Lynch เป็นผู้เชี่ยวชาญในการเริ่มต้นซอฟต์แวร์ระดับองค์กร ผู้ซึ่งหลงใหลในสิ่งที่ผลักดันให้พนักงานทำงานและวิธีทำให้งานมีส่วนร่วมมากขึ้น Ken ก่อตั้ง Reciprocity เพื่อไล่ตามสิ่งนั้น เขาได้ขับเคลื่อนความสำเร็จของ Reciprocity ด้วยเป้าหมายตามภารกิจในการมีส่วนร่วมกับพนักงานด้วยเป้าหมายด้านการกำกับดูแล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัท เพื่อสร้างพลเมืององค์กรที่มีใจรักในสังคมมากขึ้น เคนสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาวิทยาการคอมพิวเตอร์และวิศวกรรมไฟฟ้าจาก MIT เรียนรู้เพิ่มเติมที่ ReciprocityLabs.com

มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา

คำแนะนำของบรรณาธิการ:

  • การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจัดการบันทึกคืออะไร
  • ระบบการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดคืออะไร
  • Cyber ​​​​Security ในปี 2019 – การคาดการณ์คืออะไร
  • การแบ่งส่วนเครือข่ายและการปฏิบัติตาม PCI