عمليات إدارة تدقيق سير العمل الفعال

تتطلب عمليات التدقيق الخارجية والداخلية عملاً مكثفًا مما يجعلها لا تحظى بشعبية كبيرة بين الموظفين. ومع ذلك ، فإن العمليات ضرورية لأنها تزيد من أمان البيانات في المنظمة. هل هناك طريقة لتنفيذ خطط التدقيق بشكل أكثر ملاءمة؟

نعم! مجرد اعتماد عملية إدارة تدقيق سير العمل.

لماذا هي مضيعة للوقت؟

يشكل التوثيق والاتصال أهم ركائز عملية التدقيق. سواء كنت تتعامل مع مدققين داخليين أو خارجيين ، فإن العملية الأولى ستكون دائمًا طلبًا للمستندات ذات الصلة الخاصة بالمنظمة.

مع تقدم العملية ، سيطلب المدققون التواصل مع موظفي مؤسستك. بعد انتهاء العملية ، سيعقد المدققون اجتماع متابعة مع الإدارة لجدول ومناقشة النتائج. يوضح هذا كيف يساعد الاتصال والتوثيق المناسبان في الحصول على تقارير تدقيق دقيقة.

الحيلة هي الوقت الذي تحتاجه لإنجاز عمليات التوثيق والاتصال بنجاح! ويتضمن جدولة الاجتماعات ، وتتبع الوثائق ، وتحديد الإدارات المسؤولة عن استفسارات المدققين المحددة. إذا تعارضت هذه الجداول ، فسيؤدي ذلك إلى التأجيل والتأخير ، مما يجعل العملية بأكملها تستغرق وقتًا طويلاً.

أهمية تبسيط عملية المراجعة

تبسيط العملية يوفر لك المال والوقت. عملية التدقيق مكلفة لأن معظم المدققين الخارجيين يتقاضون رسومًا كل ساعة! على هذا النحو ، كلما زاد الوقت الذي تقضيه في العملية ، زادت تكلفة العملية. يمكن أن يؤدي تأخر الاتصال والتأخير في الاستجابة بين الموظفين إلى ارتفاع غير مسبوق في تكلفة عمليات التدقيق مما يجعل من الضروري للغاية تبسيط العملية.

إذا لم تكن حريصًا ، فقد تفشل في الوفاء بالموعد النهائي للهيئات التنظيمية المحددة مما سيؤدي إلى عدم الامتثال وغرامات غير ضرورية. على هذا النحو ، إذا لم يتم تنسيق العملية بشكل مناسب ، فمن المحتمل أن تتحمل تكاليف عالية غير ضرورية للامتثال.

ما هي عملية التدقيق الداخلي؟

تتضمن العملية إحدى عشرة مرحلة متميزة تتطلب اتصالاً فعالاً بين جميع الأطراف المعنية (المدققون وقسم تكنولوجيا المعلومات والإدارة) وأصحاب المصلحة الآخرون. تتضمن بعض المراحل الحاسمة ما يلي:

1. تخطيط

يجب على المدقق الداخلي تحديد نطاق وأهداف العملية برمتها. في هذه المرحلة ، يجب أن يكون هناك إطار زمني لكل نشاط بما في ذلك جدولة الاجتماعات وطلب الوثائق.

2. مراجعة ملف

بمجرد حصول المدققين على جميع المستندات المطلوبة ، سيقومون بتقييم مخاطر الشركة والضوابط المختلفة المعمول بها. سيحدد المدققون ما إذا كانت خططك تتوافق مع متطلبات المعايير واللوائح المختلفة. على سبيل المثال ، يتطلب الامتثال HIPAA حق الوصول المستند إلى الدور كإجراء ضروري لحماية البيانات.

3. العمل الميداني

يتضمن ذلك ظهور المدقق المادي في مختلف الإدارات في مؤسستك لمراقبة ممارساتك وتحديد الامتثال للوائح المختلفة. تأكد من أن جميع ضوابط الأمان مطابقة للمعايير لتسريع عملية الامتثال الخاصة بك. عندما يزورون مؤسستك ، سيدعو المدقق إلى اجتماعات مرتجلة مع موظفيك للاستعلام عن العمليات اليومية للشركة. هذا أمر حاسم في تحديد ما إذا كانت أنشطتك تتوافق مع المعايير واللوائح المختلفة!

4. متابعة

قبل تجميع التقارير ، سيحتاج المدققون إلى المتابعة لتحديد سبب التناقضات المختلفة في المستندات. على سبيل المثال ، سيطلبون تقرير مراجعة حقوق الوصول إذا فاتهم ذلك في المستندات المقدمة. كما أنهم يتمتعون بحرية طلب توضيحات بشأن ردود الموظفين.

5. الإبلاغ

هذه هي الخطوة الأكثر أهمية! سيصدر المدققون مسودة تقرير في هذه المرحلة. سيحدد التقرير نقاط القوة والضعف لديك. بعد أن تتلقى الإدارة المسودة ، يُسمح لهم بالوقت للرد على النتائج. إذا كانت لديك أي مشكلة مع المسودة ، فستتاح لك الفرصة لإرسال المزيد من المستندات لمواجهة النتائج المحددة قبل أن يقوم المدققون بإعداد المسودة النهائية.

6. تتبع القضية

إذا كان تقرير التدقيق يسلط الضوء على نقاط ضعف مختلفة قد تمنعك من الامتثال ، فيمكنك تقديم قائمة لإظهار التدابير التي اتخذتها لإصلاح العملية. على سبيل المثال ، إذا أبرز المدققون نقص حقوق الوصول ، فيجب عليك إظهار العمليات التي نفذتها لضمان حماية البيانات.

فوائد سير عمل التدقيق على الاتصالات

عندما يكون لديك سير عمل تدقيق مناسب ، فسوف تقوم بتحسين اتصالاتك وتقليل الوقت اللازم لعمليات التدقيق. سيوفر لك هذا بالتالي المال ووقت الموظفين. يقوم سير العمل بتعيين كل دور فردي محدد ، مما يجعل من السهل تنسيق عمليات الاتصال بين جميع أصحاب المصلحة.

فوائد أتمتة تدفقات سير عمل التدقيق

تلعب الأدوات الآلية دورًا مهمًا في تبسيط الاتصالات وإدارة المهام المختلفة. يصبح من السهل تفويض الواجب الذي يقضي بشكل فعال على الارتباك في الاتصالات الذي قد يؤدي إلى التأخير. نظرًا لأن هذا التمرين قد يستغرق وقتًا طويلاً ، يجب أن تفكر في تنفيذ أدوات آلية لتتبع المستندات وإدارة المواعيد النهائية وتنسيق واجبات جميع أصحاب المصلحة. بهذه الطريقة ، ستوفر المال والوقت وتترك الموظفين للعمل في الأنشطة التشغيلية اليومية للشركة.

ملاحظة المحرر: كين لينش هو أحد المخضرمين في بدء تشغيل برمجيات المؤسسات ، وكان دائمًا مفتونًا بما يدفع العمال إلى العمل وكيفية جعل العمل أكثر جاذبية. أسس كين مبدأ المعاملة بالمثل لمتابعة ذلك بالضبط. لقد دفع نجاح Reciprocity من خلال هذا الهدف القائم على المهمة المتمثل في إشراك الموظفين في أهداف الحوكمة والمخاطر والامتثال لشركتهم من أجل خلق المزيد من مواطني الشركات ذوي التفكير الاجتماعي. حصل كين على درجة البكالوريوس في علوم الكمبيوتر والهندسة الكهربائية من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا. تعرف على المزيد على ReciprocityLabs.com.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• ما هو الامتثال وإدارة السجلات
• ما هي أنظمة إدارة الامتثال
• الأمن السيبراني في عام 2019 - ما هي التوقعات
• تجزئة الشبكة والامتثال لـ PCI