Processos eficazes de gerenciamento de auditoria de fluxo de trabalho

As auditorias externas e internas exigem um trabalho intenso, o que a torna altamente impopular entre os funcionários. No entanto, os processos são cruciais, pois aumentam a segurança dos dados na organização. Existe uma maneira de implementar os planos de auditoria de forma mais conveniente?

Sim! Basta adotar um processo de gerenciamento de auditoria de fluxo de trabalho.

Por que é demorado?

A documentação e a comunicação formam o pilar mais crucial para o processo de auditoria. Esteja você lidando com auditores internos ou externos, o primeiro processo sempre será uma solicitação de documentos relevantes da organização.

À medida que o processo avança, os auditores precisarão se comunicar com a equipe da sua organização. Após a conclusão do processo, os auditores terão uma reunião de acompanhamento com a administração para apresentar e discutir os resultados. Isso mostra como a comunicação e a documentação adequadas ajudam na obtenção de relatórios de auditoria precisos.

O truque é o tempo que você precisa para cumprir os processos de documentação e comunicação com sucesso! Inclui agendamento de reuniões, acompanhamento de documentos e identificação dos departamentos responsáveis ​​por consultas específicas do auditor. Se esses cronogramas entrarem em conflito, isso resultará em adiamentos e atrasos, tornando todo o processo demorado.

Importância de Simplificar o Processo de Auditoria

Agilizar o processo economiza tempo e dinheiro. O processo de auditoria é caro, pois a maioria dos auditores externos cobra por hora! Como tal, quanto mais tempo você gasta no processo, mais caro ele se torna. Atrasos de comunicação e atrasos na resposta entre os funcionários podem causar um aumento sem precedentes no custo das auditorias, o que torna extremamente necessário agilizar o processo.

Se você não estiver interessado, poderá deixar de cumprir o prazo de órgãos reguladores específicos o que resultará em descumprimento e multas desnecessárias. Assim, se o processo não for coordenado adequadamente, é provável que você incorra em custos de conformidade desnecessariamente altos.

O que é Processo de Auditoria Interna?

O processo envolve onze etapas distintas que exigem comunicação efetiva entre todas as partes envolvidas (auditores, departamento de TI e gerência) e demais partes interessadas. Algumas das etapas cruciais incluem:

1. Planejamento

O auditor interno deve determinar o escopo e os objetivos de todo o processo. Nesta fase, deve haver um prazo para cada atividade, incluindo agendamento de reuniões e solicitação de documentação.

2. Revisão de documento

Assim que seus auditores obtiverem todos os documentos necessários, eles avaliarão os riscos da empresa e os diversos controles em vigor. Os auditores determinarão se seus planos estão de acordo com os requisitos de várias normas e regulamentos. Por exemplo, a conformidade com HIPAA exige o direito de acesso baseado em função como uma medida necessária de proteção de dados.

3. Trabalho de campo

Isso envolve a presença do auditor físico em vários departamentos de sua organização para observar suas práticas e determinar a conformidade com vários regulamentos. Garanta que todos os controles de segurança estejam de acordo com os padrões para acelerar seu processo de conformidade. Quando eles visitam sua organização, o auditor convocará reuniões improvisadas com sua equipe para perguntar sobre as operações do dia-a-dia da empresa. Isso é crucial para determinar se suas atividades estão em conformidade com vários padrões e regulamentos!

4. Seguir

Antes de compilar os relatórios, os auditores precisarão fazer um acompanhamento para identificar a causa de várias discrepâncias nos documentos. Por exemplo, eles solicitarão o relatório de revisão de direitos de acesso se não constarem nos documentos enviados. Eles também têm a liberdade de buscar esclarecimentos sobre as respostas dos funcionários.

5. Comunicando

Este é o passo mais crítico! Os auditores emitirão um relatório preliminar neste momento. O relatório determinará seus pontos fortes e fracos. Depois que a administração recebe a minuta, eles têm tempo para responder às descobertas. Se você tiver algum problema com a minuta, terá a oportunidade de enviar mais documentos para contestar conclusões específicas antes que os auditores preparem a minuta final.

6. Acompanhamento de problemas

Se o relatório de auditoria destacar vários pontos fracos que podem impedir que você esteja em conformidade, você pode fornecer uma lista para mostrar as medidas que instituiu para remediar o processo. Por exemplo, se os auditores destacaram a falta de direitos de acesso, você deve mostrar os processos implementados para garantir a proteção dos dados.

Benefícios de um fluxo de trabalho de auditoria na comunicação

Quando você tiver um fluxo de trabalho de auditoria adequado, melhorará sua comunicação e reduzirá o tempo necessário para auditorias. Isto irá consequentemente poupar dinheiro e tempo dos funcionários. O fluxo de trabalho atribui a cada função específica individual, facilitando assim a coordenação dos processos de comunicação entre todas as partes interessadas.

Benefícios de automatizar fluxos de trabalho de auditoria

As ferramentas automatizadas desempenham um papel crítico na simplificação da comunicação e no gerenciamento de várias tarefas. Torna-se fácil para a delegação de tarefas, o que efetivamente elimina a confusão nas comunicações que, de outra forma, levaria a atrasos. Como esse exercício pode ser demorado, você deve considerar a implementação de ferramentas automatizadas para rastrear documentos, gerenciar prazos e coordenar as tarefas de todas as partes interessadas. Dessa forma, você economizará dinheiro, tempo e deixará os funcionários para trabalhar nas atividades operacionais diárias da empresa.

Nota do editor: Ken Lynch é um veterano de startups de software empresarial, que sempre foi fascinado sobre o que leva os trabalhadores a trabalhar e como tornar o trabalho mais envolvente. Ken fundou a Reciprocity para buscar exatamente isso. Ele impulsionou o sucesso da Reciprocity com esse objetivo baseado em missão de envolver os funcionários com as metas de governança, risco e conformidade de sua empresa para criar cidadãos corporativos mais socialmente conscientes. Ken obteve seu bacharelado em Ciência da Computação e Engenharia Elétrica pelo MIT. Saiba mais em ReciprocityLabs.com.

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