Effektive Workflow-Audit-Management-Prozesse

Veröffentlicht: 2019-01-10

Externe und interne Audits erfordern intensive Arbeit und sind daher bei Mitarbeitern sehr unbeliebt. Die Prozesse sind jedoch entscheidend, da sie die Datensicherheit in der Organisation erhöhen. Gibt es eine Möglichkeit, die Auditpläne bequemer umzusetzen?

Jawohl! Führen Sie einfach einen Workflow-Audit-Management-Prozess ein.

Warum ist es zeitaufwändig?

Dokumentation und Kommunikation bilden die wichtigste Säule für den Prüfungsprozess. Ob Sie es mit internen oder externen Prüfern zu tun haben, der erste Prozess wird immer eine Anfrage nach den relevanten Dokumenten der Organisation sein.

Im weiteren Verlauf des Prozesses müssen die Auditoren mit den Mitarbeitern Ihrer Organisation kommunizieren. Nach Abschluss des Prozesses werden die Prüfer ein Folgetreffen mit dem Management abhalten, um die Ergebnisse vorzulegen und zu besprechen. Dies zeigt, wie eine ordnungsgemäße Kommunikation und Dokumentation dazu beitragen, genaue Auditberichte zu erhalten.

Die Kunst ist die Zeit, die Sie benötigen, um die Dokumentations- und Kommunikationsprozesse erfolgreich zu erfüllen! Es umfasst das Planen von Meetings, das Verfolgen von Dokumenten und das Identifizieren der Abteilungen, die für bestimmte Prüferanfragen verantwortlich sind. Wenn diese Zeitpläne in Konflikt geraten, führt dies zu Verschiebungen und Verzögerungen, wodurch der gesamte Prozess zeitaufwändig wird.

Bedeutung der Rationalisierung des Prüfungsprozesses

Durch die Optimierung des Prozesses sparen Sie Geld und Zeit. Der Prüfungsprozess ist teuer, da die meisten externen Prüfer stündlich abrechnen! Je mehr Zeit Sie für den Prozess aufwenden, desto teurer wird es. Kommunikationsverzögerungen und Verzögerungen bei der Reaktion der Mitarbeiter können zu einem beispiellosen Anstieg der Auditkosten führen, was eine Rationalisierung des Prozesses äußerst notwendig macht.

Wenn Sie nicht daran interessiert sind, können Sie möglicherweise die Frist bestimmter Aufsichtsbehörden nicht einhalten, was zu Nichteinhaltung und unnötigen Bußgeldern führt. Wenn der Prozess nicht angemessen koordiniert wird, entstehen Ihnen daher wahrscheinlich unnötig hohe Compliance-Kosten.

Was ist ein interner Revisionsprozess?

Der Prozess umfasst elf verschiedene Phasen, die eine effektive Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien (Prüfer, IT-Abteilung und Management) und anderen Beteiligten erfordern. Einige der entscheidenden Phasen sind:

  1. Planung

Der interne Prüfer sollte den Umfang und die Ziele des gesamten Prozesses bestimmen. In dieser Phase sollte es einen Zeitrahmen für jede Aktivität geben, einschließlich der Planung von Besprechungen und der Bitte um Dokumentation.

  1. Dokumentenprüfung

Sobald Ihre Wirtschaftsprüfer alle erforderlichen Dokumente erhalten haben, werden sie die Risiken des Unternehmens und die verschiedenen vorhandenen Kontrollen bewerten. Die Auditoren prüfen, ob Ihre Pläne den Anforderungen verschiedener Normen und Vorschriften entsprechen. Beispielsweise verlangt die HIPAA-Compliance ein rollenbasiertes Zugriffsrecht als notwendige Datenschutzmaßnahme.

  1. Feldarbeit

Dies beinhaltet das Erscheinen des physischen Prüfers in verschiedenen Abteilungen Ihrer Organisation, um Ihre Praktiken zu beobachten und die Einhaltung verschiedener Vorschriften festzustellen. Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitskontrollen den Standards entsprechen, um Ihren Compliance-Prozess zu beschleunigen. Wenn sie Ihre Organisation besuchen, wird der Prüfer zu spontanen Treffen mit Ihren Mitarbeitern einladen, um sich über die täglichen Abläufe des Unternehmens zu erkundigen. Dies ist entscheidend, um festzustellen, ob Ihre Aktivitäten verschiedenen Normen und Vorschriften entsprechen!

  1. Nachverfolgen

Bevor sie die Berichte erstellen, müssen die Prüfer nachverfolgen, um die Ursache für verschiedene Unstimmigkeiten in den Dokumenten zu ermitteln. Beispielsweise werden sie nach einem Bericht zur Überprüfung der Zugriffsrechte fragen, wenn sie ihn in den eingereichten Dokumenten vermissen. Es steht ihnen auch frei, Erläuterungen zu den Antworten der Mitarbeiter einzuholen.

  1. Berichterstattung

Dies ist der wichtigste Schritt! Die Rechnungsprüfer werden zu diesem Zeitpunkt einen Berichtsentwurf erstellen. Der Bericht ermittelt Ihre Stärken und Schwächen. Nachdem das Management den Entwurf erhalten hat, wird ihm Zeit gegeben, auf die Ergebnisse zu reagieren. Wenn Sie Probleme mit dem Entwurf haben, haben Sie die Möglichkeit, weitere Dokumente zu senden, um bestimmten Feststellungen entgegenzuwirken, bevor die Prüfer den endgültigen Entwurf erstellen.

  1. Fehlersuche

Wenn der Auditbericht verschiedene Schwachstellen hervorhebt, die Sie möglicherweise daran hindern, die Vorschriften einzuhalten, können Sie eine Liste mit den Maßnahmen bereitstellen, die Sie zur Behebung des Prozesses eingeleitet haben. Wenn die Prüfer beispielsweise das Fehlen von Zugriffsrechten hervorgehoben haben, müssen Sie die Prozesse nachweisen, die Sie eingerichtet haben, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Vorteile eines Audit-Workflows zur Kommunikation

Wenn Sie über einen angemessenen Audit-Workflow verfügen, verbessern Sie Ihre Kommunikation und reduzieren die für Audits benötigte Zeit. Dadurch sparen Sie Geld und Zeit der Mitarbeiter. Der Workflow weist jedem Einzelnen eine spezifische Rolle zu und erleichtert so die Abstimmung der Kommunikationsprozesse zwischen allen Beteiligten.

Vorteile der Automatisierung von Audit-Workflows

Automatisierte Tools spielen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung der Kommunikation und der Verwaltung verschiedener Aufgaben. Die Aufgabendelegation wird einfach, wodurch Verwirrung in der Kommunikation, die andernfalls zu Verzögerungen führen würde, effektiv beseitigt wird. Da diese Übung zeitaufwändig sein kann, sollten Sie erwägen, automatisierte Tools zu implementieren, um Dokumente zu verfolgen, Fristen zu verwalten und die Pflichten aller Beteiligten zu koordinieren. Auf diese Weise sparen Sie Geld und Zeit und überlassen es den Mitarbeitern, sich um die täglichen operativen Aktivitäten des Unternehmens zu kümmern.

Anmerkung des Herausgebers: Ken Lynch ist ein erfahrener Startup-Experte für Unternehmenssoftware, der sich schon immer dafür interessiert hat, was Mitarbeiter zur Arbeit antreibt und wie man die Arbeit ansprechender gestalten kann. Ken gründete Reciprocity, um genau das zu verfolgen. Er hat den Erfolg von Reciprocity mit diesem missionsbasierten Ziel vorangetrieben, Mitarbeiter mit den Governance-, Risiko- und Compliance-Zielen ihres Unternehmens zu beschäftigen, um sozial denkendere Unternehmensbürger zu schaffen. Ken erwarb seinen BS in Informatik und Elektrotechnik am MIT. Erfahren Sie mehr unter ReciprocityLabs.com.

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