Эффективные процессы управления аудитом рабочих процессов

Опубликовано: 2019-01-10

Внешний и внутренний аудит требует интенсивной работы, что делает его крайне непопулярным среди сотрудников. Однако процессы имеют решающее значение, поскольку они повышают безопасность данных в организации. Есть ли способ более удобно реализовать планы аудита?

Да! Просто внедрите процесс управления аудитом рабочих процессов.

Почему это требует времени?

Документация и коммуникация составляют наиболее важную основу процесса аудита. Независимо от того, имеете ли вы дело с внутренними или внешними аудиторами, первым процессом всегда будет запрос соответствующих документов организации.

По ходу процесса аудиторам потребуется общаться с персоналом вашей организации. После завершения процесса аудиторы проведут последующую встречу с руководством, чтобы обсудить результаты. Это показывает, как правильное общение и документация помогают в получении точных аудиторских отчетов.

Хитрость заключается во времени, которое вам требуется для успешного выполнения процессов документации и коммуникации! Он включает в себя планирование встреч, отслеживание документов и определение отделов, ответственных за конкретные запросы аудиторов. Если эти графики противоречат друг другу, это приведет к отсрочке и задержкам, что сделает весь процесс трудоемким.

Важность рационализации процесса аудита

Оптимизация процесса экономит ваши деньги и время. Процесс аудита стоит дорого, поскольку большинство внешних аудиторов берут почасовую оплату! Таким образом, чем больше времени вы тратите на процесс, тем дороже он становится. Задержки в общении и задержки ответа между сотрудниками могут привести к беспрецедентному удорожанию аудитов, что делает крайне необходимой оптимизацию процесса.

Если вы не заинтересованы, вы можете не уложиться в сроки, установленные конкретными регулирующими органами, что приведет к несоблюдению требований и ненужным штрафам. Таким образом, если процесс не скоординирован должным образом, вы, вероятно, понесете неоправданно высокие затраты на соблюдение требований.

Что такое процесс внутреннего аудита?

Процесс включает одиннадцать отдельных этапов, которые требуют эффективного взаимодействия между всеми вовлеченными сторонами (аудиторами, ИТ-отделом и руководством) и другими заинтересованными сторонами. Некоторые из важнейших этапов включают в себя:

Планирование

Внутренний аудитор должен определить объем и цели всего процесса. На этом этапе должны быть установлены временные рамки для каждого вида деятельности, включая планирование встреч и запрос документации.

Обзорный документ

Как только ваши аудиторы получат все необходимые документы, они оценят риски компании и различные средства контроля. Аудиторы определят, соответствуют ли ваши планы требованиям различных стандартов и правил. Например, соответствие HIPAA требует прав доступа на основе ролей в качестве необходимой меры защиты данных.

Полевые работы

Это включает в себя появление физического аудитора в различных отделах вашей организации, чтобы наблюдать за вашей практикой и определять соответствие различным правилам. Убедитесь, что все элементы управления безопасностью соответствуют стандартам, чтобы ускорить процесс соответствия. Когда они посетят вашу организацию, аудитор созывает импровизированные встречи с вашим персоналом, чтобы узнать о повседневной деятельности компании. Это имеет решающее значение для определения того, соответствует ли ваша деятельность различным стандартам и правилам!

Следовать за

Прежде чем они составят отчеты, аудиторы должны будут определить причины различных несоответствий в документах. Например, запросят отчет о проверке прав доступа, если пропустят его в представленных документах. Они также имеют право запрашивать разъяснения по ответам сотрудников.

Составление отчетов

Это самый ответственный шаг! На этом этапе аудиторы выпустят проект отчета. Отчет определит ваши сильные и слабые стороны. После того, как руководство получает проект, им дается время, чтобы отреагировать на выводы. Если у вас есть какие-либо проблемы с черновиком, у вас будет возможность отправить больше документов, чтобы опровергнуть конкретные выводы, прежде чем аудиторы подготовят окончательный черновик.

Отслеживание проблем

Если в аудиторском отчете указаны различные недостатки, которые могут помешать вам соблюдать требования, вы можете предоставить список мер, которые вы предприняли для исправления процесса. Например, если аудиторы указали на отсутствие прав доступа, вы должны показать процессы, которые вы внедрили для обеспечения защиты данных.

Преимущества рабочего процесса аудита для коммуникации

Когда у вас будет адекватный рабочий процесс аудита, вы улучшите общение и сократите время, необходимое для аудита. Таким образом, вы сэкономите деньги и время сотрудников. Рабочий процесс назначает каждой отдельной роли, что упрощает координацию процессов коммуникации между всеми заинтересованными сторонами.

Преимущества автоматизации рабочих процессов аудита

Автоматизированные инструменты играют решающую роль в оптимизации коммуникации и управлении различными задачами. Это становится легким для делегирования обязанностей, что эффективно устраняет путаницу в сообщениях, которая в противном случае привела бы к задержкам. Поскольку это упражнение может занять много времени, вам следует подумать о внедрении автоматизированных инструментов для отслеживания документов, управления сроками и координации обязанностей всех заинтересованных сторон. Таким образом, вы сэкономите деньги, время и предоставите сотрудникам возможность выполнять повседневную операционную деятельность компании.

Примечание редактора: Кен Линч — ветеран запуска корпоративного программного обеспечения, которого всегда интересовало, что побуждает сотрудников работать и как сделать работу более увлекательной. Кен основал Reciprocity именно для этого. Он способствовал успеху Reciprocity благодаря этой миссионерской цели, заключающейся в том, чтобы привлечь сотрудников к управлению, рискам и целям соблюдения требований их компании, чтобы создать более социально настроенных корпоративных граждан. Кен получил степень бакалавра компьютерных наук и электротехники в Массачусетском технологическом институте. Узнайте больше на ReciprocityLabs.com.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.