أفضل الممارسات لإدارة الامتثال

نظرًا لأن اللوائح الجديدة ولوائح الصناعة المحدثة تحكم الآن العديد من الشركات ، أصبحت إدارة الامتثال الآن محور التركيز لجميع الصناعات. في معظم الحالات ، تتضمن متطلبات الامتثال فحصًا شاملاً لجداول البيانات.

يوصيك أخصائيو الأمن السيبراني المشهورون بمراجعة بيئة البيانات الخاصة بك والتأكد من وجود فعالية للرقابة. سيساعدك هذا على التخفيف من أي خرق محتمل للبيانات. من المهم جعل الامتثال جزءًا من العمل.

ومع ذلك ، إذا ظلت بياناتك مختومة في أقسام مختلفة ، فقد يكون من الصعب الاحتفاظ ببيانات دقيقة ومحدثة.

نصائح لإنشاء برنامج امتثال مؤسسي فعال

يستلزم وجود برنامج امتثال للأعمال إنشاء فريق مخصص للاحتياجات القانونية والصناعية الشاملة. في الماضي ، اعتاد كبير مسؤولي أمن المعلومات (CISO) أو كبير مسؤولي المعلومات العمل مع امتثالك لإنشاء برنامج امتثال مؤسسي. ومع ذلك ، تأخذ الأمور منحى مختلفًا.

يجب أن يبني عملك اتصالات عبر الإدارات. سوف يتضمن عملك المزيد من البرامج كخدمة (SaaS) لتسهيل العمليات. لذلك ، سوف تحتاج إلى تنظيم المزيد من مناقشات المساهمين الداخلية.

على سبيل المثال ، قد يختار قسم الموارد البشرية استخدام العديد من منصات SaaS للسماح لهم بإجراء المهام المختلفة بكفاءة. تتضمن هذه المنصات وسيلة فوترة لدفع أجور العمال ومنصة لتتبع الساعات. أيضًا ، قد يستخدم قسم التسويق الخاص بك نظامًا أساسيًا لجدولة الوسائط الاجتماعية ومنصة قاعدة بيانات جهات الاتصال. تلعب كل منصات التمكين SaaS هذه دورًا في زيادة مخاطر الامتثال.

لهذا السبب ، يجب أن يشتمل برنامج الامتثال لشركتك على فريق مشترك بين الأقسام لتتمكن من تسجيل جميع الأصول.

إنشاء برنامج فعال لإدارة المخاطر

إنه عمل الفريق الذي أنشأته للعمل معًا وتقييم المخاطر التي تجلبها أصولهم. للحصول على برنامج فعال لإدارة المخاطر ، يجب عليك تحديد نوع البيانات التي يمكن اختراقها وكيف ستؤثر على الأعمال.

أولاً ، تحتاج إلى إنشاء كتالوج لجميع أصول البيانات الرقمية. سيشمل ذلك جميع البيانات من الأنظمة والشبكات والتطبيقات والبرامج.

بعد ذلك ، ستقوم بمراجعة البيانات المخزنة في تلك الأصول ونقلها ومعالجتها. لاحظ أن نوع البيانات حيث تتفاعل الأصول الرقمية الخاصة بك يمكن أن يغير مستوى المخاطر التي تنطوي عليها.

تميل المعلومات التي يجب تأمينها إلى التغيير اعتمادًا على أشياء مختلفة.

هذا يشمل:

• من يستخدمه
• كيف يتفاعلون معها
• ما هذا
• أين يتم تخزينها
• كيف ينتقل
• طرق إدارة مخاطر البائعين

حاليًا ، يتزايد استخدام منصة SaaS بالمعدل الأول. لهذا السبب ، كانت إدارة مخاطر البائعين معضلة أعمق. تهتم معظم متطلبات الامتثال التنظيمي بالحصول على مراقبة أمان سلسلة التوريد.

يؤدي الإشراف على البائعين إلى زيادة كومة الأعمال الورقية اللازمة لإنشاء برنامج امتثال فعال. لذلك ، تأكد من قيامك بفهرسة البائعين والبشر والرقميين مع التأكد من دعمهم للضوابط الأمنية.

• تأكد من أن المساهمين الداخليين لديك يعرفون أدوارهم في مراقبة البائعين
• سجل وصول البائع والترخيص إلى شبكتك وأنظمتك وبرامجك
• احصل على قائمة محدثة تثبت المراقبة الفعالة لمراقبة البائعين
• تأكد من مراجعة ضوابط الأمان الخاصة بهم ، وتسجيل ملاحظاتهم وفحص أي تدقيق داخلي أو خارجي مكتمل
• يجب أن يحتوي كل هذا العمل على وثائق من كل بائع تقوم بتخزينه في مواقع مختلفة

ما الذي يجعل جداول البيانات أداة فعالة لإدارة الامتثال؟

بدأت معظم أنظمة إدارة الامتثال في استخدام جدول بيانات لأنه سهل الاستخدام ورخيص الثمن. كما يتيح لك توثيق عناصر التحكم الخاصة بك بسهولة. توفر برامج التشغيل السحابية طريقة سهلة لمشاركة المستند وتحريره. لذلك ، وجد الناس طريقة أفضل لتحديد المساءلة الداخلية للمساهمين دون إنفاق المزيد من الأموال.

نظرًا لبعض العوامل ، زاد جدول البيانات مع زيادة حجم الأعمال. مع زيادة عدد البائعين ، تمت إضافة المزيد من علامات التبويب إلى جداول البيانات.

علاوة على ذلك ، كان تتبع بعض الأخطاء صعبًا نظرًا لأن برامج التشغيل السحابية حفظت أحدث المعلومات التي أضفتها. كانت مقارنة سجلات المستندات المختلفة أمرًا مربكًا نظرًا لأنه لا يمكنك معرفة ما إذا كانت الأطراف قد أدارت مراجعاتها جيدًا.

كان من الصعب توثيق التحديثات التي تم إجراؤها على عناصر التحكم مثل تصحيحات الأمان بشكل كافٍ.

كان هذا العمل شاقًا ويستغرق وقتًا طويلاً لدرجة أنه جلب مخاطر الامتثال المحتملة.

كيف يمكنك تقليل عبء إدارة الامتثال؟

هناك منتجات في السوق تتيح لك راحة البال عند مراقبة برنامج إدارة الامتثال الخاص بك.

إنها تأتي مع نظام سهل الاستخدام يتيح لك إنشاء وصول مستند إلى الأدوار إلى المستندات. لذلك ، لن يحصل المساهمون الداخليون لديك إلا على البيانات التي يحتاجونها. يمكنك إنشاء الوصول إلى المستندات عن طريق ربطها بواجبات ووظائف الوظيفة. يسمح ذلك للموارد البشرية بإجراء تعديلات على البائعين ، وسيتمكن قسم التسويق من الوصول إلى البائعين. يساعد هذا المسؤول التنفيذي المعني بالامتثال على تتبع التغييرات بشكل فعال مع ضمان التوثيق المناسب.

كما أنه يوفر براعة في سير العمل والإدارة التي تتيح لك تخصيص الأدوار للأشخاص وتتبع تقدمهم. ليس عليك إرسال تحديثات عبر البريد الإلكتروني وطلبها.

نظرًا لأن النظام هو مصدر الحقيقة لأي توثيق تدقيق ، فسوف توفر الوقت في تقديم الملاحظات على طلبات التدقيق وتوفر المال على عملية التدقيق.

ملاحظة المحرر: كين لينش هو أحد المخضرمين في بدء تشغيل برمجيات المؤسسات ، وكان دائمًا مفتونًا بما يدفع العمال إلى العمل وكيفية جعل العمل أكثر جاذبية. أسس كين مبدأ المعاملة بالمثل لمتابعة ذلك بالضبط. لقد دفع نجاح Reciprocity من خلال هذا الهدف القائم على المهمة المتمثل في إشراك الموظفين في أهداف الحوكمة والمخاطر والامتثال لشركتهم من أجل خلق المزيد من مواطني الشركات ذوي التفكير الاجتماعي. حصل كين على درجة البكالوريوس في علوم الكمبيوتر والهندسة الكهربائية من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا. تعرف على المزيد حول ReciprocityLabs.com.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• عمليات إدارة تدقيق سير العمل الفعال
• ما هو الامتثال وإدارة السجلات
• ما هي أنظمة إدارة الامتثال
• تجزئة الشبكة والامتثال لـ PCI
• تحديد نطاق تدقيق SOC2