Cele mai bune practici pentru managementul conformității

Deoarece noile reglementări și reglementările actualizate ale industriei guvernează acum multe întreprinderi, managementul conformității este acum în centrul atenției pentru toate industriile. În cele mai multe cazuri, cerințele de conformitate implică o inspecție amănunțită a foilor de calcul.

Specialiști renumiți în securitate cibernetică vă recomandă să vă revizuiți mediul de date și să vă asigurați că există eficacitatea controlului. Acest lucru vă va ajuta să atenuați orice posibilă încălcare a datelor. Este important să faceți conformarea parte a afacerii.

Cu toate acestea, dacă datele dumneavoastră rămân sigilate în diferite departamente, menținerea datelor exacte și actualizate ar putea fi dificilă.

Sfaturi pentru a crea un program eficient de conformitate corporativă

A avea un program de conformitate cu afaceri presupune crearea unei echipe dedicate necesităților legale și ale industriei. În trecut, Chief Information Security Officer (CISO) sau Chief Information Officer obișnuiau să lucreze cu conformitatea dvs. pentru a crea un program corporativ de conformitate. Cu toate acestea, lucrurile iau o altă întorsătură.

Afacerea dvs. trebuie să construiască comunicații interdepartamentale. Afacerea dvs. va încorpora mai mult software ca serviciu (SaaS) pentru a facilita operațiunile. Deci, va trebui să organizați mai multe discuții interne cu acționarii.

De exemplu, departamentul de resurse umane ar putea alege să folosească mai multe platforme SaaS pentru a le permite să desfășoare diferite sarcini în mod eficient. Aceste platforme includ mediul de facturare pentru lucrătorii plătitori și o platformă pentru urmărirea orelor. De asemenea, departamentul dvs. de marketing ar putea folosi o platformă de planificare a rețelelor sociale și o platformă de bază de date de contact. Toate aceste platforme de activare SaaS joacă un rol în creșterea riscului de conformitate.

Din acest motiv, programul dvs. de conformitate corporativ ar trebui să cuprindă o echipă interdepartamentală pentru ca dvs. să înregistrați toate activele.

Crearea unui program eficient de management al riscului

Este munca echipei pe care ați creat-o să se unească și să evalueze riscurile pe care le aduc activele. Pentru a avea un program eficient de management al riscului, trebuie să determinați tipul de date care este venerabil încălcării și modul în care acestea vor afecta afacerea.

În primul rând, trebuie să creați un catalog al tuturor activelor de date digitale. Aceasta va include toate datele din sisteme și rețele, aplicații și software.

Apoi, veți examina datele stocate în acele active, veți transmite și procesa. Rețineți că tipul de date în care interacționează activele dvs. digitale poate modifica nivelul de risc implicat.

Informațiile care trebuie securizate tind să se schimbe în funcție de diverse lucruri.

Aceasta include:

• Cine îl folosește
• Cum interacționează ei cu el
• Ce este
• Unde este depozitat
• Cum se transmite
• Modalități de gestionare a riscului furnizorului

În prezent, utilizarea platformei SaaS este în creștere la un nivel superior. Din acest motiv, gestionarea riscurilor furnizorilor a fost o problemă mai profundă. Majoritatea cerințelor de conformitate cu reglementările acordă atenție obținerii monitorizării securității lanțului de aprovizionare.

Supravegherea furnizorilor dvs. crește grămada de documente necesare pentru a crea un program eficient de conformitate. Prin urmare, asigurați-vă că vă catalogați furnizorii, oamenii și digitalul, asigurându-vă în același timp că respectă controalele de securitate.

• Asigurați-vă că acționarii dvs. interni cunosc rolurile lor pentru monitorizarea furnizorilor
• Înregistrați accesul și autorizarea furnizorului la rețea, sistemele și software-ul dvs
• Aveți o listă actualizată care dovedește o monitorizare eficientă asupra controlului furnizorilor
• Asigurați-vă că le revizuiți controalele de securitate, le înregistrați feedbackul și examinați orice audit intern sau extern finalizat
• Toate aceste lucrări ar trebui să aibă documentație de la fiecare furnizor pe care îl depozitați în diferite locații

Ce face foile de calcul un instrument eficient de management al conformității?

Majoritatea sistemelor de management al conformității au început să utilizeze o foaie de calcul, deoarece este ușor de utilizat și ieftin. De asemenea, vă permite să vă documentați controalele cu ușurință. Driverele cloud au oferit o modalitate ușoară de a partaja și edita un document. Deci, oamenii au găsit o modalitate mai bună de a stabili responsabilitatea internă a acționarilor fără a cheltui mai mulți bani.

Din cauza unor factori, foaia de calcul a crescut pe măsură ce afacerea s-a extins. Pe măsură ce numărul vânzătorilor a crescut, mai multe file au fost adăugate foilor de calcul.

În plus, urmărirea unor erori a fost dificilă, deoarece driverele cloud au salvat cele mai recente informații pe care le-ați adăugat. Compararea diferitelor înregistrări de documente a fost copleșitoare, deoarece nu puteai ști dacă părțile și-au gestionat bine recenziile.

Actualizările controalelor precum corecțiile de securitate au fost dificil de documentat în mod adecvat.

Această muncă a fost grea și a consumat timp, astfel încât a adus un potențial risc de conformitate.

Cum puteți reduce sarcina de management al conformității?

Există produse pe piață care vă permit să aveți liniște atunci când vă monitorizați programul de management al conformității.

Acestea vin cu un sistem simplu de utilizat care vă permite să stabiliți accesul la documente bazat pe roluri. Deci, acționarii tăi interni vor primi doar datele de care au nevoie. Creați acces la documente legându-le la sarcinile și funcțiile postului. Acest lucru permite HR să facă modificări furnizorilor lor, iar departamentul de marketing va avea acces la al lor. Acest lucru îl ajută pe directorul de conformitate să urmărească în mod eficient schimbările, asigurând în același timp o documentare adecvată.

De asemenea, oferă flux de lucru și abilități de management care vă permit să alocați roluri oamenilor și să urmăriți progresul acestora. Nu trebuie să trimiteți actualizări prin e-mail și să solicitați.

Deoarece sistemul este o sursă de adevăr pentru orice documentație de audit, veți economisi timp oferind feedback cu privire la cererile de audit și veți economisi bani în procesul de audit.

Nota editorului: Ken Lynch este un veteran al startup-ului de software pentru întreprinderi, care a fost întotdeauna fascinat de ceea ce îi determină pe lucrători să lucreze și de cum să facă munca mai atractivă. Ken a fondat Reciprocity pentru a urmări tocmai asta. El a propulsat succesul Reciprocity cu acest obiectiv bazat pe misiuni de a angaja angajații cu obiectivele de guvernanță, risc și conformitate ale companiei lor, pentru a crea cetățeni corporativi cu o minte mai socială. Ken și-a obținut licența în Informatică și Inginerie Electrică de la MIT. Aflați mai multe despre la ReciprocityLabs.com.

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.

Recomandările editorilor:

• Procese eficiente de management al auditului fluxului de lucru
• Ce este conformitatea și managementul înregistrărilor
• Ce sunt sistemele de management al conformității
• Segmentarea rețelei și conformitatea PCI
• Definirea domeniului unui audit SOC2