Najlepsze praktyki zarządzania zgodnością

Ponieważ nowe przepisy i zaktualizowane przepisy branżowe regulują obecnie wiele firm, zarządzanie zgodnością jest obecnie w centrum uwagi wszystkich branż. W większości przypadków wymagania dotyczące zgodności obejmują dokładną kontrolę arkuszy kalkulacyjnych.

Renomowani specjaliści ds. cyberbezpieczeństwa zalecają przejrzenie środowiska danych i upewnienie się, że kontrola jest skuteczna. Pomoże Ci to złagodzić wszelkie możliwe naruszenia bezpieczeństwa danych. Ważne jest, aby zgodność stała się częścią biznesu.

Niemniej jednak, jeśli Twoje dane pozostają zamknięte w różnych działach, utrzymanie dokładnych i aktualnych danych może być trudne.

Wskazówki, jak stworzyć skuteczny korporacyjny program zgodności

Posiadanie programu business compliance wiąże się z utworzeniem zespołu zajmującego się nadrzędnymi potrzebami prawnymi i branżowymi. W przeszłości dyrektor ds. bezpieczeństwa informacji (CISO) lub dyrektor ds. informacji współpracował z Twoją zgodnością w celu stworzenia korporacyjnego programu zgodności. Jednak sprawy przybierają inny obrót.

Twoja firma musi budować komunikację między działami. Twoja firma wprowadzi więcej oprogramowania jako usługi (SaaS), aby ułatwić operacje. Musisz więc organizować więcej wewnętrznych dyskusji z udziałowcami.

Na przykład dział zasobów ludzkich może zdecydować się na użycie kilku platform SaaS, aby umożliwić im efektywne wykonywanie różnych zadań. Platformy te obejmują medium rozliczeniowe dla płacących pracowników i platformę do śledzenia godzin. Ponadto Twój dział marketingu może korzystać z platformy do planowania mediów społecznościowych i platformy bazy danych kontaktów. Wszystkie te platformy umożliwiające SaaS odgrywają rolę w zwiększaniu ryzyka zgodności.

Z tego powodu Twój korporacyjny program zgodności powinien obejmować międzywydziałowy zespół, który będzie rejestrował wszystkie zasoby.

Stworzenie skutecznego programu zarządzania ryzykiem

Jest to praca zespołu, który stworzyłeś, aby zebrać się i ocenić ryzyko, jakie niosą ze sobą ich aktywa. Aby mieć skuteczny program zarządzania ryzykiem, musisz określić rodzaj danych, które są narażone na naruszenie i jak wpłynie to na biznes.

Najpierw musisz utworzyć katalog wszystkich zasobów danych cyfrowych. Obejmuje to wszystkie dane z systemów i sieci, aplikacji i oprogramowania.

Następnie przejrzysz dane przechowywane w tych aktywach, przekażesz i przetworzysz. Pamiętaj, że rodzaj danych, z którymi Twoje zasoby cyfrowe wchodzą w interakcje, może zmienić poziom ryzyka.

Informacje, które należy zabezpieczyć, zmieniają się w zależności od różnych rzeczy.

To zawiera:

• Kto tego używa
• Jak wchodzą z tym w interakcję
• Co to jest
• Gdzie jest przechowywany
• Jak to jest przekazywane
• Sposoby zarządzania ryzykiem dostawcy

Obecnie wykorzystanie platformy SaaS rośnie w pierwszym tempie. Z tego powodu zarządzanie ryzykiem dostawcy było głębszą sytuacją. Większość wymagań dotyczących zgodności z przepisami zwraca uwagę na uzyskanie monitorowania bezpieczeństwa łańcucha dostaw.

Nadzorowanie dostawców zwiększa stertę papierkowej roboty potrzebnej do stworzenia skutecznego programu zgodności. Dlatego upewnij się, że skatalogujesz swoich dostawców, ludzi i cyfrowe, jednocześnie zapewniając, że przestrzegają oni kontroli bezpieczeństwa.

• Upewnij się, że wewnętrzni udziałowcy znają swoje role w monitorowaniu swoich dostawców
• Rejestruj dostęp dostawcy i autoryzację do swojej sieci, systemów i oprogramowania
• Mieć aktualną listę, która potwierdza skuteczne monitorowanie kontroli dostawców
• Upewnij się, że przeglądasz ich kontrole bezpieczeństwa, rejestrujesz ich opinie i sprawdzasz każdy zakończony audyt wewnętrzny lub zewnętrzny
• Cała ta praca powinna mieć dokumentację od każdego dostawcy, którą przechowujesz w różnych lokalizacjach

Co sprawia, że ​​arkusze kalkulacyjne są skutecznym narzędziem do zarządzania zgodnością?

Większość systemów zarządzania zgodnością zaczęła używać arkusza kalkulacyjnego, ponieważ jest łatwy w użyciu i tani. Pozwala także z łatwością dokumentować kontrolki. Sterowniki w chmurze oferowały łatwy sposób udostępniania i edytowania dokumentu. Tak więc ludzie znaleźli lepszy sposób na ustalenie wewnętrznej odpowiedzialności akcjonariuszy bez wydawania większych pieniędzy.

Z powodu pewnych czynników arkusz kalkulacyjny rósł wraz ze wzrostem działalności. Wraz ze wzrostem liczby dostawców do arkuszy kalkulacyjnych dodawane były kolejne zakładki.

Co więcej, śledzenie niektórych błędów było trudne, ponieważ sterowniki w chmurze zapisywały najnowsze dodane informacje. Porównywanie różnych zapisów dokumentów było przytłaczające, ponieważ nie można było wiedzieć, czy strony dobrze zarządzały swoimi recenzjami.

Aktualizacje kontroli, takie jak poprawki bezpieczeństwa, były trudne do odpowiedniego udokumentowania.

Praca ta była ciężka i czasochłonna, przez co wiązała się z potencjalnym ryzykiem braku zgodności.

Jak możesz zmniejszyć obciążenie związane z zarządzaniem zgodnością?

Na rynku dostępne są produkty, które zapewniają spokój ducha podczas monitorowania programu zarządzania zgodnością.

Są dostarczane z prostym w użyciu systemem, który umożliwia ustanowienie dostępu do dokumentów opartego na rolach. Tak więc Twoi wewnętrzni udziałowcy otrzymają tylko te dane, których potrzebują. Tworzysz dostęp do dokumentów, łącząc je z obowiązkami i funkcjami w pracy. Dzięki temu dział HR może wprowadzać zmiany w swoich dostawcach, a dział marketingu będzie miał dostęp do swoich. Pomaga to kierownikowi ds. zgodności skutecznie śledzić zmiany, zapewniając jednocześnie odpowiednią dokumentację.

Oferuje również sprawność przepływu pracy i zarządzania, która umożliwia przydzielanie ról osobom i śledzenie ich postępów. Nie musisz wysyłać aktualizacji e-mail i prosić.

Ponieważ system jest źródłem prawdy dla każdej dokumentacji audytowej, zaoszczędzisz czas na udzielanie informacji zwrotnych na temat wniosków audytowych i zaoszczędzisz pieniądze na procesie audytu.

Uwaga redaktora: Ken Lynch jest weteranem tworzenia oprogramowania dla przedsiębiorstw, który zawsze był zafascynowany tym, co motywuje pracowników do pracy i jak sprawić, by praca była bardziej angażująca. Ken założył Reciprocity, aby to osiągnąć. Napędzał sukces Reciprocity dzięki temu celowi opartemu na misji, jakim jest zaangażowanie pracowników w cele związane z zarządzaniem, ryzykiem i zgodnością ich firmy, aby stworzyć bardziej społecznie nastawionych obywateli korporacyjnych. Ken uzyskał tytuł licencjata w dziedzinie informatyki i elektrotechniki na MIT. Dowiedz się więcej na ReciprocityLabs.com.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Efektywne procesy zarządzania audytem przepływu pracy
• Co to jest zarządzanie zgodnością i zapisami
• Czym są systemy zarządzania zgodnością
• Segmentacja sieci i zgodność z PCI
• Scoping audytu SOC2