Лучшие практики управления соответствием требованиям

Поскольку новые правила и обновленные отраслевые правила теперь регулируют многие предприятия, управление соответствием теперь находится в центре внимания для всех отраслей. В большинстве случаев требования соответствия включают тщательную проверку электронных таблиц.

Известные специалисты по кибербезопасности рекомендуют вам проверить среду данных и убедиться в эффективности контроля. Это поможет вам предотвратить любую возможную утечку данных. Важно сделать комплаенс частью бизнеса.

Тем не менее, если ваши данные остаются запечатанными в различных отделах, поддержание точных и обновленных данных может быть затруднено.

Советы по созданию эффективной корпоративной программы соответствия

Наличие деловой программы соответствия влечет за собой создание команды, занимающейся всеобъемлющими юридическими и отраслевыми потребностями. В прошлом директор по информационной безопасности (CISO) или директор по информационным технологиям работал с вашим комплаенсом, чтобы создать корпоративную программу комплаенса. Однако дело принимает другой оборот.

Ваш бизнес должен строить межведомственные связи. Ваш бизнес будет включать больше программного обеспечения как услуги (SaaS) для облегчения операций. Таким образом, вам нужно будет организовать больше внутренних обсуждений с акционерами.

Например, отдел кадров может использовать несколько платформ SaaS, чтобы эффективно выполнять различные задачи. Эти платформы включают средства выставления счетов для оплаты труда работников и платформу для отслеживания часов. Кроме того, ваш отдел маркетинга может использовать платформу планирования социальных сетей и базу данных контактов. Все эти поддерживающие SaaS платформы играют определенную роль в повышении вашего риска соответствия требованиям.

По этой причине ваша корпоративная программа соответствия должна включать межведомственную команду, чтобы вы могли регистрировать все активы.

Создание эффективной программы управления рисками

Это работа команды, которую вы создали, чтобы собраться вместе и оценить риски, которые несут их активы. Чтобы иметь эффективную программу управления рисками, вы должны определить тип данных, которые можно взломать, и то, как это повлияет на бизнес.

Во-первых, вам нужно создать каталог всех активов цифровых данных. Это будет включать все данные из систем и сетей, приложений и программного обеспечения.

Затем вы просмотрите данные, хранящиеся в этих активах, передадите и обработаете. Обратите внимание, что тип данных, с которыми взаимодействуют ваши цифровые активы, может изменить уровень риска.

Информация, которую необходимо защитить, имеет тенденцию меняться в зависимости от различных факторов.

Это включает в себя:

• Кто его использует
• Как они с ним взаимодействуют
• Что это
• Где хранится
• Как это передается
• Способы управления рисками поставщиков

В настоящее время использование платформы SaaS растет быстрыми темпами. По этой причине управление рисками поставщиков оказалось более сложной задачей. Большинство требований соответствия нормативным требованиям уделяют внимание мониторингу безопасности цепочки поставок.

Надзор за вашими поставщиками увеличивает количество документов, необходимых для создания эффективной программы соответствия. Поэтому убедитесь, что вы каталогизируете своих поставщиков, людей и цифровые технологии, обеспечивая при этом соблюдение мер безопасности.

• Убедитесь, что ваши внутренние акционеры знают свои роли в мониторинге своих поставщиков
• Записывайте доступ поставщиков и авторизацию к вашей сети, системам и программному обеспечению.
• Иметь актуальный список, подтверждающий эффективный мониторинг контроля над поставщиками
• Убедитесь, что вы просматриваете их меры безопасности, записываете их отзывы и изучаете все завершенные внутренние или внешние аудиты.
• Вся эта работа должна иметь документацию от каждого поставщика, которого вы храните в разных местах.

Что делает электронные таблицы эффективным инструментом управления соответствием требованиям?

Большинство систем управления соответствием начали использовать электронные таблицы, поскольку они просты в использовании и дешевы. Это также позволяет легко документировать элементы управления. Облачные драйверы предложили простой способ поделиться документом и отредактировать его. Таким образом, люди нашли лучший способ установить внутреннюю подотчетность акционеров, не тратя больше денег.

Из-за некоторых факторов электронная таблица увеличивалась по мере масштабирования бизнеса. По мере увеличения числа поставщиков в электронные таблицы добавлялось больше вкладок.

Кроме того, отследить некоторые ошибки было сложно, поскольку облачные драйверы сохраняли самую последнюю добавленную вами информацию. Сравнение различных записей документов было ошеломляющим, поскольку вы не могли знать, хорошо ли стороны справились со своими проверками.

Обновления элементов управления, такие как исправления безопасности, было трудно адекватно документировать.

Эта работа была сложной и трудоемкой, так что она создавала потенциальный риск несоблюдения требований.

Как вы можете уменьшить бремя управления соответствием требованиям?

На рынке есть продукты, которые позволяют вам быть спокойными при мониторинге вашей программы управления соответствием требованиям.

Они поставляются с простой в использовании системой, которая позволяет устанавливать доступ к документам на основе ролей. Таким образом, ваши внутренние акционеры получат только те данные, которые им нужны. Вы создаете доступ к документам, связывая их с должностными обязанностями и функциями. Это позволяет HR вносить изменения в своих поставщиков, а отдел маркетинга будет иметь доступ к своим. Это помогает руководителю по соблюдению требований эффективно отслеживать изменения, обеспечивая при этом надлежащую документацию.

Кроме того, он предлагает рабочий процесс и мастерство управления, которые позволяют вам назначать роли людям и отслеживать их прогресс. Вам не нужно отправлять обновления по электронной почте и запрашивать.

Поскольку система является источником достоверной информации для любой аудиторской документации, вы сэкономите время, давая обратную связь по запросам на аудит, и сэкономите деньги на процессе аудита.

Примечание редактора: Кен Линч — ветеран запуска корпоративного программного обеспечения, которого всегда интересовало, что побуждает сотрудников работать и как сделать работу более увлекательной. Кен основал Reciprocity именно для этого. Он способствовал успеху Reciprocity благодаря этой миссионерской цели, заключающейся в том, чтобы привлечь сотрудников к управлению, рискам и целям соблюдения требований их компании, чтобы создать более социально настроенных корпоративных граждан. Кен получил степень бакалавра компьютерных наук и электротехники в Массачусетском технологическом институте. Узнайте больше на ReciprocityLabs.com.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.

Рекомендации редакции:

• Эффективные процессы управления аудитом рабочих процессов
• Что такое комплаенс и управление записями
• Что такое системы управления комплаенс
• Сегментация сети и соответствие PCI
• Объем аудита SOC2