Praktik terbaik untuk manajemen kepatuhan

Karena peraturan baru dan peraturan industri yang diperbarui sekarang mengatur banyak bisnis, manajemen kepatuhan kini menjadi fokus untuk semua industri. Dalam kebanyakan kasus, persyaratan kepatuhan melibatkan pemeriksaan spreadsheet secara menyeluruh.

Pakar keamanan siber terkenal menyarankan Anda meninjau lingkungan data Anda dan memastikan ada efektivitas kontrol. Ini akan membantu Anda mengurangi kemungkinan pelanggaran data. Menjadikan kepatuhan sebagai bagian dari bisnis itu penting.

Namun demikian, jika data Anda tetap disegel di berbagai departemen, mempertahankan data yang akurat dan diperbarui mungkin sulit.

Kiat untuk membuat program kepatuhan perusahaan yang efektif

Memiliki program kepatuhan bisnis memerlukan pembuatan tim yang didedikasikan untuk memenuhi kebutuhan hukum dan industri. Di masa lalu, Chief Information Security Officer (CISO) atau Chief Information Officer bekerja dengan kepatuhan Anda untuk membuat program kepatuhan perusahaan. Namun, hal-hal mengambil giliran yang berbeda.

Bisnis Anda harus membangun komunikasi lintas departemen. Bisnis Anda akan menggabungkan lebih banyak perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) untuk memfasilitasi operasi. Jadi, Anda perlu mengatur lebih banyak diskusi pemegang saham internal.

Misalnya, departemen sumber daya manusia mungkin memilih untuk menggunakan beberapa platform SaaS untuk memungkinkan mereka melakukan berbagai tugas secara efisien. Platform ini termasuk media penagihan untuk membayar pekerja dan platform untuk melacak jam. Juga, departemen pemasaran Anda dapat menggunakan platform penjadwalan media sosial dan platform basis data kontak. Semua platform yang mengaktifkan SaaS ini berperan dalam meningkatkan risiko kepatuhan Anda.

Untuk alasan ini, program kepatuhan perusahaan Anda harus terdiri dari tim antardepartemen agar Anda dapat mencatat semua aset.

Membuat program manajemen risiko yang efektif

Ini adalah pekerjaan tim yang Anda buat untuk berkumpul dan mengevaluasi risiko yang dibawa aset mereka. Untuk memiliki program manajemen risiko yang efektif, Anda harus menentukan jenis data yang dapat dilanggar dan bagaimana hal itu akan memengaruhi bisnis.

Pertama, Anda perlu membuat katalog semua aset data digital. Ini akan mencakup semua data dari sistem dan jaringan, aplikasi dan perangkat lunak.

Kemudian, Anda akan meninjau data yang tersimpan dalam aset tersebut, mengirimkan dan memprosesnya. Perhatikan bahwa jenis data tempat aset digital Anda berinteraksi dapat mengubah tingkat risiko yang terlibat.

Informasi yang perlu diamankan cenderung berubah-ubah tergantung berbagai hal.

Ini termasuk:

• Siapa yang menggunakannya?
• Bagaimana mereka berinteraksi dengannya
• Apa itu
• Di mana disimpan
• Bagaimana penularannya?
• Cara untuk mengelola risiko vendor

Saat ini, penggunaan platform SaaS meningkat pesat. Untuk alasan ini, mengelola risiko vendor telah menjadi kesulitan yang lebih dalam. Sebagian besar persyaratan kepatuhan peraturan memperhatikan untuk mendapatkan pemantauan keamanan rantai pasokan.

Mengawasi vendor Anda meningkatkan tumpukan dokumen yang diperlukan untuk membuat program kepatuhan yang efektif. Oleh karena itu, pastikan Anda membuat katalog vendor, manusia, dan digital Anda sambil memastikan mereka menjunjung tinggi kontrol keamanan.

• Pastikan bahwa pemegang saham internal Anda mengetahui peran mereka untuk memantau vendor mereka
• Rekam akses dan otorisasi vendor ke jaringan, sistem, dan perangkat lunak Anda
• Miliki daftar terbaru yang membuktikan pemantauan efektif atas kendali vendor
• Pastikan Anda meninjau kontrol keamanan mereka, mencatat umpan balik mereka, dan memeriksa setiap audit internal atau eksternal yang diselesaikan
• Semua pekerjaan ini harus memiliki dokumentasi dari setiap vendor yang Anda simpan di berbagai lokasi

Apa yang membuat spreadsheet menjadi alat manajemen kepatuhan yang efektif?

Sebagian besar sistem manajemen kepatuhan mulai menggunakan spreadsheet karena mudah digunakan, dan murah. Ini juga memungkinkan Anda mendokumentasikan kontrol Anda dengan mudah. Driver cloud menawarkan cara mudah untuk berbagi dan mengedit dokumen. Jadi, orang menemukan cara yang lebih baik untuk membangun akuntabilitas pemegang saham internal tanpa menghabiskan lebih banyak uang.

Karena beberapa faktor, spreadsheet meningkat seiring dengan skala bisnis. Saat jumlah vendor meningkat, lebih banyak tab ditambahkan ke spreadsheet.

Selain itu, sulit untuk melacak beberapa kesalahan karena driver cloud menyimpan informasi terbaru yang Anda tambahkan. Membandingkan catatan dokumen yang berbeda sangat banyak karena Anda tidak dapat mengetahui apakah pihak-pihak tersebut mengelola ulasan mereka dengan baik.

Pembaruan untuk kontrol seperti patch keamanan sulit untuk didokumentasikan secara memadai.

Pekerjaan ini sulit dan memakan waktu sehingga membawa potensi risiko kepatuhan.

Bagaimana Anda dapat mengurangi Beban Manajemen Kepatuhan?

Ada produk di pasar yang memungkinkan Anda mendapatkan ketenangan pikiran saat memantau program manajemen kepatuhan Anda.

Mereka datang dengan sistem yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda membuat akses berbasis peran ke dokumen. Jadi, pemegang saham internal Anda hanya akan mendapatkan data yang mereka butuhkan. Anda membuat akses ke dokumen dengan menautkannya ke tugas dan fungsi pekerjaan. Hal ini memungkinkan HR untuk membuat modifikasi pada vendor mereka dan departemen pemasaran akan memiliki akses ke vendor mereka. Ini membantu eksekutif kepatuhan untuk melacak perubahan secara efektif sambil memastikan dokumentasi yang tepat.

Selain itu, ia menawarkan alur kerja dan kecakapan manajemen yang memungkinkan Anda mengalokasikan peran kepada orang-orang dan melacak kemajuan mereka. Anda tidak perlu mengirim pembaruan dan permintaan email.

Karena sistem adalah sumber kebenaran untuk dokumentasi audit apa pun, Anda akan menghemat waktu memberikan umpan balik atas permintaan audit dan menghemat uang untuk proses audit.

Catatan Editor: Ken Lynch adalah veteran startup perangkat lunak perusahaan, yang selalu terpesona dengan apa yang mendorong pekerja untuk bekerja dan bagaimana membuat pekerjaan lebih menarik. Ken mendirikan Timbal Balik untuk mengejar hal itu. Dia telah mendorong kesuksesan Reciprocity dengan tujuan berbasis misi ini untuk melibatkan karyawan dengan tujuan tata kelola, risiko, dan kepatuhan perusahaan mereka untuk menciptakan warga korporat yang lebih berpikiran sosial. Ken memperoleh gelar BS di bidang Ilmu Komputer dan Teknik Elektro dari MIT. Pelajari lebih lanjut tentang di ReciprocityLabs.com.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Proses manajemen audit alur kerja yang efektif
• Apa itu kepatuhan & manajemen catatan?
• Apa itu sistem manajemen kepatuhan?
• Segmentasi jaringan dan kepatuhan PCI
• Mencakup audit SOC2