Práticas recomendadas para gerenciamento de conformidade

Como as novas regulamentações e regulamentações atualizadas do setor agora estão governando muitos negócios, o gerenciamento de conformidade agora é o foco de todos os setores. Na maioria dos casos, os requisitos de conformidade envolvem uma inspeção minuciosa das planilhas.

Especialistas renomados em segurança cibernética recomendam que você revise seu ambiente de dados e garanta a eficácia do controle. Isso ajudará você a aliviar qualquer possível violação de dados. Tornar a conformidade parte do negócio é importante.

No entanto, se seus dados permanecerem lacrados em vários departamentos, pode ser difícil manter dados precisos e atualizados.

Dicas para criar um programa de compliance corporativo eficaz

Ter um programa de conformidade de negócios envolve a criação de uma equipe dedicada a atender às necessidades legais e do setor. No passado, o Chief Information Security Officer (CISO) ou o Chief Information Officer costumavam trabalhar com a sua conformidade para criar um programa de conformidade corporativa. No entanto, as coisas estão tomando um rumo diferente.

Sua empresa deve criar comunicações entre departamentos. Sua empresa incorporará mais software como serviço (SaaS) para facilitar as operações. Portanto, você precisará organizar mais discussões internas com os acionistas.

Por exemplo, o departamento de recursos humanos pode optar por usar várias plataformas SaaS para permitir que realizem várias tarefas com eficiência. Essas plataformas incluem um meio de cobrança para trabalhadores pagantes e uma plataforma para rastreamento de horas. Além disso, seu departamento de marketing pode estar usando uma plataforma de agendamento de mídia social e uma plataforma de banco de dados de contatos. Todas essas plataformas de habilitação de SaaS desempenham um papel no aumento do risco de conformidade.

Por esse motivo, seu programa de conformidade corporativa deve incluir uma equipe interdepartamental para você registrar todos os ativos.

Criando um programa de gerenciamento de risco eficaz

É o trabalho da equipe que você criou para se unir e avaliar os riscos que seus ativos trazem. Para ter um programa de gerenciamento de risco eficaz, você deve determinar o tipo de dados que é venerável à violação e como isso afetará os negócios.

Primeiro, você precisa criar um catálogo de todos os ativos de dados digitais. Isso incluirá todos os dados de sistemas e redes, aplicativos e software.

Em seguida, você revisará os dados armazenados nesses ativos, transmitirá e processará. Observe que o tipo de dados com os quais seus ativos digitais interagem podem alterar o nível de risco envolvido.

As informações que precisam ser protegidas tendem a mudar dependendo de várias coisas.

Isso inclui:

• Quem está usando
• Como eles estão interagindo com ele
• O que é isso
• Onde está armazenado
• Como é transmitido
• Maneiras de gerenciar o risco do fornecedor

Atualmente, o uso da plataforma SaaS está aumentando em uma primeira taxa. Por esse motivo, gerenciar os riscos do fornecedor tem sido uma situação mais profunda. A maioria dos requisitos de conformidade regulatória presta atenção à obtenção de monitoramento de segurança da cadeia de suprimentos.

Supervisionar seus fornecedores aumenta a pilha de papelada necessária para criar um programa de conformidade eficaz. Portanto, certifique-se de catalogar seus fornecedores, humanos e digitais, garantindo que eles mantenham os controles de segurança.

• Garanta que seus acionistas internos conheçam suas funções para monitorar seus fornecedores
• Registre o acesso e a autorização do fornecedor para sua rede, sistemas e software
• Tenha uma lista atualizada que comprove o monitoramento eficaz sobre o controle dos fornecedores
• Certifique-se de revisar seus controles de segurança, registrar seus comentários e examinar qualquer auditoria interna ou externa concluída
• Todo esse trabalho deve ter documentação de todos os fornecedores que você armazena em vários locais

O que torna as planilhas uma ferramenta eficaz de gerenciamento de conformidade?

A maioria dos sistemas de gerenciamento de conformidade começou a usar uma planilha, pois é fácil de usar e barata. Também permite documentar seus controles com facilidade. Os drivers de nuvem ofereceram uma maneira fácil de compartilhar e editar um documento. Assim, as pessoas encontraram uma maneira melhor de estabelecer a responsabilidade interna dos acionistas sem gastar mais dinheiro.

Devido a alguns fatores, a planilha aumentou à medida que o negócio cresceu. À medida que o número de fornecedores aumentava, mais guias eram adicionadas às planilhas.

Além disso, rastrear alguns erros foi difícil, pois os drivers da nuvem salvaram as informações mais recentes que você adicionou. A comparação de diferentes registros de documentos era esmagadora, pois não era possível saber se as partes administravam bem suas revisões.

Atualizações de controles como patches de segurança eram difíceis de documentar adequadamente.

Esse trabalho era tão árduo e demorado que trazia um risco potencial de conformidade.

Como você pode diminuir a carga de gerenciamento de conformidade?

Existem produtos no mercado que permitem que você fique tranquilo ao monitorar seu programa de gerenciamento de conformidade.

Eles vêm com um sistema simples de usar que permite que você estabeleça acesso a documentos baseado em função. Assim, seus acionistas internos receberão apenas os dados de que precisam. Você cria acesso a documentos vinculando-os a deveres e funções de trabalho. Isso permite que o RH faça modificações em seus fornecedores e o departamento de marketing terá acesso aos deles. Isso ajuda o executivo de conformidade a acompanhar as mudanças de forma eficaz, garantindo a documentação adequada.

Além disso, oferece capacidade de fluxo de trabalho e gerenciamento que permite alocar funções a pessoas e acompanhar seu progresso. Você não precisa enviar atualizações e solicitações por e-mail.

Como o sistema é uma fonte de verdade para qualquer documentação de auditoria, você economizará tempo dando feedback sobre solicitações de auditoria e economizará dinheiro no processo de auditoria.

Nota do editor: Ken Lynch é um veterano de startups de software empresarial, que sempre foi fascinado sobre o que leva os trabalhadores a trabalhar e como tornar o trabalho mais envolvente. Ken fundou a Reciprocity para buscar exatamente isso. Ele impulsionou o sucesso da Reciprocity com esse objetivo baseado em missão de envolver os funcionários com as metas de governança, risco e conformidade de sua empresa para criar cidadãos corporativos mais socialmente conscientes. Ken obteve seu bacharelado em Ciência da Computação e Engenharia Elétrica pelo MIT. Saiba mais sobre em ReciprocityLabs.com.

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