Migliori pratiche per la gestione della conformità

Poiché le nuove normative e le normative di settore aggiornate stanno ora governando molte aziende, la gestione della conformità è ora al centro di tutti i settori. Nella maggior parte dei casi, i requisiti di conformità implicano un'ispezione approfondita dei fogli di calcolo.

Rinomati specialisti della sicurezza informatica consigliano di rivedere il proprio ambiente di dati e assicurarsi che vi sia l'efficacia del controllo. Questo ti aiuterà ad alleviare qualsiasi possibile violazione dei dati. Rendere la conformità parte del business è importante.

Tuttavia, se i tuoi dati rimangono sigillati in vari dipartimenti, mantenere dati accurati e aggiornati potrebbe essere difficile.

Suggerimenti per creare un efficace programma di conformità aziendale

Avere un programma di conformità aziendale implica la creazione di un team dedicato alle necessità legali e del settore generali. In passato, il Chief Information Security Officer (CISO) o il Chief Information Officer lavoravano con la tua conformità per creare un programma di conformità aziendale. Tuttavia, le cose stanno prendendo una piega diversa.

La tua azienda deve creare comunicazioni interdipartimentali. La tua azienda incorporerà più software come servizio (SaaS) per facilitare le operazioni. Quindi, dovrai organizzare più discussioni interne con gli azionisti.

Ad esempio, il dipartimento delle risorse umane potrebbe scegliere di utilizzare diverse piattaforme SaaS per consentire loro di svolgere diverse attività in modo efficiente. Queste piattaforme includono un mezzo di fatturazione per pagare i lavoratori e una piattaforma per il monitoraggio delle ore. Inoltre, il tuo reparto marketing potrebbe utilizzare una piattaforma di pianificazione dei social media e una piattaforma di database di contatti. Tutte queste piattaforme abilitanti SaaS svolgono un ruolo nell'aumentare il rischio di conformità.

Per questo motivo, il tuo programma di conformità aziendale dovrebbe comprendere un team interdipartimentale per la registrazione di tutte le risorse.

Creazione di un efficace programma di gestione del rischio

È il lavoro del team che hai creato per riunirsi e valutare i rischi che le loro risorse comportano. Per disporre di un programma di gestione del rischio efficace, è necessario determinare il tipo di dati che è venerabile per la violazione e in che modo influirà sull'azienda.

Innanzitutto, è necessario creare un catalogo di tutte le risorse di dati digitali. Ciò includerà tutti i dati provenienti da sistemi e reti, applicazioni e software.

Quindi, esaminerai i dati archiviati in tali risorse, li trasmetterai ed elaborerai. Tieni presente che il tipo di dati in cui interagiscono le tue risorse digitali può alterare il livello di rischio coinvolto.

Le informazioni che devono essere protette tendono a cambiare a seconda di varie cose.

Ciò comprende:

• Chi lo sta usando
• Come interagiscono con esso
• Cos'è
• Dove è conservato
• Come si trasmette
• Modi per gestire il rischio del fornitore

Attualmente, l'uso della piattaforma SaaS sta aumentando a un ritmo di prim'ordine. Per questo motivo, la gestione dei rischi dei fornitori è stata una difficile situazione. La maggior parte dei requisiti di conformità normativa presta attenzione all'ottenimento del monitoraggio della sicurezza della catena di approvvigionamento.

La supervisione dei tuoi fornitori aumenta la quantità di scartoffie necessarie per creare un programma di conformità efficace. Pertanto, assicurati di catalogare i tuoi fornitori, esseri umani e digitali assicurandoti che mantengano i controlli di sicurezza.

• Assicurati che i tuoi azionisti interni conoscano i loro ruoli per monitorare i loro fornitori
• Registra l'accesso e l'autorizzazione del fornitore alla tua rete, ai tuoi sistemi e al tuo software
• Avere un elenco aggiornato che dimostri un monitoraggio efficace sul controllo dei fornitori
• Assicurati di rivedere i loro controlli di sicurezza, registrare il loro feedback ed esaminare qualsiasi audit interno o esterno completato
• Tutto questo lavoro dovrebbe avere la documentazione di ogni fornitore che memorizzi in varie posizioni

Cosa rende i fogli di calcolo un efficace strumento di gestione della conformità?

La maggior parte dei sistemi di gestione della conformità ha iniziato a utilizzare un foglio di calcolo poiché è facile da usare ed economico. Ti consente anche di documentare facilmente i tuoi controlli. I driver cloud offrivano un modo semplice per condividere e modificare un documento. Quindi, le persone hanno trovato un modo migliore per stabilire la responsabilità interna degli azionisti senza spendere più soldi.

A causa di alcuni fattori, il foglio di calcolo è aumentato man mano che l'azienda cresceva. Con l'aumento del numero di fornitori, sono state aggiunte più schede ai fogli di calcolo.

Inoltre, tracciare alcuni errori è stato difficile poiché i driver cloud hanno salvato le informazioni più recenti che hai aggiunto. Il confronto tra diversi record di documenti è stato schiacciante poiché non si poteva sapere se le parti gestissero bene le loro revisioni.

Gli aggiornamenti ai controlli come le patch di sicurezza erano difficili da documentare in modo adeguato.

Questo lavoro è stato duro e dispendioso in termini di tempo, tanto da comportare un potenziale rischio di conformità.

Come puoi ridurre l'onere della gestione della conformità?

Ci sono prodotti sul mercato che ti permettono di stare tranquillo quando monitori il tuo programma di gestione della conformità.

Sono dotati di un sistema semplice da usare che consente di stabilire l'accesso ai documenti basato sui ruoli. Quindi, i tuoi azionisti interni riceveranno solo i dati di cui hanno bisogno. Si crea l'accesso ai documenti collegandoli a mansioni e funzioni lavorative. Ciò consente alle risorse umane di apportare modifiche ai propri fornitori e il reparto marketing avrà accesso ai loro. Questo aiuta il responsabile della conformità a tenere traccia delle modifiche in modo efficace garantendo al contempo una documentazione adeguata.

Inoltre, offre capacità di flusso di lavoro e gestione che ti consentono di assegnare ruoli alle persone e monitorare i loro progressi. Non è necessario inviare aggiornamenti e richieste via e-mail.

Poiché il sistema è una fonte di verità per qualsiasi documentazione di audit, risparmierai tempo fornendo feedback sulle richieste di audit e risparmierai denaro sul processo di auditing.

Nota del redattore: Ken Lynch è un veterano delle startup di software aziendali, che è sempre stato affascinato da ciò che spinge i lavoratori a lavorare e da come rendere il lavoro più coinvolgente. Ken ha fondato Reciprocity per perseguire proprio questo. Ha promosso il successo di Reciprocity con questo obiettivo basato sulla missione di coinvolgere i dipendenti con gli obiettivi di governance, rischio e conformità della loro azienda al fine di creare cittadini aziendali più socialmente orientati. Ken ha conseguito la laurea in Informatica e Ingegneria Elettrica presso il MIT. Ulteriori informazioni su ReciprocityLabs.com.

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