Wskazówki dotyczące skutecznego robienia notatek z asystentami AI

Czy kiedykolwiek znalazłem się na spotkaniu, próbując słuchać podczas przerzucania notatek, tylko po to, aby zapomnieć o tym, co jest najważniejsze?

Zdarza się to wielu z nas. Trudno jest wiedzieć, co dzieje się w każdej chwili na spotkaniu, gdzie sprawy mogą czasem poruszać się szybko lub jest więcej niż jedna rozmowa lub temat. Właśnie tam wchodzą asystenci AI. Te narzędzia mogą wspierać cię w rejestrowaniu wszystkiego podczas słuchania i przetwarzania tego, co się mówi.

W tym artykule przyjrzymy się, w jaki sposób narzędzia AI mogą pomóc w robieniu lepszych notatek, dlaczego mają sens w dzisiejszej rutynie pracy i kilka łatwych wskazówek, aby jak najlepiej wykorzystać.

Utrzymamy to prawdziwe i proste-nieważne rozmowy lub marketing. Po prostu pomocna rada, która działa.

Dlaczego warto używać asystentów AI do notatek

Rękanie notatek lub pisanie podczas spotkania może cię spowolnić. Możesz coś przegapić podczas pisania lub stracić, kto co powiedział. Dzięki asystentom AI możesz bardziej skupić się na samym spotkaniu, ponieważ narzędzie dba o nagrywanie, pisanie i podsumowanie. Ci asystenci pracują ze wspólnymi platformami wideo, takimi jak Zoom, Google Meet i zespoły.

Większość z nich może napisać całą rozmowę, wybrać kluczowe punkty, oznaczyć różne głośniki i dać ci jasne podsumowanie zaraz po zakończeniu połączenia. Pomaga to zrozumieć, co zostało omówione bez ponownego słuchania pełnego nagrania.

Pomagają ci się skupić

Z asystentem AI w tle nie musisz rozdzielić swojej uwagi. Możesz spojrzeć na mówcę, pomyśleć o swojej odpowiedzi i wziąć udział w rozmowie, nie martwiąc się o wpisanie wszystkiego. To tak, jakby mieć kogoś na spotkaniu, który robi dla ciebie notatki.

Dają szybkie podsumowania

Zaraz po zakończeniu spotkania asystent AI podaje podsumowanie. Obejmuje główne punkty, podejmowane decyzje i elementy działania. Jest to pomocne, gdy musisz udostępnić komuś aktualizację lub przejrzeć notatki przed następnym spotkaniem.

Sprawdzają, że notatki są łatwe do wyszukiwania

Większość narzędzi AI przechowuje wcześniejsze spotkania i pozwala je wyszukiwać, wpisując pytanie. Możesz wpisać coś w stylu „Który termin był termin?” lub „Kto zgodził się obsłużyć połączenie klienta?” I znajduje dla ciebie tę część spotkania.

Jest to przydatne, gdy uczestniczysz w wielu spotkaniach w ciągu tygodnia i nie pamiętasz wszystkich szczegółów.

Pracują z innymi narzędziami

Niektórzy notatki AI zintegrują również z Twoim kalendarzem, CRM lub aplikacją zarządzania projektami. Możesz więc zaplanować kolejne kroki, aktualizować zadania lub obserwować klientów - wszystko bez dodatkowej pracy.

Spójrzmy teraz na kilka wskazówek, aby korzystać z asystentów AI w najlepszy sposób do robienia notatek.

Proste wskazówki dotyczące korzystania z AI w celu lepszego przyjmowania notatek

Asystenci AI są pomocni, ale możesz uzyskać z nich więcej, jeśli wykonasz kilka wskazówek dotyczących robienia notatek. Nie wymagają specjalnego szkolenia. Chodzi bardziej o budowanie dobrych nawyków i korzystanie z funkcji, które już tam są.

Wybierz odpowiednie narzędzie na spotkania

Wszystkie te narzędzia do notatek AI mogą być przydatne, choć niektóre mogą lepiej dostosować się do niektórych stylów niż inne. Na przykład, jeśli twoja grupa ma szybkie codzienne odprawy, możesz chcieć czegoś, co oferuje szybkie podsumowania.

Jeśli masz długie połączenia klientów, możesz chcieć narzędzia, które wyodrębnia elementy akcji i integruje się z CRM. Niektóre wymagają dodania bota do połączenia; Inne funkcjonują bez dołączenia BOT. Wybierz jeden na podstawie poziomu komfortu i rodzaju spotkania.

Powiedz wszystkim, kiedy asystent pracuje

Korzystając z narzędzia AI na spotkaniu, najlepiej poinformować innych, że nagrywa lub robi notatki. „Jest to dobre dla przejrzystości, a wszyscy są szczęśliwi. Większość narzędzi produkuje cię do tego automatycznie, ale miło jest wyrażać to w swoim języku.

Pozostań obecny podczas spotkania

Ponieważ asystent zajmuje się notatkami, możesz skupić się na samym spotkaniu. Słuchaj uważnie, mów wyraźnie i pomyśl o kolejnych krokach. Później będziesz mieć podsumowanie, więc użyj czasu na spotkaniu, aby połączyć się i rozmawiać zamiast pisać.

Przejrzyj notatki po spotkaniu

Po zakończeniu spotkania asystent AI daje pisemne podsumowanie lub pełną transkrypcję. Spędź kilka minut. Możesz naprawić małe błędy, podkreślić to, co najważniejsze i w razie potrzeby udostępnić je swojemu zespołowi.

Pomaga to utrzymać wszystkich na tej samej stronie, a także daje czysty rekord na później.

Organizuj i udostępniaj w razie potrzeby

Większość narzędzi AI pozwala pobrać, wysłać e -mail lub zapisać notatki w menedżerze zadań lub CRM. Wykorzystaj to na swoją korzyść. Możesz zaplanować kolejne kroki na podstawie podsumowania lub wysłać kluczowe punkty do członków drużyny, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu. Niektóre z najlepszych narzędzi do notatek AI w 2025 r. Pozwalają nawet przekształcić notatki w listy do zrobienia lub zdarzenia kalendarzowe, oszczędzając jeszcze więcej czasu.

Często używaj funkcji wyszukiwania

Jeśli jesteś częścią ruchliwego zespołu z wieloma spotkaniami, funkcją wyszukiwania jest twój przyjaciel. Zamiast sprawdzać pełne transkrypty, możesz po prostu wyszukać to, czego potrzebujesz. Jest to szybsze i pomaga uniknąć zamieszania.

Pomaga to również, gdy musisz przygotować się na spotkanie kolejne i nie chcesz przeglądać stron notatek.

Zachowaj spójność

Spróbuj użyć asystenta AI na wszystkie spotkania, jeśli to możliwe. Pomaga to budować nawyk i ułatwia porównywanie notatek między różnymi sesjami. Będziesz także mieć wszystkie swoje rekordy w jednym miejscu, co jest pomocne podczas sprawdzania postępów lub przygotowywania raportów.

Ostateczne myśli

Używanie asystenta AI do notatek na spotkanie jest tak, jakby ktoś cicho siedział obok ciebie, radzenie sobie z pisaniem, abyś mógł skupić się na słuchaniu. Zajmuje się małymi rzeczami i pomaga zaoszczędzić czas. Otrzymujesz jasne zapisy, szybkie podsumowania i lepsze planowanie - wszystkie bez podnoszenia palca podczas spotkania.

Podążając za kilkoma prostymi krokami, możesz uzyskać jeszcze więcej z tych narzędzi. Wybierz taki, który pasuje do twoich spotkań, daj znać drużynę, pozostań skupiony podczas połączenia i użyj notatek, aby zaplanować, co będzie dalej. Z czasem zauważysz, że spotkania wydają się bardziej zrelaksowane, a prace kolejne również stają się łatwiejsze.

Ci asystenci AI są teraz częścią codziennej pracy wielu zespołów. I są tutaj, aby cię wspierać, a nie zastąpić cię. Myślenie ludzkie, planowanie i podejmowanie decyzji wciąż pochodzą od ciebie. Asystent pomaga pozostać zorganizowanym i lepiej pamiętać rzeczy.