Tips untuk mengambil catatan rapat secara efektif dengan asisten AI

Pernah menemukan diri Anda dalam rapat, mencoba mendengarkan sambil mencatat catatan, hanya untuk melupakan apa yang paling penting?

Itu terjadi pada banyak dari kita. Mungkin sulit untuk mengetahui apa yang terjadi pada setiap saat dalam pertemuan, di mana hal -hal terkadang dapat bergerak cepat, atau ada lebih dari satu percakapan atau topik. Di situlah asisten AI masuk. Alat -alat ini dapat mendukung Anda dalam menangkap semuanya saat Anda mendengarkan dan memproses apa yang dikatakan.

Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana alat AI dapat membantu Anda membuat catatan yang lebih baik, mengapa mereka masuk akal dalam rutinitas kerja saat ini, dan beberapa tips mudah untuk memanfaatkannya sebaik -baiknya.

Kami akan membuatnya tetap nyata dan sederhana-tidak ada pembicaraan teknologi atau pemasaran. Saran bermanfaat yang berhasil.

Mengapa berguna untuk menggunakan asisten AI untuk rapat catatan

Membuat catatan dengan tangan atau mengetik selama rapat dapat memperlambat Anda. Anda mungkin kehilangan sesuatu saat menulis, atau kehilangan jejak siapa yang mengatakan apa. Dengan asisten AI, Anda dapat lebih fokus pada pertemuan itu sendiri karena alat ini menangani perekaman, menulis, dan meringkas. Asisten ini bekerja dengan platform video umum seperti Zoom, Google Meet, dan tim.

Sebagian besar dari mereka dapat menulis seluruh percakapan, memilih poin -poin penting, memberi label speaker yang berbeda, dan memberi Anda ringkasan yang jelas tepat setelah panggilan berakhir. Ini membantu Anda memahami apa yang dibahas tanpa mendengarkan rekaman lengkap lagi.

Mereka membantu Anda tetap fokus

Dengan asisten AI di latar belakang, Anda tidak perlu membagi perhatian Anda. Anda dapat melihat speaker, memikirkan tanggapan Anda, dan mengambil bagian dalam percakapan tanpa khawatir mengetik semuanya. Ini seperti memiliki seseorang dalam pertemuan yang membuat catatan untuk Anda.

Mereka memberikan ringkasan cepat

Tepat setelah pertemuan berakhir, asisten AI memberi Anda ringkasan. Ini termasuk poin utama, keputusan yang dibuat, dan item tindakan. Ini bermanfaat ketika Anda perlu berbagi pembaruan dengan seseorang atau meninjau catatan Anda sebelum pertemuan berikutnya.

Mereka membuat catatan mudah dicari

Sebagian besar alat AI menyimpan pertemuan masa lalu dan membiarkan Anda mencarinya dengan mengetik pertanyaan. Anda dapat mengetik sesuatu seperti "Tanggal berapa tenggat waktu?" atau “Siapa yang setuju untuk menangani panggilan klien?” Dan itu menemukan bagian dari pertemuan itu untuk Anda.

Ini berguna ketika Anda menghadiri banyak pertemuan dalam seminggu dan tidak dapat mengingat semua detailnya.

Mereka bekerja dengan alat lain

Beberapa pencatat AI juga berintegrasi dengan kalender, CRM, atau aplikasi manajemen proyek Anda. Jadi Anda dapat merencanakan langkah selanjutnya, memperbarui tugas atau menindaklanjuti dengan klien - semua tanpa pekerjaan tambahan.

Sekarang mari kita lihat beberapa tips untuk menggunakan asisten AI dengan cara terbaik untuk membuat catatan rapat.

Tips Sederhana untuk Menggunakan AI Untuk Pengambilan Catatan yang Lebih Baik

Asisten AI sangat membantu, tetapi Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari mereka jika Anda mengikuti beberapa tips untuk membuat catatan rapat. Ini tidak membutuhkan pelatihan khusus. Ini lebih tentang membangun kebiasaan yang baik dan menggunakan fitur yang sudah ada di sana.

Pilih alat yang tepat untuk pertemuan Anda

Semua alat pencatatan AI ini dapat bermanfaat, meskipun beberapa mungkin selaras dengan gaya tertentu daripada yang lain. Misalnya, jika grup Anda memiliki check-in harian cepat, Anda mungkin menginginkan sesuatu yang menawarkan ringkasan cepat.

Jika Anda memiliki panggilan klien yang panjang, Anda mungkin menginginkan alat yang mengekstrak item tindakan dan terintegrasi dengan CRM Anda. Beberapa membutuhkan bot untuk ditambahkan ke panggilan; Lainnya berfungsi tanpa bot bergabung dengan panggilan. Pilih satu berdasarkan tingkat kenyamanan Anda dan jenis rapat yang Anda miliki.

Beri tahu semua orang saat asisten bekerja

Saat menggunakan alat AI dalam rapat, yang terbaik adalah memberi tahu orang lain bahwa itu merekam atau membuat catatan. “Ini bagus untuk transparansi, dan semua orang senang. Sebagian besar alat meminta Anda untuk ini secara otomatis, tetapi senang mengartikulasikannya dalam bahasa Anda.

Tetap hadir selama pertemuan

Karena asisten menangani catatan, Anda dapat fokus pada pertemuan itu sendiri. Dengarkan baik -baik, berbicara dengan jelas, dan pikirkan langkah selanjutnya. Anda akan memiliki ringkasan nanti, jadi gunakan waktu dalam pertemuan untuk terhubung dan berbicara alih -alih mengetik.

Tinjau catatan setelah pertemuan

Setelah pertemuan berakhir, asisten AI memberi Anda ringkasan tertulis atau transkrip lengkap. Habiskan beberapa menit untuk melewatinya. Anda dapat memperbaiki kesalahan kecil, menyoroti apa yang paling penting, dan membaginya dengan tim Anda jika diperlukan.

Ini membantu menjaga semua orang di halaman yang sama dan juga memberi Anda catatan bersih untuk nanti.

Mengatur dan berbagi sesuai kebutuhan

Sebagian besar alat AI memungkinkan Anda mengunduh, mengirim email, atau menyimpan catatan di manajer tugas atau CRM Anda. Gunakan ini untuk keuntungan Anda. Anda dapat merencanakan langkah selanjutnya berdasarkan ringkasan, atau mengirim poin -poin penting kepada rekan satu tim yang tidak dapat menghadiri pertemuan. Beberapa alat pencatatan AI teratas pada tahun 2025 bahkan memungkinkan Anda mengubah catatan menjadi daftar yang harus dilakukan atau acara kalender, menghemat lebih banyak waktu.

Sering menggunakan fitur pencarian

Jika Anda bagian dari tim yang sibuk dengan banyak pertemuan, fitur pencarian adalah teman Anda. Alih -alih memeriksa transkrip lengkap, Anda bisa mencari apa yang Anda butuhkan. Ini lebih cepat dan membantu menghindari kebingungan.

Ini juga membantu ketika Anda harus mempersiapkan pertemuan tindak lanjut dan tidak ingin melalui halaman catatan.

Tetap konsisten

Cobalah untuk menggunakan asisten AI untuk semua pertemuan Anda jika memungkinkan. Ini membantu Anda membangun kebiasaan dan membuatnya lebih mudah untuk membandingkan catatan antara sesi yang berbeda. Anda juga akan memiliki semua catatan Anda di satu tempat, yang bermanfaat saat memeriksa kemajuan atau menyiapkan laporan.

Pikiran terakhir

Menggunakan asisten AI untuk bertemu catatan seperti memiliki seseorang yang diam -diam duduk di samping Anda, menangani pengetikan sehingga Anda dapat fokus pada mendengarkan. Ini mengurus barang -barang kecil dan membantu Anda menghemat waktu. Anda mendapatkan catatan yang jelas, ringkasan cepat, dan perencanaan yang lebih baik - semua tanpa mengangkat jari selama pertemuan.

Dengan mengikuti beberapa langkah sederhana, Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari alat -alat ini. Pilih satu yang cocok dengan pertemuan Anda, beri tahu tim Anda, tetap fokus selama panggilan, dan gunakan catatan untuk merencanakan apa yang akan terjadi selanjutnya. Seiring waktu, Anda akan melihat bahwa pertemuan terasa lebih santai, dan pekerjaan tindak lanjut menjadi lebih mudah juga.

Asisten AI ini sekarang menjadi bagian dari pekerjaan sehari -hari banyak tim. Dan mereka di sini untuk mendukung Anda, bukan untuk menggantikan Anda. Pemikiran manusia, perencanaan, dan pengambilan keputusan masih datang dari Anda. Asisten hanya membantu Anda tetap teratur dan mengingat hal -hal dengan lebih baik.