เคล็ดลับในการจดบันทึกการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้ช่วย AI

เคยพบว่าตัวเองอยู่ในการประชุมพยายามที่จะฟังในขณะที่จดบันทึกลงโน้ตเพียงเพื่อจะลืมสิ่งที่สำคัญที่สุด?

มันเกิดขึ้นกับพวกเราหลายคน อาจเป็นเรื่องท้าทายที่จะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในทุกช่วงเวลาในการประชุมซึ่งบางครั้งสิ่งต่าง ๆ สามารถเคลื่อนไหวได้อย่างรวดเร็วหรือมีมากกว่าหนึ่งการสนทนาหรือหัวข้อ นั่นคือสิ่งที่ผู้ช่วย AI เข้ามาเครื่องมือเหล่านี้สามารถสนับสนุนคุณในการจับทุกอย่างในขณะที่คุณฟังและประมวลผลสิ่งที่กำลังพูด

ในบทความนี้เราจะดูว่าเครื่องมือ AI สามารถช่วยให้คุณจดบันทึกได้ดีขึ้นทำไมพวกเขาถึงเข้าท่าในการทำงานประจำวันนี้และเคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะทำให้พวกเขาได้รับประโยชน์สูงสุด

เราจะทำให้มันเป็นจริงและเรียบง่าย-ไม่มีการพูดคุยอย่างหนักเทคโนโลยีหรือการตลาด เพียงแค่คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ที่ใช้งานได้

เหตุใดจึงมีประโยชน์ในการใช้ AI Assistants สำหรับบันทึกการประชุม

การจดบันทึกด้วยมือหรือพิมพ์ในระหว่างการประชุมอาจทำให้คุณช้าลง คุณอาจพลาดบางสิ่งบางอย่างในขณะที่เขียนหรือสูญเสียการติดตามว่าใครพูดอะไร ด้วยผู้ช่วย AI คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การประชุมได้มากขึ้นเพราะเครื่องมือดูแลการบันทึกการเขียนและการสรุป ผู้ช่วยเหล่านี้ทำงานกับแพลตฟอร์มวิดีโอทั่วไปเช่น Zoom, Google Meet และทีมงาน

ส่วนใหญ่สามารถเขียนบทสนทนาทั้งหมดเลือกประเด็นสำคัญฉลากลำโพงที่แตกต่างกันและให้ข้อมูลสรุปที่ชัดเจนหลังจากการโทรสิ้นสุดลง สิ่งนี้ช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่พูดถึงโดยไม่ฟังการบันทึกเต็มอีกครั้ง

พวกเขาช่วยให้คุณจดจ่อ

ด้วยผู้ช่วย AI ในพื้นหลังคุณไม่จำเป็นต้องแยกความสนใจของคุณ คุณสามารถดูที่ลำโพงคิดถึงคำตอบของคุณและมีส่วนร่วมในการสนทนาโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการพิมพ์ทุกอย่างลง มันเหมือนกับการมีใครบางคนในการประชุมที่จดบันทึกให้คุณ

พวกเขาให้บทสรุปอย่างรวดเร็ว

หลังจากการประชุมสิ้นสุดลงผู้ช่วย AI จะให้บทสรุปแก่คุณ มันรวมถึงประเด็นหลักการตัดสินใจและรายการแอ็คชั่น สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแบ่งปันการอัปเดตกับใครบางคนหรือตรวจสอบบันทึกของคุณก่อนการประชุมครั้งต่อไป

พวกเขาทำให้โน้ตค้นหาง่าย

เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่เก็บการประชุมที่ผ่านมาและให้คุณค้นหาโดยพิมพ์คำถาม คุณสามารถพิมพ์บางอย่างเช่น“ กำหนดเวลาวันไหน” หรือ“ ใครตกลงที่จะจัดการกับการโทรของลูกค้า” และพบว่าส่วนหนึ่งของการประชุมสำหรับคุณ

สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณเข้าร่วมการประชุมหลายครั้งในหนึ่งสัปดาห์และจำรายละเอียดทั้งหมดไม่ได้

พวกเขาทำงานกับเครื่องมืออื่น ๆ

ผู้ทำโน้ต AI บางคนรวมเข้ากับแอพปฏิทิน CRM หรือแอพการจัดการโครงการของคุณ ดังนั้นคุณสามารถวางแผนขั้นตอนต่อไปอัปเดตงานหรือติดตามลูกค้า - ทั้งหมดไม่มีงานเพิ่มเติม

ทีนี้มาดูเคล็ดลับเล็กน้อยในการใช้ผู้ช่วย AI ในวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการจดบันทึกการประชุม

เคล็ดลับง่าย ๆ ในการใช้ AI เพื่อการจดบันทึกที่ดีขึ้น

ผู้ช่วย AI มีประโยชน์ แต่คุณสามารถได้รับมากขึ้นจากพวกเขาหากคุณทำตามเคล็ดลับเล็กน้อยสำหรับการจดบันทึกการประชุม สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมพิเศษใด ๆ มันเกี่ยวกับการสร้างนิสัยที่ดีและการใช้คุณสมบัติที่มีอยู่แล้ว

เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการประชุมของคุณ

เครื่องมือจดบันทึก AI ทั้งหมดเหล่านี้มีประโยชน์แม้ว่าบางคนอาจจัดแนวได้ดีกว่าสไตล์บางอย่าง ตัวอย่างเช่นหากกลุ่มของคุณมีการตรวจสอบรายวันอย่างรวดเร็วคุณอาจต้องการสิ่งที่มีการสรุปอย่างรวดเร็ว

หากคุณมีการโทรจากไคลเอนต์ที่ยาวนานคุณอาจต้องการเครื่องมือที่แยกรายการแอ็คชั่นและรวมเข้ากับ CRM ของคุณ บางคนต้องการบอทเพื่อเพิ่มการโทร อื่น ๆ ทำหน้าที่โดยไม่มีบอทเข้าร่วมการโทร เลือกหนึ่งตามระดับความสะดวกสบายของคุณและประเภทของการประชุมที่คุณมี

บอกทุกคนเมื่อผู้ช่วยทำงาน

ในขณะที่ใช้เครื่องมือ AI ในการประชุมเป็นการดีที่สุดที่จะให้ผู้อื่นรู้ว่ามันกำลังบันทึกหรือจดบันทึก “ นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับความโปร่งใสและทุกคนมีความสุขเครื่องมือส่วนใหญ่จะแจ้งให้คุณทราบโดยอัตโนมัติ แต่มันก็ดีที่จะพูดคุยในภาษาของคุณ

อยู่ในระหว่างการประชุม

เนื่องจากผู้ช่วยจัดการบันทึกคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การประชุมเอง ฟังอย่างระมัดระวังพูดอย่างชัดเจนและคิดเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป คุณจะมีการสรุปในภายหลังดังนั้นใช้เวลาในการประชุมเพื่อเชื่อมต่อและพูดคุยแทนการพิมพ์

ตรวจสอบบันทึกหลังการประชุม

หลังจากการประชุมสิ้นสุดลงผู้ช่วย AI จะให้บทสรุปเป็นลายลักษณ์อักษรหรือการถอดเสียงเต็มรูปแบบ ใช้เวลาไม่กี่นาที คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กน้อยเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุดและแบ่งปันกับทีมของคุณหากจำเป็น

สิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและยังให้บันทึกที่สะอาดในภายหลัง

จัดระเบียบและแบ่งปันตามความจำเป็น

เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่ให้คุณดาวน์โหลดอีเมลหรือบันทึกบันทึกในตัวจัดการงานหรือ CRM ของคุณ ใช้สิ่งนี้เพื่อประโยชน์ของคุณ คุณสามารถวางแผนขั้นตอนต่อไปของคุณตามบทสรุปหรือส่งประเด็นสำคัญไปยังเพื่อนร่วมทีมที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ เครื่องมือจดบันทึก AI ชั้นนำบางอย่างในปี 2025 ยังให้คุณเปลี่ยนโน้ตเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำหรือเหตุการณ์ปฏิทินช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น

ใช้คุณสมบัติการค้นหาบ่อยๆ

หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานที่ยุ่งกับการประชุมมากมายคุณลักษณะการค้นหาคือเพื่อนของคุณ แทนที่จะตรวจสอบการถอดเสียงเต็มรูปแบบคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ เร็วกว่าและช่วยหลีกเลี่ยงความสับสน

นอกจากนี้ยังช่วยเมื่อคุณต้องเตรียมตัวสำหรับการประชุมติดตามผลและไม่ต้องการผ่านหน้าบันทึกย่อ

ทำให้มันสอดคล้องกัน

ลองใช้ AI Assistant สำหรับการประชุมทั้งหมดของคุณหากเป็นไปได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างนิสัยและทำให้การเปรียบเทียบโน้ตระหว่างเซสชันที่แตกต่างกันง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณยังมีระเบียนทั้งหมดของคุณในที่เดียวซึ่งมีประโยชน์เมื่อตรวจสอบความคืบหน้าหรือเตรียมรายงาน

ความคิดสุดท้าย

การใช้ผู้ช่วย AI สำหรับบันทึกการประชุมก็เหมือนกับการมีคนนั่งอยู่ข้างๆคุณอย่างเงียบ ๆ จัดการการพิมพ์เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การฟัง ดูแลสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ และช่วยให้คุณประหยัดเวลา คุณได้รับการบันทึกที่ชัดเจนสรุปอย่างรวดเร็วและการวางแผนที่ดีขึ้น - ทั้งหมดโดยไม่ต้องยกนิ้วระหว่างการประชุม

ด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆสองสามขั้นตอนคุณจะได้รับเครื่องมือเหล่านี้มากขึ้น เลือกที่ตรงกับการประชุมของคุณแจ้งให้ทีมของคุณทราบจดจ่ออยู่ระหว่างการโทรและใช้โน้ตเพื่อวางแผนสิ่งต่อไป เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะสังเกตเห็นว่าการประชุมรู้สึกผ่อนคลายมากขึ้นและงานติดตามผลก็ง่ายขึ้นเช่นกัน

ผู้ช่วย AI เหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำวันของหลายทีม และพวกเขาอยู่ที่นี่เพื่อสนับสนุนคุณไม่ใช่เพื่อแทนที่คุณ การคิดการวางแผนและการตัดสินใจของมนุษย์ยังคงมาจากคุณ ผู้ช่วยเพียงแค่ช่วยให้คุณจัดระเบียบและจดจำสิ่งต่าง ๆ ได้ดีขึ้น