نصائح لأخذ ملاحظات الاجتماع بفعالية مع مساعدي الذكاء الاصطناعى

هل وجدت نفسك في اجتماع ، في محاولة للاستماع أثناء التزحلق على الملاحظات ، فقط لتنسى ما هو الأكثر أهمية؟

يحدث لكثير منا. قد يكون من الصعب معرفة ما يحدث في كل لحظة في الاجتماع ، حيث يمكن أن تتحرك الأمور في بعض الأحيان بسرعة ، أو هناك أكثر من محادثة أو موضوع واحد. هذا هو المكان الذي يأتي فيه مساعدو الذكاء الاصطناعى. يمكن أن تدعمك هذه الأدوات في التقاط كل شيء أثناء الاستماع والمعالجة ما يقال.

في هذه المقالة ، سننظر في كيفية مساعدتك في أدوات الذكاء الاصطناعى في تدوين ملاحظات أفضل ، ولماذا تكون منطقية في روتين عمل اليوم ، وبعض النصائح السهلة لتحقيق أقصى استفادة منها.

سنبقيه حقيقيًا وبسيطًا-لا يوجد حديث أو أشياء تسويقية للتكنولوجيا. مجرد نصيحة مفيدة تعمل.

لماذا من المفيد استخدام مساعدي الذكاء الاصطناعى لملاحظات تلبية

إن تدوين الملاحظات باليد أو الكتابة أثناء الاجتماع يمكن أن يبطئك. قد تفوتك شيئًا أثناء الكتابة ، أو تفقد من قال ماذا. مع مساعدي الذكاء الاصطناعى ، يمكنك التركيز أكثر على الاجتماع نفسه لأن الأداة تهتم بالتسجيل والكتابة والتلخيص. يعمل هؤلاء المساعدون مع منصات الفيديو المشتركة مثل Zoom و Google Meet والفرق.

يمكن لمعظمهم كتابة المحادثة بأكملها ، واختيار النقاط الرئيسية ، وتسمية مكبرات صوت مختلفة ، ويعطيك ملخصًا واضحًا بعد انتهاء المكالمة. هذا يساعدك على فهم ما تمت مناقشته دون الاستماع إلى التسجيل الكامل مرة أخرى.

أنها تساعدك على الحفاظ على التركيز

مع مساعد AI في الخلفية ، ليس عليك تقسيم انتباهك. يمكنك إلقاء نظرة على المتحدث ، والتفكير في ردك ، والمشاركة في المحادثة دون القلق بشأن كتابة كل شيء. إنه مثل وجود شخص ما في الاجتماع الذي يتلقى ملاحظات لك.

يعطون ملخصات سريعة

مباشرة بعد انتهاء الاجتماع ، يمنحك مساعد الذكاء الاصطناعى ملخصًا. ويشمل النقاط الرئيسية ، والقرارات المتخذة ، وعناصر العمل. هذا مفيد عندما تحتاج إلى مشاركة تحديث مع شخص ما أو مراجعة ملاحظاتك قبل الاجتماع التالي.

يقومون بتوضيح الملاحظات سهلة البحث

تخزن معظم أدوات الذكاء الاصطناعى الاجتماعات السابقة وتتيح لك البحث عنها عن طريق كتابة سؤال. يمكنك كتابة شيء مثل "أي تاريخ كان الموعد النهائي؟" أو "من وافق على التعامل مع مكالمة العميل؟" ويجد هذا الجزء من الاجتماع لك.

هذا مفيد عندما تحضر العديد من الاجتماعات في غضون أسبوع ولا يمكنك تذكر كل التفاصيل.

إنهم يعملون مع أدوات أخرى

يتكامل بعض أخصائيي الملاحظات من الذكاء الاصطناعى مع التقويم أو CRM أو تطبيق إدارة المشروع. حتى تتمكن من تخطيط الخطوات التالية أو تحديث المهام أو المتابعة مع العملاء - كل ذلك بدون عمل إضافي.

الآن دعونا نلقي نظرة على بعض النصائح لاستخدام مساعدي الذكاء الاصطناعى بأفضل طريقة لتدوين ملاحظات الاجتماع.

نصائح بسيطة لاستخدام الذكاء الاصطناعى للحصول على ملاحظات أفضل

مساعدو الذكاء الاصطناعى مفيدون ، ولكن يمكنك الحصول على المزيد منهم إذا اتبعت بعض النصائح لأخذ ملاحظات الاجتماع. هؤلاء لا يحتاجون إلى أي تدريب خاص. يتعلق الأمر ببناء عادات جيدة واستخدام الميزات الموجودة بالفعل.

اختر الأداة المناسبة لاجتماعاتك

يمكن أن تكون كل أدوات تدوين الملاحظات من الذكاء الاصطناعي مفيدة ، على الرغم من أن بعضها قد يتماشى بشكل أفضل مع أنماط معينة من غيرها. على سبيل المثال ، إذا كان لدى مجموعتك تسجيلات يومي سريعة ، فقد ترغب في شيء يوفر ملخصات سريعة.

إذا كان لديك مكالمات طويلة من العميل ، فقد ترغب في أداة تستخرج عناصر الإجراء وتتكامل مع CRM. يتطلب البعض إضافة روبوت إلى المكالمة ؛ يعمل الآخرون مع عدم وجود روبوت ينضم إلى المكالمة. حدد واحدة بناءً على مستوى راحتك ونوع الاجتماع الذي لديك.

أخبر الجميع عندما يعمل المساعد

أثناء استخدام أداة الذكاء الاصطناعى في الاجتماع ، من الأفضل السماح للآخرين بمعرفة أنها تسجل أو تدوين الملاحظات. "هذا أمر جيد للشفافية ، والجميع سعداء. معظم الأدوات تطالبك بذلك تلقائيًا ، ولكن من الجيد توضيحها بلغتك.

ابق حاضرًا خلال الاجتماع

نظرًا لأن المساعد يتعامل مع الملاحظات ، يمكنك التركيز على الاجتماع نفسه. استمع بعناية ، والتحدث بوضوح ، وفكر في الخطوات التالية. سيكون لديك ملخص لاحقًا ، لذا استخدم الوقت في الاجتماع للاتصال والتحدث بدلاً من الكتابة.

راجع الملاحظات بعد الاجتماع

بعد انتهاء الاجتماع ، يمنحك مساعد AI ملخصًا مكتوبًا أو نسخة كاملة. قضاء بضع دقائق في المرور بها. يمكنك إصلاح الأخطاء الصغيرة ، وتمييز ما يهم أكثر ، ومشاركته مع فريقك إذا لزم الأمر.

هذا يساعد على إبقاء الجميع على نفس الصفحة ويمنحك أيضًا سجلًا نظيفًا في وقت لاحق.

تنظيم ومشاركة حسب الحاجة

تتيح لك معظم أدوات الذكاء الاصطناعي تنزيل أو إرسال الملاحظات في مدير المهام أو CRM. استخدم هذا لصالحك. يمكنك التخطيط لخطواتك التالية بناءً على الملخص ، أو إرسال نقاط رئيسية إلى زملاء الفريق الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع. تتيح لك بعض أدوات تدوين الملاحظات العليا في عام 2025 تحويل الملاحظات إلى قوائم مهام أو أحداث تقويمية ، مما يوفر المزيد من الوقت.

استخدم ميزة البحث في كثير من الأحيان

إذا كنت جزءًا من فريق مشغول مع العديد من الاجتماعات ، فإن ميزة البحث هي صديقك. بدلاً من التحقق من النصوص الكاملة ، يمكنك فقط البحث عن ما تحتاجه. هذا أسرع ويساعد على تجنب الالتباس.

كما أنه يساعد عندما تضطر إلى الاستعداد لاجتماع متابعة ولا ترغب في المرور عبر صفحات الملاحظات.

تبقيها متسقة

حاول استخدام مساعد الذكاء الاصطناعي لجميع اجتماعاتك إن أمكن. يساعدك ذلك على بناء عادة ويجعل من السهل مقارنة الملاحظات بين الجلسات المختلفة. سيكون لديك أيضًا جميع سجلاتك في مكان واحد ، وهو أمر مفيد عند التحقق من التقدم أو إعداد التقارير.

الأفكار النهائية

إن استخدام مساعد AI لملاحظات الاجتماع يشبه وجود شخص يجلس بجانبك بهدوء ، والتعامل مع الكتابة حتى تتمكن من التركيز على الاستماع. إنه يهتم بالأشياء الصغيرة ويساعدك على توفير الوقت. يمكنك الحصول على سجلات واضحة وملخصات سريعة وتخطيط أفضل - كل ذلك دون رفع إصبع أثناء الاجتماع.

باتباع بعض الخطوات البسيطة ، يمكنك الحصول على المزيد من هذه الأدوات. اختر واحدة تتناسب مع اجتماعاتك ، وأعلم فريقك ، واصل التركيز أثناء المكالمة ، واستخدم الملاحظات لتخطيط ما هو التالي. بمرور الوقت ، ستلاحظ أن الاجتماعات تشعر بمزيد من الاسترخاء ، وتصبح عمل المتابعة أسهل أيضًا.

هؤلاء المساعدون من الذكاء الاصطناعى هم الآن جزء من العمل اليومي للعديد من الفرق. وهم هنا لدعمك ، وليس ليحل محلك. لا يزال التفكير البشري والتخطيط وصنع القرار يأتي منك. يساعدك المساعد فقط على البقاء منظمًا وتذكر الأشياء بشكل أفضل.