有效地與AI助手一起進行會議筆記的提示

已發表: 2025-06-25

曾經在一次會議上發現自己，試圖在記下筆記時傾聽，只是忘記了最重要的？

它發生在我們許多人身上。知道會議中的每一刻都在發生什麼，有時事情有時會迅速移動，或者有一個以上的對話或主題，這可能是一個挑戰。這就是AI助手的來源。這些工具可以在聆聽和處理所說的內容時支持您捕獲所有內容。

在本文中，我們將研究AI工具如何幫助您記下更好的記錄，為什麼它們在當今的工作中有意義，以及一些簡單的技巧來充分利用它們。

我們將保持真實和簡單 - 沒有技術的談話或營銷內容。只是有用的有用建議。

為什麼使用AI助手會議筆記很有用

在會議期間手工做筆記或打字會減慢您的速度。您可能會在寫作時錯過一些東西，或者失去了誰說了什麼。對於AI助手，您可以將更多的重點放在會議本身上，因為該工具會處理記錄，寫作和總結。這些助手使用Zoom，Google Meet和Teams等通用視頻平台。

他們中的大多數都可以寫整個對話，挑選關鍵點，標記不同的揚聲器，並在通話結束後立即為您提供清晰的摘要。這可以幫助您理解討論的內容，而無需再次聆聽完整的錄音。

有了AI助手，您不必分散注意力。您可以查看揚聲器，思考您的回應，並參加對話，而不必擔心將所有內容輸入。這就像在會議中有一個為您做筆記的人。

會議結束後，AI助理給您摘要。它包括要點，決定和行動項目。當您需要與某人分享更新或在下一次會議之前查看您的筆記時，這會很有幫助。

大多數AI工具都會存儲過去的會議，讓您通過輸入問題來搜索它們。您可以輸入“截止日期是什麼日期？”之類的內容。或“誰同意處理客戶電話？”它為您找到了會議的一部分。

當您在一周內參加許多會議並且不記得所有細節時，這很有用。

一些AI筆記本員還與您的日曆，CRM或項目管理應用程序集成在一起。因此，您可以計劃下一步，更新任務或跟進客戶，而無需額外工作。

現在，讓我們看一些以最佳方式使用AI助手的技巧。

人工智能助手很有幫助，但是如果您遵循一些提示，您可以從中獲得更多收益。這些不需要任何特殊培訓。這更多的是建立良好的習慣和使用已經存在的功能。

所有這些AI筆記工具都可能很有用，儘管有些人可能比其他樣式更好。例如，如果您的小組每天都有快速的檢查，則可能需要提供快速摘要的東西。

如果您有冗長的客戶端調用，則可能需要一種提取操作項目並與CRM集成的工具。有些需要將機器人添加到呼叫中；其他功能無機器人加入呼叫。根據您的舒適度和您的會議類型選擇一個。

在會議中使用AI工具時，最好讓其他人知道它正在錄製或記筆記。 “這對透明度很有幫助，每個人都很高興。大多數工具會自動提示您進行此操作，但是用您的語言表達它是很好的。

由於助手正在處理筆記，因此您可以專注於會議本身。仔細聽，清楚地說，然後考慮下一步。您將稍後進行摘要，因此請使用會議中的時間連接和交談而不是打字。

會議結束後，AI助手為您提供書面摘要或完整的成績單。花幾分鐘時間瀏覽它。您可以解決小錯誤，突出顯示最重要的事情，並在需要時與您的團隊分享。

這有助於使每個人都在同一頁面上，並為您提供稍後的清潔記錄。

大多數AI工具可讓您下載，電子郵件或保存在任務管理器或CRM中的註釋。利用它為您的優勢。您可以根據摘要計劃下一步，或將關鍵點發送給無法參加會議的隊友。 2025年的一些頂級AI筆記工具甚至讓您將筆記變成待辦事項列表或日曆事件，節省了更多時間。

如果您是一個忙碌的團隊的一員，那麼搜索功能就是您的朋友。您無需檢查完整的成績單，而是可以搜索所需的內容。這更快，有助於避免混亂。

當您必須為後續會議做準備並且不想瀏覽筆記時，這也有所幫助。

如果可能的話，請嘗試將AI助手在所有會議上使用。這可以幫助您養成習慣，並可以更輕鬆地在不同的會話之間比較筆記。您還將在一個地方擁有所有記錄，這在檢查進度或準備報告時很有幫助。

使用AI助手會議筆記就像讓某人安靜地坐在您旁邊，處理打字，以便您專注於聆聽。它需要照顧小東西，可以幫助您節省時間。您將獲得清晰的記錄，快速的摘要和更好的計劃 - 所有人在會議期間都沒有舉起手指。

通過遵循一些簡單的步驟，您可以從這些工具中獲得更多。選擇與您的會議相匹配的一個，讓您的團隊知道，在通話中保持專注，並使用筆記計劃下一步。隨著時間的流逝，您會注意到會議會感到更加放鬆，並且後續工作也變得更加容易。

這些AI助手現在是許多團隊日常工作的一部分。他們在這里為您提供支持，而不是替代您。人類的思維，計劃和決策仍然來自您。助手只是幫助您保持井井有條，並更好地記住事情。