تعبت من الإنفاق المافريك؟ كيف يجلب برنامج المشتريات التحكم والامتثال

في عالم الأعمال الديناميكي الحديث ، تكافح المنظمات من خلال تحدٍ يتناول ببطء مواردها وتخريب خططها الاستراتيجية. هذا نشاط الشراء خارج العقد أو غير المصرح به هو سلوك يشمل الموظفين الذين يتهربون من إجراءات المشتريات الرسمية ويقومون بإجراء عمليات شراء دون التفويض الصحيح أو من خلال الموردين غير الموثقين.

قد تكون الآثار التشغيلية والمالية كارثية حيث تفقد المنظمات ملايين الدولارات في الإنفاق غير المرتفع. ومع ذلك ، أصبح الجيل الجديد من برامج المشتريات أداة فعالة للمساعدة في مواجهة هذا التحدي لأنه يزيد من المؤسسات مع الأدوات التي يحتاجونها لاستعادة السيطرة وضمان الامتثال في جميع عمليات الشراء.

فهم مشكلة الإنفاق المافيك

يعد الإنفاق المافريك أحد أكبر التحديات التي تواجه الصحة المالية والكفاءة التشغيلية لأي مؤسسة. عندما يتم إنشاء إجراءات المشتريات التي تم إجراؤها على العمال ، فإنهم يولدون سلسلة من القضايا التي تتجاوز عملية الشراء الأولية. تحدث مثل هذه المعاملات المارقة عادةً بأسعار متميزة لأنها لا تمر بأي عقود الموردين المتفاوض عليها وخصومات الحجم التي ناضلت من أجل الحصول عليها.

إن إنفاق مافريك له أسباب جذرية معقدة وعادة ما يكون نتيجة لمشكلة متأصلة في نظام المشتريات للمؤسسة. يمكن استخدام الشراء غير المصرح به عندما تكون إجراءات الشراء الحالية صعبة للغاية أو طويلة أو جامدة لدعم احتياجات الموظفين في الوقت الحالي. في بعض المواقف ، تحدث المشكلة أيضًا عن نقص الوعي حول الإجراءات الصحيحة أو عدم وجود تدريب. أيضًا ، قد تسهل صوامع الإدارات والأنظمة المفككة إلى تجاوز القنوات القائمة من قبل الموظفين دون اكتشافها على الفور.

إن الإنفاق المافريك له تداعيات مالية أكثر من مجرد أقساط التكلفة الواضحة. تُحرم المنظمات من معلومات مفيدة حول اتجاهات الإنفاق ، وسيصبح التفاوض على عقود أفضل أو إيجاد طرق لتوفير المال أمرًا صعبًا. تكون مخاطر الامتثال ضخمة عندما يتم إجراء عمليات الشراء من الأطر التي يمكن أن تعرض الشركات للجرائم التنظيمية أو المشكلات مع الموردين. علاوة على ذلك ، فإن التخطيط المالي والميزنة أكثر صعوبة بسبب عدم الرؤية في مثل هذه المعاملات.

الدور الاستراتيجي لبرنامج المشتريات

يعد برنامج المشتريات الحديثة أساسًا لإدارة الإنفاق الفعالة ، وبالتالي يوفر للمؤسسات الأدوات الشاملة للقضاء على الإنفاق المنشق في المسرح. تنشئ هذه الأنظمة المتقدمة تدفقات عمل منظمة توجه المستخدمين من خلال إجراءات الشراء المناسبة وفي الوقت نفسه ، تضمن المرونة المطلوبة لاستيعاب أنشطة الأعمال. من خلال استخدام مؤسسات برامج المشتريات القوية ، يمكن للمؤسسات بناء سلاسل موافقة واضحة ، ووضع قيود الإنفاق ، والتأكد من أن جميع الشراء تتم وفقًا لسياسات الشركة وعقود الموردين المفضلة.

يعد الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي أيضًا ميزات لبرامج المشتريات المتقدمة التي يمكنها تحديد اتجاهات الإنفاق غير العادية وتنبيه المعاملات غير المصرح بها. يتم تدريب هذه الأنظمة الذكية باستخدام البيانات السابقة لمعرفة متى لا تتابع المشتريات الاتجاهات المعتادة ، بحيث يمكن لفرق المشتريات التدخل في انتهاك السياسات في الوقت المناسب.

إنشاء السيطرة من خلال سير العمل الآلي

تعد سير العمل الآلية أيضًا واحدة من أفضل الطرق لإدارة الإنفاق المافريك. يساعد برنامج المشتريات المؤسسات على تطوير عمليات موحدة يمكن أن تقود المستخدمين من خلال خطوات الشراء الصحيحة ولكن في الوقت نفسه تجنب الانحرافات غير القانونية. قد يتم تعديل مهام العمل هذه لتتناسب مع هياكل المؤسسة ومستويات الإنفاق والتوراخ بحيث تتعرض كل عملية شراء لعناصر التحكم ذات الصلة قبل تنفيذها.

يعني توجيه الموافقة التلقائي أن طلبات الشراء يتم إرسالها تلقائيًا إلى صانعي القرار ذوي الصلة وفقًا للمعايير المحددة مسبقًا والتي قد تكون مبلغًا أو فئة أو قسمًا. هذا النمط المنهجي يقضي على فرص الالتفاف على الموظفين حول التراخيص المطلوبة ، وهو فعال في إجراء المشتريات.

يمكن للبرنامج تصعيد الطلبات تلقائيًا عند عدم تقديم الموافقات في الوقت المحدد مما قد يتسبب في اختناقات من شأنها أن تغري الموظفين بتبني وسائل الشراء الأخرى.

ضمان الامتثال من خلال الرقابة المنهجية

يعد برنامج المشتريات مهمًا في ضمان اتباع كل من السياسات الداخلية واللوائح الخارجية. مع وجود جميع عمليات الشراء المركز في منصة واحدة ، ستكون المؤسسات في وضع يمكنها من إجراء كل عملية شراء وفقًا للإرشادات والإجراءات التي تم وضعها. يحتوي البرنامج على مسار تدقيق فعال يلتقط جميع العمليات التي ينطوي عليها عملية الشراء ، مما يمنحه الشفافية والمساءلة المطلوبة في إدارة الامتثال.

عندما يتم ذلك من خلال برنامج المشتريات ، يصبح تطبيق السياسة آليًا ومتسقًا. النظام قادر على تطبيق سياسات قابلة للربط تلقائيًا حسب خصائص الشراء ، وبالتالي يتم الوفاء بمتطلبات الامتثال ، بغض النظر عن من يحرض المعاملة.

يزيل هذا الإجراء المنهجي عدم الدقة والاختلاف الذي تميل إليه إجراءات الامتثال اليدوي ، مما يمنح المؤسسات شعورًا بالراحة بأن تصرفات المشتريات الخاصة بها هي ضمن جميع المعايير المطلوبة.

الفوائد الشاملة للشراء لدفع البرامج

Procure to Pay Software هو امتداد لأنظمة المشتريات القديمة التي تمنح نهاية أتمتة نهاية دورة حياة المشتريات بأكملها. تتعامل هذه الأنظمة الشاملة تتعامل مع طلبات الشراء ، وصولاً إلى معالجة الدفع النهائية ، مما يؤدي إلى تدفق سلس للمعلومات والتحكم داخل المؤسسة. من خلال اعتماد شراء البرامج ، تكون الشركات في وضع يسمح لها بتوضيح العمليات غير المتجسدة التي تميل إلى تسهيل حدوث الإنفاق المافريك دون أن يلاحظ.

قياس النجاح والتحسين المستمر

يمكن قياس نجاح برنامج المشتريات في تنظيم الإنفاق المافيك باستخدام عدد من مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستوفر نظرة ثاقبة على النتائج قصيرة الأجل والاتجاهات طويلة الأجل. تشمل بعض المقاييس التي يجب على المؤسسات مراقبتها مستوى الامتثال ، وفورات التكاليف التي تتحقق ، وسرعة المعالجة ورضا الموظفين في عمليات الشراء. هذه المقاييس عبارة عن مقاييس مفيدة يمكن استخدامها لتقديم التعليقات والإيجاد إلى أعمال التحسين المستمر وإظهار العائد على الاستثمار الذي يدركه تنفيذ البرنامج.

خاتمة

يُنصح الشركات التي تنوي تبني هذه الحلول بالتعاون مع مقدمي المعرفة الذين لديهم معرفة بتعقيدات قضايا المشتريات المعاصرة. Procol هو نظام شراء فعال للدفع مصمم خصيصًا للتحكم وتكون واضحة. إن حلهم الشامل أتمتة جميع أنشطة عملية الشراء ، ويؤدي إلى القضاء على العمل اليدوي ويزيد من كفاءة المشتريات في جميع أنحاء المنظمة.

Procol عبارة عن منصة لتنسيق المشتريات ، والتي تدمج الأشخاص والعمليات والأنظمة لتسهيل التعاون السلس ، وتوفير رؤية كاملة للإنفاق وتقدم تجربة موحدة تجعل الامتثال الاختيار الحتمي لكل موظف.