¿Cansado de gastos rebeldes? Cómo el software de adquisición trae control y cumplimiento

En el mundo de los negocios dinámicos modernos, las organizaciones están luchando con un desafío que lentamente está comiendo sus recursos y saboteando sus planes estratégicos. Esta actividad de compra fuera de contrato o no autorizada es un comportamiento que involucra a los empleados que evaden los procedimientos formales de adquisición y realizan compras sin la autorización correcta o mediante proveedores no aprobados.

Los impactos operativos y financieros pueden ser desastrosos cuando las organizaciones pierden millones de dólares en gastos sin control. Sin embargo, la nueva generación de software de adquisición se ha convertido en una herramienta efectiva para ayudar a abordar este desafío, ya que equipa a las organizaciones con los instrumentos que requieren para reclamar el control y garantizar el cumplimiento en todos los procesos de compra.

Comprender el problema del gasto rebelde

El gasto de Maverick es uno de los mayores desafíos tanto para la salud financiera como para la eficiencia operativa de cualquier organización. Cuando los trabajadores se dedicaron a los procedimientos de adquisición establecidos, generan una cadena de problemas que están de gran alcance más allá del proceso de compra inicial. Dichas transacciones deshonestas generalmente ocurren a precios premium porque no pasan por contratos de proveedores negociados y descuentos en volumen que las organizaciones han luchado por obtener.

El gasto Maverick tiene causas raíz complejas y, por lo general, es el resultado de un problema inherente en el sistema de adquisiciones de una organización. Las compras no autorizadas se pueden usar cuando los procedimientos de adquisición actuales son demasiado difíciles, largos o rígidos para apoyar las necesidades de los empleados en este momento. En ciertas situaciones, el problema también es causado por la falta de conciencia sobre los procedimientos correctos o la falta de entrenamiento. Además, los silos departamentales y los sistemas desarticulados pueden facilitar el desvío de los canales establecidos por los empleados sin ser detectados en el acto.

El gasto de Maverick tiene más repercusiones financieras que solo las primas de costos aparentes. Las organizaciones se ven privadas de información útil sobre las tendencias de gastos, y negociar mejores contratos o encontrar formas de ahorrar dinero será desafiante. Los riesgos de cumplimiento son enormes cuando las compras se realizan a partir de los marcos que pueden exponer a las empresas a delitos regulatorios o problemas con los proveedores. Además, la planificación financiera y el presupuesto son mucho más difíciles debido a la ausencia de visibilidad en tales transacciones.

El papel estratégico del software de adquisición

El software de adquisición moderno es la base de la gestión eficiente de gastos y, por lo tanto, ofrece a las organizaciones las herramientas integrales para eliminar el gasto rebelde en el escenario. Dichos sistemas avanzados establecen flujos de trabajo ordenados que guían a los usuarios a través de procedimientos de adquisición apropiados y, al mismo tiempo, garanticen la flexibilidad necesaria para acomodar las actividades comerciales. Mediante el uso de poderosas organizaciones de software de adquisición, pueden generar cadenas de aprobación claras, colocar limitaciones de gasto y asegurarse de que todas las compras se realicen de acuerdo con las políticas de la compañía y los contratos de proveedores preferidos.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático también son características del software de adquisición avanzado que pueden identificar tendencias de gasto inusuales y alertar posibles transacciones no autorizadas. Dichos sistemas inteligentes están capacitados utilizando datos anteriores para averiguar cuándo las compras no siguen las tendencias habituales, por lo que los equipos de adquisición pueden intervenir y detener la violación de las políticas a tiempo.

Establecer el control a través de flujos de trabajo automatizados

Los flujos de trabajo automatizados también son uno de los mejores métodos para administrar el gasto de Maverick. El software de adquisición ayuda a las organizaciones a desarrollar procesos uniformes que puedan llevar a los usuarios a través de los pasos de compra correctos, pero al mismo tiempo evitar desviaciones ilegales. Dichos flujos de trabajo pueden modificarse para que coincidan con las estructuras de la organización, los niveles de gasto y las autorizaciones para que cada compra esté sujeta a los controles relevantes antes de su ejecución.

El enrutamiento de aprobación automatizada significa que las solicitudes de compra se envían automáticamente a los tomadores de decisiones relevantes de acuerdo con los criterios predeterminados que pueden ser el monto, la categoría o el departamento de gasto. Este patrón metódico erradica las posibilidades de que los empleados sigan las autorizaciones requeridas, y es eficiente en el procedimiento de adquisición.

El software puede aumentar automáticamente las solicitudes cuando no se realizan las aprobaciones a tiempo, lo que de otro modo causaría cuellos de botella que tentarían a los empleados a adoptar otros medios de compra.

Garantizar el cumplimiento a través de una supervisión sistemática

El software de adquisición es importante para garantizar que se sigan tanto las políticas internas como las regulaciones externas. Con todos los procesos de adquisición concentrados en una plataforma, las organizaciones estarán en condiciones de realizar cada compra de acuerdo con las pautas y procedimientos establecidos. El software tiene una ruta de auditoría efectiva que captura todos los procesos involucrados en el proceso de adquisición, lo que le brinda la transparencia y la responsabilidad requerida en la gestión del cumplimiento.

Cuando se realiza a través del software de adquisición, la aplicación de políticas se vuelve automatizada y consistente. El sistema puede aplicar políticas relatables automáticamente dependiendo de las características de compra y, por lo tanto, se cumplen los requisitos de cumplimiento, independientemente de quién instiga la transacción.

Tal procedimiento metódico elimina la inexactitud y la variación que los procedimientos de cumplimiento manual tienden a sufrir, lo que brinda a las organizaciones una sensación de consuelo de que sus acciones de adquisición están dentro de todos los estándares requeridos.

Los beneficios integrales de procurar para pagar software

El software de Procure to Pay es una extensión de los antiguos sistemas de adquisición que dan una automatización de extremo a extremo de todo el ciclo de vida de las adquisiciones. Estos sistemas de extremo a extremo manejan las solicitudes de compra, hasta el procesamiento de pago final, lo que resulta en un flujo suave de información y control dentro de la organización. A través de la adopción de Software de Procure to Pay, las empresas están en condiciones de eliminar los procesos desagregados que tienden a facilitar la ocurrencia de gastos rebeldes sin ser notados.

Medir el éxito y la mejora continua

El éxito del software de adquisición en la regulación de los gastos de Maverick se puede medir utilizando una serie de indicadores clave de rendimiento que darán información sobre los resultados a corto plazo y las tendencias a largo plazo. Algunas de las métricas que las organizaciones deben monitorear incluyen el nivel de cumplimiento, los ahorros de costos realizados, la velocidad del procesamiento y la satisfacción de los empleados en los procesos de adquisición. Estas métricas son medidas útiles que pueden usarse para dar retroalimentación y conducir al trabajo de mejora continua y mostrar el ROI realizado por la implementación del software.

Conclusión

Se recomienda a las compañías que tienen la intención de adoptar estas soluciones que colaboren con proveedores expertos que tengan conocimiento de las complejidades de los problemas de adquisición contemporáneos. Procol es un sistema eficiente de Procure to Pay diseñado específicamente para controlar y ser claro. Su solución de extremo a extremo automatiza todas las actividades del proceso de adquisición, erradica el trabajo manual y aumenta la eficiencia de la adquisición en toda la organización.

Procol es una plataforma de orquestación de adquisiciones, que integra personas, procesos y sistemas para facilitar la colaboración perfecta, proporcionar una visibilidad completa de gasto y ofrecer una experiencia unificada que haga que el cumplimiento sea la opción inevitable de cada empleado.