厌倦了小牛的支出？采购软件如何带来控制和合规性

已发表: 2025-08-18

在现代动态的商业世界中，组织正在面临挑战，该挑战正在慢慢消耗他们的资源并破坏其战略计划。这种非合同或未经授权的购买活动是一种行为，涉及逃避正式采购程序并在没有正确授权或未经批准的供应商的情况下进行购买的员工。

运营和财务影响可能是灾难性的，在组织中损失数百万美元的不受限制的支出。然而，新一代的采购软件已成为帮助应对这一挑战的有效工具，因为它为组织提供了他们所需的工具来收回控制和保证在所有购买过程中的合规性。

了解小牛支出问题

小牛支出是任何组织财务健康和运营效率的最大挑战之一。当工人逐步建立的采购程序时，他们会产生一系列问题，这些问题超出了初始购买过程。这样的流氓交易通常以高价进行，因为它们没有经历组织努力获得的任何谈判的供应商合同和数量折扣。

小牛支出具有复杂的根本原因，通常是组织采购系统中固有问题的结果。当当前的采购程序过于困难，长期或严格而无法支持员工的需求时，可以使用未经授权的购买。在某些情况下，问题也是由于缺乏对正确程序或缺乏培训的认识而引起的。此外，部门的孤岛和脱节的系统可能会促进员工绕过建立的渠道，而无需当场检测到。

小牛支出不仅仅是成本溢价，还具有更多的财务影响。组织被剥夺了有关支出趋势的有用信息，并谈判更好的合同或寻找省钱的方法将变得具有挑战性。当购买是由可以使公司暴露于监管犯罪或供应商问题的框架中时，合规性的风险很大。此外，由于缺乏对此类交易的知名度，财务计划和预算要困难得多。

现代采购软件是高效支出管理的基础，因此为组织提供了在阶段消除小牛支出的全面工具。这样的高级系统建立有序的工作流，可指导用户通过适当的采购程序，同时确保适应业务活动所需的灵活性。通过使用强大的采购软件组织可以建立明确的批准链，放置支出限制，并确保所有购买都是根据公司政策和首选供应商合同进行的。

人工智能和机器学习也是高级采购软件的功能，可以识别出异常的支出趋势并提醒可能的未经授权的交易。使用过去的数据对这种智能系统进行了培训，以找出购买何时不遵循通常的趋势，因此采购团队可以介入并停止及时违反政策。

自动化工作流程也是管理小牛支出的最佳方法之一。采购软件可帮助组织开发统一的流程，这些流程可以引导用户通过正确的购买步骤，但同时避免了非法偏差。可以修改此类工作流程以匹配组织结构，支出级别和授权，以便每次购买在执行之前都经过相关控制。

自动批准路线意味着购买请求会根据预定的标准自动发送给相关决策者，这些标准可能是支出金额，类别或部门。这种有条不紊的模式消除了员工获得所需授权的机会，并且在采购程序中效率很高。

当未按时进行批准时，该软件能够自动升级请求，否则会导致瓶颈会吸引员工采用其他购买手段。

采购软件对于确保遵循内部政策和外部法规很重要。随着所有采购流程集中在一个平台上，组织将根据规定的指南和程序进行每次购买。该软件具有有效的审计跟踪，可捕获采购过程中涉及的所有过程，从而使其具有合规性管理所需的透明度和问责制。

当通过采购软件完成时，策略执行将变得自动化和一致。该系统能够根据购买特征自动执行相关政策，因此，无论是谁启动交易，都可以满足合规要求。

这种有条不紊的程序消除了手动合规程序往往会遭受的不准确性和差异，这使组织有一种舒适感，其采购行动属于所有必需的标准。

采购付费软件是旧采购系统的扩展，该系统赋予整个采购生命周期的端到端自动化。这些端到端系统处理采购申请，一直到最终付款处理，从而导致组织内部的信息流平稳。通过采用付费付款软件，公司可以消除倾向于促进Maverick支出的分类流程而不会引起注意。

可以使用许多关键绩效指标来衡量采购软件在调节小牛支出方面的成功，这些指标将洞悉短期成果和长期趋势。组织应监控的一些指标包括合规性，实现的成本，处理速度以及员工在采购过程中的满意度。这些指标是有用的措施，可用于提供反馈并导致持续改进工作，并显示该软件实现的ROI。

建议采用这些解决方案的公司与知识渊博的提供商合作，这些提供商了解当代采购问题的复杂性。 Procol是一种专门旨在控制和清除的有效付费系统。他们的端到端解决方案可以自动化采购过程的所有活动，消除手动工作，并提高整个组织的采购效率。

Procol是一个采购编排平台，它集成了人们，流程和系统，以促进无缝协作，提供支出的完整可见性，并提供统一的经验，使合规性成为每个员工的必然选择。