マーベリックの支出にうんざりしていませんか？調達ソフトウェアがどのように制御とコンプライアンスをもたらすか

現代のダイナミックなビジネスの世界では、組織はゆっくりとリソースを食い尽くし、戦略計画を妨害する課題に苦しんでいます。この契約外または不正な購入活動は、正式な調達手順を回避し、正しい許可なしに、または承認されていないサプライヤーを通じて購入する従業員を巻き込む行動です。

組織が未確認の支出で数百万ドルを失う場合、運用上および経済的影響は悲惨なものになる可能性があります。それにもかかわらず、新世代の調達ソフトウェアは、すべての購入プロセスでコントロールを取り戻し、コンプライアンスを保証するために必要な機器を組織に装備するため、この課題に対処するための効果的なツールになりました。

マーベリックの支出の問題を理解する

マーベリック支出は、あらゆる組織の財務健康と運用効率の両方にとって最大の課題の1つです。労働者が確立された調達手順をバイパスすると、彼らは初期購入プロセスを超えて広く測定されている一連の問題を生成します。このような不正な取引は、通常、組織が取得するのに苦労してきた交渉されたサプライヤー契約やボリューム割引を経験していないため、通常はプレミアム価格で行われます。

マーベリックの支出には複雑な根本原因があり、通常、それは組織の調達システムに固有の問題の結果です。現在の調達手順が困難すぎる、長すぎる、または厳格な現時点では、不正な購買を使用できます。特定の状況では、問題は、正しい手順やトレーニングの欠如についての認識の欠如によっても引き起こされます。また、部門のサイロとばかげたシステムは、その場で検出されることなく、従業員による確立されたチャネルのバイパスを促進する可能性があります。

マーベリックの支出には、見かけのコストプレミアムよりも経済的な影響が大きくなります。組織は、支出の傾向に関する有用な情報を奪われ、より良い契約を交渉したり、お金を節約する方法を見つけることは困難になります。コンプライアンスのリスクは、企業を規制上の犯罪またはサプライヤーの問題にさらすことができるフレームワークから購入された場合、コンプライアンスのリスクが大きくなります。さらに、このような取引が可視性がないため、財務計画と予算編成ははるかに困難です。

調達ソフトウェアの戦略的役割

最新の調達ソフトウェアは、効率的な支出管理の基盤であり、したがって、組織に、まさに段階でマーベリックの支出を排除するための包括的なツールを提供します。このような高度なシステムは、適切な調達手順をユーザーに導き、同時にビジネス活動に対応するために必要な柔軟性を確保する整然とした作業フローを確立します。強力な調達ソフトウェア組織を使用することで、明確な承認チェーンを構築し、支出の制約を配置し、すべての購入が会社のポリシーと優先サプライヤー契約に従って行われることを確認できます。

人工知能と機械学習は、異常な支出の傾向を特定し、可能な不正なトランザクションを警告できる高度な調達ソフトウェアの特徴でもあります。このようなインテリジェントシステムは、過去のデータを使用してトレーニングされて、購入が通常の傾向に従っていない場合を調べるため、調達チームは時間内にポリシーの違反を停止できます。

自動化されたワークフローを通じて制御を確立します

自動化されたワークフローは、マーベリック支出を管理する最良の方法の1つでもあります。調達ソフトウェアは、組織が適切な購入手順を介してユーザーを導くことができる統一プロセスを開発するのに役立ちますが、同時に違法な逸脱を避けます。このようなワークフローは、組織構造、支出レベル、および承認に合わせて変更される場合があり、各購入が実行前に関連するコントロールの対象となります。

自動化された承認ルーティングとは、支出額、カテゴリ、または部門である可能性のある所定の基準に従って、購入リクエストが関連する意思決定者に自動的に送信されることを意味します。この系統的なパターンは、従業員が必要な承認を回避する可能性を根絶し、調達手順で効率的です。

ソフトウェアは、従業員が他の購入手段を採用するように誘惑するボトルネックを引き起こす承認が時間通りに行われない場合、リクエストを自動的にエスカレートすることができます。

体系的な監視を通じてコンプライアンスを確保する

調達ソフトウェアは、内部ポリシーと外部規制の両方に従うことを保証するために重要です。すべての調達プロセスが1つのプラットフォームに集中しているため、組織は、レイダウンガイドラインと手順に従ってすべての購入を行う立場になります。このソフトウェアには、調達プロセスに関係するすべてのプロセスをキャプチャする効果的な監査証跡があり、コンプライアンスの管理に必要な透明性と説明責任が得られます。

調達ソフトウェアを通じて行われると、ポリシーの執行が自動化され、一貫性があります。このシステムは、購入特性に応じて関連性の高いポリシーを自動的に実施することができるため、誰がトランザクションを扇動するかに関係なく、コンプライアンス要件が満たされます。

このような系統的な手順により、手動のコンプライアンス手順が苦しむ傾向がある不正確さとバリエーションが削除されます。これにより、組織は、調達措置がすべての必要な基準内にあるという快適さを与えます。

ソフトウェアを支払うための調達の包括的な利点

Procure to Pay Softwareは、調達ライフサイクル全体のエンドツーエンドオートメーションを与える古い調達システムの拡張です。これらのエンドツーエンドのシステムは、最終的な支払い処理までの購入要求を処理し、それにより組織内での情報と制御のスムーズな流れをもたらします。ソフトウェアを支払うために調達を採用することにより、企業は、気づかずにマーベリック支出の発生を促進する傾向がある分解プロセスを押し出す立場にあります。

成功と継続的な改善の測定

Maverick支出の規制における調達ソフトウェアの成功は、短期的な結果と長期的な傾向に関する洞察を与える多くの主要なパフォーマンス指標を使用して測定できます。組織が監視すべきメトリックには、コンプライアンスのレベル、実現されたコスト削減、処理速度、調達プロセスの従業員の満足度が含まれます。これらのメトリックは、フィードバックを提供し、継続的な改善作業につながり、ソフトウェアの実装によって実現されたROIを示すために使用できる有用な手段です。

結論

これらのソリューションを採用する予定の企業は、現代の調達問題の複雑さを知っている知識豊富なプロバイダーと協力することをお勧めします。 Procolは、制御と明確にするために特別に設計された効率的な調達から支払うシステムです。エンドツーエンドのソリューションは、調達プロセスのすべての活動を自動化し、手動の作業を根絶し、組織全体の調達効率を向上させます。

Procolは、シームレスなコラボレーションを促進するために人、プロセス、システムを統合し、支出の完全な可視性を提供し、コンプライアンスをすべての従業員の避けられない選択にする統一エクスペリエンスを提供する調達オーケストレーションプラットフォームです。