Bosan dengan pengeluaran maverick? Bagaimana Perangkat Lunak Pengadaan Membawa Kontrol dan Kepatuhan

Di dunia bisnis yang dinamis modern, organisasi berjuang dengan tantangan yang perlahan -lahan menggerogoti sumber daya mereka dan menyabotase rencana strategis mereka. Kegiatan pembelian yang tidak dikontrak atau tidak sah ini adalah perilaku yang melibatkan karyawan yang menghindari prosedur pengadaan formal dan melakukan pembelian tanpa otorisasi yang benar atau melalui pemasok yang tidak disetujui.

Dampak operasional dan keuangan mungkin berbahaya di mana organisasi kehilangan jutaan dolar dalam pengeluaran yang tidak dicentang. Namun demikian, generasi baru perangkat lunak pengadaan telah menjadi alat yang efektif untuk membantu mengatasi tantangan ini karena melengkapi organisasi dengan instrumen yang mereka butuhkan untuk merebut kembali kendali dan menjamin kepatuhan dalam semua proses pembelian.

Memahami masalah pengeluaran maverick

Pengeluaran Maverick adalah salah satu tantangan terbesar bagi kesehatan keuangan dan efisiensi operasional organisasi mana pun. Ketika pekerja by-pass menetapkan prosedur pengadaan, mereka menghasilkan rantai masalah yang jauh di luar proses pembelian awal. Transaksi jahat seperti itu biasanya terjadi dengan harga premium karena mereka tidak melalui kontrak pemasok yang dinegosiasikan dan diskon volume yang telah diperoleh organisasi.

Pengeluaran Maverick memiliki akar penyebab yang kompleks dan biasanya, ini adalah hasil dari masalah yang melekat dalam sistem pengadaan suatu organisasi. Pembelian yang tidak sah dapat digunakan ketika prosedur pengadaan saat ini terlalu sulit, panjang atau kaku untuk mendukung kebutuhan karyawan saat ini. Dalam situasi tertentu, masalahnya juga disebabkan oleh kurangnya kesadaran tentang prosedur yang benar atau kurangnya pelatihan. Juga, silo departemen dan sistem terputus -putus dapat memfasilitasi bypass saluran yang ditetapkan oleh karyawan tanpa terdeteksi di tempat.

Pengeluaran Maverick memiliki lebih banyak dampak finansial daripada hanya premi biaya yang jelas. Organisasi kehilangan informasi yang berguna tentang tren pengeluaran, dan menegosiasikan kontrak yang lebih baik atau menemukan cara untuk menghemat uang akan menjadi tantangan. Risiko kepatuhan sangat besar ketika pembelian dilakukan dari kerangka kerja yang dapat mengekspos perusahaan terhadap pelanggaran peraturan atau masalah dengan pemasok. Selain itu, perencanaan dan penganggaran keuangan jauh lebih sulit karena tidak adanya visibilitas ke dalam transaksi tersebut.

Peran strategis perangkat lunak pengadaan

Perangkat lunak pengadaan modern adalah fondasi manajemen pengeluaran yang efisien dan, dengan demikian, menawarkan kepada organisasi alat komprehensif untuk menghilangkan pengeluaran maverick di tahap. Sistem canggih semacam itu menetapkan aliran kerja tertib yang memandu pengguna melalui prosedur pengadaan yang sesuai dan pada saat yang sama memastikan fleksibilitas yang diperlukan untuk mengakomodasi kegiatan bisnis. Melalui penggunaan perangkat lunak pengadaan yang kuat, organisasi dapat membangun rantai persetujuan yang jelas, menempatkan kendala pengeluaran, dan pastikan bahwa semua pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan kontrak pemasok yang disukai.

Kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin juga merupakan fitur dari perangkat lunak pengadaan lanjutan yang dapat mengidentifikasi tren pengeluaran yang tidak biasa dan memperingatkan kemungkinan transaksi yang tidak sah. Sistem cerdas semacam itu dilatih menggunakan data masa lalu untuk mengetahui kapan pembelian tidak mengikuti tren yang biasa, sehingga tim pengadaan dapat masuk dan menghentikan pelanggaran kebijakan dalam waktu.

Membangun kontrol melalui alur kerja otomatis

Alur kerja otomatis juga merupakan salah satu metode terbaik untuk mengelola pengeluaran maverick. Perangkat lunak pengadaan membantu organisasi untuk mengembangkan proses seragam yang dapat mengarahkan pengguna melalui langkah -langkah pembelian yang tepat tetapi pada saat yang sama menghindari penyimpangan ilegal. Alur kerja semacam itu dapat dimodifikasi agar sesuai dengan struktur organisasi, tingkat pengeluaran, dan otorisasi sehingga setiap pembelian dikenakan kontrol yang relevan sebelum pelaksanaannya.

Perutean persetujuan otomatis berarti bahwa permintaan pembelian secara otomatis dikirim ke pembuat keputusan yang relevan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan yang mungkin merupakan jumlah pengeluaran, kategori, atau departemen. Pola metodis ini memberantas peluang karyawan yang berkeliling otorisasi yang diperlukan, dan efisien dalam prosedur pengadaan.

Perangkat lunak ini dapat secara otomatis meningkatkan permintaan ketika persetujuan tidak dibuat tepat waktu yang sebaliknya akan menyebabkan kemacetan yang akan menggoda karyawan untuk mengadopsi cara pembelian lainnya.

Memastikan kepatuhan melalui pengawasan sistematis

Perangkat lunak pengadaan penting dalam memastikan bahwa baik kebijakan internal dan peraturan eksternal diikuti. Dengan semua proses pengadaan yang terkonsentrasi dalam satu platform, organisasi akan berada dalam posisi untuk melakukan setiap pembelian sesuai dengan pedoman dan prosedur yang ditetapkan. Perangkat lunak ini memiliki jejak audit yang efektif yang menangkap semua proses yang terlibat dalam proses pengadaan, yang memberikannya transparansi dan akuntabilitas yang diperlukan dalam pengelolaan kepatuhan.

Ketika dilakukan melalui perangkat lunak pengadaan, penegakan kebijakan menjadi otomatis dan konsisten. Sistem ini mampu menegakkan kebijakan yang relatable secara otomatis tergantung pada karakteristik pembelian dan karenanya persyaratan kepatuhan terpenuhi, terlepas dari siapa yang menghasut transaksi.

Prosedur metodis seperti itu menghilangkan ketidaktepatan dan variasi yang cenderung menderita prosedur kepatuhan manual, yang memberi organisasi rasa nyaman bahwa tindakan pengadaan mereka berada dalam semua standar yang diperlukan.

Manfaat komprehensif dari pengadaan untuk membayar perangkat lunak

Pengadaan untuk membayar perangkat lunak adalah perpanjangan dari sistem pengadaan lama yang memberikan otomatisasi ujung ke ujung dari seluruh siklus pengadaan. Sistem end-to-end ini menangani permintaan pembelian, sampai ke pemrosesan pembayaran akhir sehingga menghasilkan aliran informasi dan kontrol yang lancar dalam organisasi. Melalui adopsi pengadaan untuk membayar perangkat lunak, perusahaan berada dalam posisi untuk membangkitkan proses terpilah yang cenderung memfasilitasi terjadinya pengeluaran maverick tanpa diketahui.

Mengukur keberhasilan dan peningkatan berkelanjutan

Keberhasilan perangkat lunak pengadaan dalam mengatur pengeluaran maverick dapat diukur dengan menggunakan sejumlah indikator kinerja utama yang akan memberikan wawasan tentang hasil jangka pendek dan tren jangka panjang. Beberapa metrik yang harus dipantau organisasi mencakup tingkat kepatuhan, penghematan biaya yang direalisasikan, kecepatan pemrosesan dan kepuasan karyawan dalam proses pengadaan. Metrik ini adalah langkah -langkah berguna yang dapat digunakan untuk memberikan umpan balik dan mengarah pada pekerjaan perbaikan berkelanjutan dan menunjukkan ROI yang direalisasikan dengan implementasi perangkat lunak.

Kesimpulan

Perusahaan yang bermaksud mengadopsi solusi ini disarankan untuk berkolaborasi dengan penyedia berpengetahuan yang memiliki pengetahuan tentang seluk -beluk masalah pengadaan kontemporer. Procol adalah sistem pengadaan-ke-bayar yang efisien yang dirancang khusus untuk mengontrol dan menjadi jelas. Solusi ujung ke ujung mereka mengotomatiskan semua kegiatan proses pengadaan, memberantas pekerjaan manual dan meningkatkan efisiensi pengadaan di seluruh organisasi.

Procol adalah platform orkestrasi pengadaan, yang mengintegrasikan orang, proses, dan sistem untuk memfasilitasi kolaborasi yang mulus, memasok visibilitas lengkap pengeluaran dan menawarkan pengalaman terpadu yang membuat kepatuhan pilihan yang tak terhindarkan dari setiap karyawan.