Устали от индивидуальных расходов? Как программное обеспечение для закупок приносит контроль и соответствие

В современном динамичном деловом мире организации борются с проблемой, которая постепенно питает свои ресурсы и саботирует свои стратегические планы. Эта вне контракта или несанкционированная покупка-это поведение, которое включает в себя сотрудников, которые уклоняются от официальных процедур закупок и совершают покупки без правильного разрешения или через неутвержденных поставщиков.

Оперативные и финансовые воздействия могут быть катастрофическими, когда организации теряют миллионы долларов за неконтролируемые расходы. Тем не менее, новое поколение программного обеспечения для закупок стало эффективным инструментом, помогающим решить эту проблему, поскольку оно предоставляет организациям инструментами, которые им требуются для восстановления контроля и гарантирования соответствия во всех процессах закупок.

Понимание проблем с индивидуальным расходом

Маверные расходы являются одной из самых больших проблем как для финансовой здоровья, так и операционной эффективности любой организации. Когда работники останавливаются, установили процедуры закупок, они генерируют цепочку вопросов, которые далеко идущие за пределами первоначального процесса покупки. Такие мошеннические транзакции обычно происходят по премиальным ценам, потому что они не проводят договорные договоры поставщиков и объемные скидки, которые организации изо всех сил пытались получить.

Маверические расходы имеют сложные коренные причины, и, как правило, это является результатом неотъемлемой проблемы в системе закупок организации. Несанкционированные покупки могут использоваться, когда текущие процедуры закупок слишком сложны, длинные или жесткие, чтобы в настоящее время удовлетворить потребности сотрудников. В определенных ситуациях проблема также вызвана отсутствием осознания о правильных процедурах или отсутствием обучения. Кроме того, ведомственные силосы и разрозненные системы могут облегчить обход работников со стороны работников, не будучи обнаруженными на месте.

У Maverick Entrends больше финансовых последствий, чем просто кажущиеся страховые взносы. Организации лишены полезной информации о тенденциях расходов, и переговоры о лучших контрактах или поиск способов сэкономить деньги станет сложной задачей. Риски соответствия огромны, когда покупки сделаны из рамок, которые могут подвергать компании на правонарушения или проблемы с поставщиками. Более того, финансовое планирование и бюджетирование гораздо сложнее из -за отсутствия видимости в таких транзакциях.

Стратегическая роль программного обеспечения для закупок

Современное программное обеспечение для закупок является основой эффективного управления расходами и, таким образом, предлагает организациям комплексные инструменты для устранения индивидуальных расходов на самой стадии. Такие передовые системы устанавливают упорядоченные рабочие потоки, которые направляют пользователей через соответствующие процедуры закупок и в то же время обеспечивают гибкость, необходимую для размещения деловых действий. Благодаря использованию мощных программных программных программных организаций может создать четкие цепочки одобрения, ограничивать расходы и убедиться, что все закупки осуществляются в соответствии с политикой компании и предпочтительными контрактами поставщиков.

Искусственный интеллект и машинное обучение также являются функциями передового программного обеспечения для закупок, которые могут определить необычные тенденции расходов и предупредить возможные несанкционированные транзакции. Такие интеллектуальные системы обучаются с использованием прошлых данных, чтобы выяснить, когда покупки не следуют обычным тенденциям, поэтому команды закупок могут войти и остановить нарушение политики во времени.

Установление управления с помощью автоматических рабочих процессов

Автоматизированные рабочие процессы также являются одним из лучших методов управления индивидуальными расходами. Программное обеспечение для закупок помогает организациям разрабатывать равномерные процессы, которые могут привести пользователей через правильные шаги покупки, но в то же время избегать незаконных отклонений. Такие рабочие процессы могут быть изменены в соответствии с структурами организации, уровнями расходов и разрешениями, чтобы каждая покупка подвергалась соответствующим элементам управления до ее исполнения.

Автоматизированное маршрутизация утверждения означает, что запросы на покупку автоматически отправляются соответствующим лицам, принимающим решения в соответствии с заданными критериями, которые могут быть суммой, категории или отдела. Эта методическая схема уничтожает шансы сотрудников обойти необходимые разрешения, и это эффективно в процедуре закупок.

Программное обеспечение может автоматически усиливать запросы, когда разрешения не будут сделаны вовремя, что в противном случае вызовет узкие места, которые могли бы принять сотрудников принять другие средства покупки.

Обеспечение соответствия через систематический надзор

Программное обеспечение для закупок важно для обеспечения соблюдения как внутренней политики, так и внешних правил. Поскольку все процессы закупок, сконцентрированные на одной платформе, организации смогут совершить каждую покупку в соответствии с указанными руководящими принципами и процедурами. Программное обеспечение имеет эффективный аудиторский след, который фиксирует все процессы, связанные с процессом закупок, что дает ему прозрачность и подотчетность, необходимые для управления соответствием.

Когда это делается с помощью программного обеспечения для закупок, обеспечение соблюдения политики становится автоматизированным и последовательным. Система может автоматически обеспечивать соблюдение соответствующих полисов в зависимости от характеристик покупки, и, следовательно, требования к соответствию выполняются, независимо от того, кто спровоцирует транзакцию.

Такая методическая процедура устраняет неточность и различия, которые, как правило, страдают от ручных процедур соответствия, что дает организациям чувство комфорта, что их действия закупок находятся в соответствии с всеми необходимыми стандартами.

Комплексные преимущества закупок для оплаты программного обеспечения

Закупок для оплаты программного обеспечения - это расширение старых систем закупок, которые дают автоматизацию конца всего жизненного цикла закупок. Эти сквозные системы обрабатывают заявки на покупку, вплоть до окончательной обработки платежей, что приводит к плавному потоку информации и контроля в организации. Благодаря принятию закупок для оплаты программного обеспечения, компании могут штампы дезагрегированных процессов, которые, как правило, способствуют возникновению индивидуальных расходов без заметки.

Измерение успеха и постоянного улучшения

Успех программного обеспечения для закупок при регулировании индивидуальных расходов может быть измерен с использованием ряда ключевых показателей производительности, которые дадут представление о краткосрочных результатах и долгосрочных тенденциях. Некоторые из показателей, которые должны контролировать организации, включают уровень соответствия, реализованную экономию, скорость обработки и удовлетворенность сотрудников в процессах закупок. Эти показатели являются полезными мерами, которые можно использовать для предоставления обратной связи и привести к непрерывной работе по улучшению и показать рентабельность инвестиций, реализованную внедрением программного обеспечения.

Заключение

Компаниям, которые намерены принять эти решения, рекомендуется сотрудничать со знающими поставщиками, которые знают о тонкостях современных вопросов закупок. Procol-это эффективная система закупок, разработанная специально для управления и быть ясным. Их сквозное решение автоматизирует все действия процесса закупок, уничтожает ручную работу и повышает эффективность закупок по всей организации.

Procol - это платформа оркестровки закупок, которая объединяет людей, процессы и системы для облегчения бесшовного сотрудничества, обеспечения полной видимости расходов и предлагает единый опыт, который делает соответствие неизбежным выбором каждого сотрудника.