Cansado de gastos com Maverick? Como o software de compras traz controle e conformidade

No mundo dos negócios dinâmicos modernos, as organizações estão lutando com um desafio que está lentamente comendo seus recursos e sabotando seus planos estratégicos. Essa atividade de compra fora do contrato ou não autorizada é um comportamento que envolve funcionários que evitam os procedimentos formais de compras e fazem compras sem a autorização correta ou através de fornecedores não aprovados.

Os impactos operacionais e financeiros podem ser desastrosos onde as organizações perdem milhões de dólares em despesas sem controle. No entanto, a nova geração de software de compras tornou -se uma ferramenta eficaz para ajudar a enfrentar esse desafio, pois equipa as organizações com os instrumentos necessários para recuperar o controle e garantir a conformidade em todos os processos de compra.

Compreendendo o problema dos gastos com o Maverick

Os gastos com o Maverick são um dos maiores desafios para a saúde financeira e a eficiência operacional de qualquer organização. Quando os trabalhadores passam os procedimentos de compras estabelecidas, eles geram uma cadeia de questões que estão ao longo do processo de compra inicial. Tais transações desonestas geralmente acontecem a preços premium, porque não passam por nenhum contrato de fornecedores negociados e descontos de volume que as organizações lutaram para obter.

Os gastos com Maverick têm causas radiculares complexas e, geralmente, é resultado de um problema inerente no sistema de compras de uma organização. A compra não autorizada pode ser usada quando os procedimentos atuais de compras forem muito difíceis, longos ou rígidos para apoiar as necessidades dos funcionários no momento. Em certas situações, o problema também é causado pela falta de conscientização sobre os procedimentos corretos ou a falta de treinamento. Além disso, os silos departamentais e os sistemas desarticulados podem facilitar o desvio dos canais estabelecidos pelos funcionários sem serem detectados no local.

Os gastos com Maverick têm mais repercussões financeiras do que apenas os aparentes prêmios de custo. As organizações são privadas de informações úteis sobre tendências de despesas e negociar melhores contratos ou encontrar maneiras de economizar dinheiro se tornarão desafiador. Os riscos de conformidade são enormes quando as compras são feitas com as estruturas que podem expor as empresas a ofensas regulatórias ou problemas com fornecedores. Além disso, o planejamento e o orçamento financeiros são muito mais difíceis devido à ausência de visibilidade em tais transações.

O papel estratégico do software de compras

O software de compras moderno é a base do gerenciamento de gastos eficientes e, portanto, oferece às organizações as ferramentas abrangentes para eliminar os gastos com o Maverick no próprio estágio. Tais sistemas avançados estabelecem fluxos de trabalho ordenados que orientam os usuários através dos procedimentos de compras apropriados e, ao mesmo tempo, garantem a flexibilidade necessária para acomodar as atividades comerciais. Através do uso de poderosas organizações de software de compras, podem criar cadeias de aprovação claras, colocar restrições de gastos e garantir que todas as compras sejam feitas de acordo com as políticas da empresa e os contratos de fornecedores preferidos.

A inteligência artificial e o aprendizado de máquina também são características do software avançado de compras que podem identificar tendências incomuns de gastos e alertar possíveis transações não autorizadas. Esses sistemas inteligentes são treinados usando dados anteriores para descobrir quando as compras não estão seguindo as tendências usuais, para que as equipes de compras possam intervir e interromper a violação das políticas no tempo.

Estabelecendo o controle através de fluxos de trabalho automatizados

Os fluxos de trabalho automatizados também são um dos melhores métodos de gerenciamento de gastos com Maverick. O software de compras ajuda as organizações a desenvolver processos uniformes que podem levar os usuários nas etapas de compra corretas, mas, ao mesmo tempo, a evitar desvios ilegais. Esses fluxos de trabalho podem ser modificados para corresponder às estruturas da organização, níveis de despesa e autorizações, para que cada compra seja submetida aos controles relevantes antes de sua execução.

O roteamento de aprovação automatizado significa que as solicitações de compra são enviadas automaticamente aos tomadores de decisão relevantes de acordo com os critérios predeterminados que podem ser quantidades, categoria ou departamento de gastos. Esse padrão metódico erradica as chances de os funcionários contornar as autorizações necessárias e é eficiente no procedimento de compras.

O software é capaz de aumentar automaticamente solicitações quando as aprovações não forem feitas a tempo, o que, de outra forma, causaria gargalos que tentariam os funcionários a adotar outros meios de compra.

Garantir a conformidade por meio de supervisão sistemática

O software de compras é importante para garantir que as políticas internas e os regulamentos externos sejam seguidos. Com todos os processos de aquisição concentrados em uma plataforma, as organizações estarão em posição de fazer todas as compras de acordo com as diretrizes e procedimentos estabelecidos. O software possui uma trilha de auditoria eficaz que captura todos os processos envolvidos no processo de compras, o que lhe confere a transparência e a responsabilidade necessárias no gerenciamento da conformidade.

Quando é feito através do software de compras, a aplicação da política se torna automatizada e consistente. O sistema é capaz de aplicar políticas relacionáveis automaticamente, dependendo das características de compra e, portanto, os requisitos de conformidade são atendidos, independentemente de quem instiga a transação.

Esse procedimento metódico remove a imprecisão e a variação que os procedimentos manuais de conformidade tendem a sofrer, o que dá às organizações uma sensação de conforto que suas ações de compras estão dentro de todos os padrões necessários.

Os benefícios abrangentes do adquirir para pagar software

Adquirir o software de pagamento é uma extensão dos antigos sistemas de compras que oferecem uma automação de ponta a ponta de todo o ciclo de vida de compras. Esses sistemas de ponta a ponta lidam com as requisições de compra, até o processamento final de pagamento, resultando em um fluxo suave de informações e controle dentro da organização. Através da adoção da Produre to Pay Software, as empresas estão em posição de eliminar os processos desagregados que tendem a facilitar a ocorrência de gastos com Maverick sem serem notados.

Medindo sucesso e melhoria contínua

O sucesso do software de compras na regulamentação dos gastos do Maverick pode ser medido usando vários indicadores de desempenho importantes que fornecerão informações sobre resultados de curto prazo e tendências de longo prazo. Algumas das métricas que as organizações devem monitorar incluem o nível de conformidade, a economia de custos realizada, a velocidade do processamento e a satisfação dos funcionários nos processos de compras. Essas métricas são medidas úteis que podem ser usadas para dar feedback e levar ao trabalho de melhoria contínua e mostrar o ROI realizado pela implementação do software.

Conclusão

As empresas que pretendem adotar essas soluções são aconselhadas a colaborar com fornecedores conhecedores que têm conhecimento dos meandros dos problemas de compras contemporâneas. O Procol é um sistema de compra e pagamento eficiente, projetado especificamente para controlar e ser claro. Sua solução de ponta a ponta automatiza todas as atividades do processo de compras, erradica o trabalho manual e aumenta a eficiência da compra em toda a organização.

A Procol é uma plataforma de orquestração de compras, que integra pessoas, processos e sistemas para facilitar a colaboração perfeita, fornecer visibilidade completa dos gastos e oferecer uma experiência unificada que torna a conformidade a inevitável escolha de todos os funcionários.