Te -ai săturat de cheltuielile cu Maverick? Modul în care software -ul de achiziții aduce control și conformitate

În lumea modernă a afacerilor dinamice, organizațiile se luptă cu o provocare care își mănâncă încet resursele și sabotează planurile lor strategice. Această activitate de cumpărare în afara contractului sau neautorizată este un comportament care implică angajații care se sustrag de procedurile de achiziții formale și fac achiziții fără autorizarea corectă sau prin intermediul furnizorilor neaprobați.

Impactul operațional și financiar pot fi dezastruoase în cazul în care organizațiile pierd milioane de dolari în cheltuieli necontrolate. Cu toate acestea, noua generație de software de achiziții a devenit un instrument eficient pentru a ajuta la rezolvarea acestei provocări, deoarece echipează organizațiile cu instrumentele pe care le necesită pentru a recupera controlul și a garanta respectarea în toate procesele de cumpărare.

Înțelegerea problemei cheltuielilor Maverick

Cheltuielile cu Maverick este una dintre cele mai mari provocări atât pentru sănătatea financiară, cât și pentru eficiența operațională a oricărei organizații. Atunci când lucrătorii ocolesc procedurile de achiziții au stabilit, aceștia generează un lanț de probleme care se ocupă de anvergură dincolo de procesul inițial de cumpărare. Astfel de tranzacții necinstite se petrec de obicei la prețuri premium, deoarece nu parcurg niciun cont de contracte de furnizori negociați și reduceri de volum pe care organizațiile s -au străduit să le obțină.

Cheltuielile cu Maverick au cauze raioneze complexe și, de obicei, este rezultatul unei probleme inerente în sistemul de achiziții al unei organizații. Achizițiile neautorizate pot fi utilizate atunci când procedurile actuale de achiziții sunt prea dificile, lungi sau rigide pentru a susține nevoile angajaților în acest moment. În anumite situații, problema este cauzată și de lipsa de conștientizare cu privire la procedurile corecte sau de lipsa de instruire. De asemenea, silozurile departamentale și sistemele disjuncte pot facilita ocolirea canalelor consacrate de către angajați, fără a fi detectate la fața locului.

Cheltuielile cu Maverick au mai multe repercusiuni financiare decât doar primele de costuri aparente. Organizațiile sunt lipsite de informații utile cu privire la tendințele cheltuielilor, iar negocierea contractelor mai bune sau găsirea unor modalități de a economisi bani va deveni dificilă. Riscurile de conformitate sunt uriașe atunci când achizițiile sunt făcute din cadrele care pot expune companiile la infracțiuni de reglementare sau probleme cu furnizorii. Mai mult decât atât, planificarea financiară și bugetarea sunt mult mai dificile din cauza absenței vizibilității în astfel de tranzacții.

Rolul strategic al software -ului de achiziții

Software -ul modern de achiziții este fundamentul unui management eficient al cheltuielilor și, astfel, oferă organizațiilor instrumentele cuprinzătoare pentru a elimina cheltuielile cu Maverick chiar în stadiul. Astfel de sisteme avansate stabilesc fluxuri de lucru ordonate care ghidează utilizatorii prin proceduri de achiziție adecvate și, în același timp, asigură flexibilitatea necesară pentru a se adapta activităților de afaceri. Prin utilizarea unor puternice organizații de software de achiziții pot construi lanțuri de aprobare clare, pot plasa constrângeri de cheltuieli și asigurați -vă că toate achizițiile sunt făcute în conformitate cu politicile companiei și contractele de furnizor preferate.

Inteligența artificială și învățarea automată sunt, de asemenea, caracteristici ale software -ului avansat de achiziții care pot identifica tendințele de cheltuieli neobișnuite și să alerteze posibile tranzacții neautorizate. Astfel de sisteme inteligente sunt instruite folosind datele anterioare pentru a afla când cumpărăturile nu urmează tendințele obișnuite, astfel încât echipele de achiziții pot intra și opri încălcarea politicilor la timp.

Stabilirea controlului prin fluxuri de lucru automate

Fluxurile de lucru automate sunt, de asemenea, una dintre cele mai bune metode de gestionare a cheltuielilor cu Maverick. Software -ul de achiziții ajută organizațiile să dezvolte procese uniforme care pot conduce utilizatorii prin etapele de cumpărare potrivite, dar în același timp să evite abaterile ilegale. Astfel de fluxuri de lucru pot fi modificate pentru a se potrivi cu structurile organizației, nivelurile de cheltuieli și autorizațiile, astfel încât fiecare achiziție să fie supusă controalelor relevante înainte de executarea acesteia.

Rutarea automată a aprobării înseamnă că cererile de cumpărare sunt trimise automat factorilor de decizie relevanți în conformitate cu criteriile prestabilite care pot fi cheltuieli, categorie sau departament. Acest model metodic eradică șansele ca angajații să se încadreze în jurul autorizațiilor necesare și este eficient în procedura de achiziții.

Software -ul este capabil să escaladeze automat solicitările atunci când nu sunt făcute aprobările la timp, ceea ce altfel ar provoca blocaje care ar ispiti angajații să adopte alte mijloace de cumpărare.

Asigurarea respectării prin supraveghere sistematică

Software -ul de achiziții este important pentru a se asigura că sunt respectate atât politicile interne, cât și reglementările externe. Cu toate procesele de achiziții concentrate într -o singură platformă, organizațiile vor fi în măsură să facă fiecare achiziție în conformitate cu orientările și procedurile stabilite. Software -ul are un traseu de audit eficient care surprinde toate procesele implicate în procesul de achiziții, ceea ce îi conferă transparența și responsabilitatea necesare în gestionarea conformității.

Când se face prin software de achiziții, aplicarea politicilor devine automatizată și consecventă. Sistemul este capabil să aplice automat politicile relatabile în funcție de caracteristicile de cumpărare și, prin urmare, cerințele de conformitate sunt îndeplinite, indiferent de cine instigă tranzacția.

O astfel de procedură metodică elimină inexactitatea și variația pe care procedurile de conformitate manuale tind să o sufere, ceea ce oferă organizațiilor un sentiment de confort că acțiunile lor de achiziție sunt în toate standardele necesare.

Beneficiile cuprinzătoare ale procurării pentru a plăti software -ul

Procurat To Pay Software este o extensie a vechilor sisteme de achiziții care oferă o automatizare de la capăt la capăt a întregului ciclu de viață al achizițiilor. Aceste sisteme end-to-end gestionează rechizițiile de cumpărare, până la procesarea finală a plăților, rezultând astfel un flux lant de informații și control în cadrul organizației. Prin adoptarea software -ului Procure to Pay, companiile sunt în măsură să elimine procesele dezagregate care tind să faciliteze apariția cheltuielilor cu Maverick fără a fi observate.

Măsurarea succesului și îmbunătățirea continuă

Succesul software -ului de achiziții în reglarea cheltuielilor Maverick poate fi evaluat folosind o serie de indicatori cheie de performanță care vor oferi o perspectivă asupra rezultatelor pe termen scurt și a tendințelor pe termen lung. Unele dintre valorile pe care organizațiile ar trebui să le monitorizeze includ nivelul de conformitate, economiile de costuri realizate, viteza de procesare și satisfacția angajaților în procesele de achiziții. Aceste valori sunt măsuri utile care pot fi utilizate pentru a oferi feedback și pentru a duce la lucrările de îmbunătățire continuă și pentru a arăta ROI -ul realizat prin implementarea software -ului.

Concluzie

Companiile care intenționează să adopte aceste soluții sunt sfătuite să colaboreze cu furnizori cu cunoștințe care cunosc complicațiile problemelor de achiziții contemporane. Procol este un sistem eficient Procure-to-Pay, conceput special pentru a controla și a fi clar. Soluția lor end-to-end automatizează toate activitățile procesului de achiziții, eradicarea muncii manuale și crește eficiența achizițiilor în întreaga organizație.

Procol este o platformă de orchestrare a achizițiilor, care integrează oameni, procese și sisteme pentru a facilita colaborarea perfectă, pentru a furniza o vizibilitate completă a cheltuielilor și pentru a oferi o experiență unificată care face ca respectarea alegerii inevitabile a fiecărui angajat.