Stanco della spesa maverick? In che modo il software di approvvigionamento porta il controllo e la conformità

Nel mondo degli affari dinamici moderni, le organizzazioni stanno lottando con una sfida che sta lentamente sfregando le loro risorse e sabotando i loro piani strategici. Questa attività di acquisto fuori o non autorizzata è un comportamento che coinvolge i dipendenti che sfuggono le procedure di approvvigionamento formale e effettuano acquisti senza l'autorizzazione corretta o attraverso fornitori non approvati.

Gli impatti operativi e finanziari possono essere disastrosi in cui le organizzazioni perdono milioni di dollari in spese incontrollate. Tuttavia, la nuova generazione di software di approvvigionamento è diventata uno strumento efficace per aiutare a affrontare questa sfida in quanto equipaggia le organizzazioni con gli strumenti di cui hanno bisogno per recuperare il controllo e garantire la conformità in tutti i processi di acquisto.

Comprendere il problema della spesa maverick

La spesa maverick è una delle maggiori sfide sia per la salute finanziaria che per l'efficienza operativa di qualsiasi organizzazione. Quando i lavoratori by-pass hanno stabilito procedure di approvvigionamento, generano una catena di problemi che sono di vasta portata oltre il processo di acquisto iniziale. Tali transazioni canaglia di solito si verificano a prezzi premium perché non passano attraverso contratti di fornitori negoziati e sconti sul volume che le organizzazioni hanno lottato per ottenere.

La spesa maverick ha cause radicali complesse e di solito è il risultato di un problema intrinseco nel sistema di approvvigionamento di un'organizzazione. Gli acquisti non autorizzati possono essere utilizzati quando le attuali procedure di approvvigionamento sono troppo difficili, lunghe o rigide per supportare le esigenze dei dipendenti al momento. In alcune situazioni, il problema è anche causato dalla mancanza di consapevolezza delle procedure corrette o della mancanza di formazione. Inoltre, i silos dipartimentali e i sistemi sconnessi possono facilitare il bypass dei canali stabiliti da parte dei dipendenti senza essere rilevati sul posto.

La spesa maverick ha più ripercussioni finanziarie rispetto ai semplici premi di costo. Le organizzazioni sono private di informazioni utili sulle tendenze delle spese e negoziare contratti migliori o trovare modi per risparmiare denaro diventerà impegnativo. I rischi di conformità sono enormi quando gli acquisti vengono effettuati dai quadri che possono esporre le aziende a reati normativi o problemi con i fornitori. Inoltre, la pianificazione finanziaria e il budget sono molto più difficili a causa dell'assenza di visibilità in tali transazioni.

Il ruolo strategico del software di approvvigionamento

Il moderno software di approvvigionamento è la base di una gestione efficiente della spesa e, quindi, offre alle organizzazioni gli strumenti completi per eliminare la spesa maverick nella fase stessa. Tali sistemi avanzati stabiliscono flussi di lavoro ordinati che guidano gli utenti attraverso adeguate procedure di approvvigionamento e allo stesso tempo garantiscono la flessibilità necessaria per soddisfare le attività commerciali. Attraverso l'uso di potenti organizzazioni di software di approvvigionamento possono creare chiare catene di approvazione, posizionare vincoli di spesa e assicurarsi che tutti gli acquisti siano effettuati in conformità con le politiche aziendali e i contratti preferiti dei fornitori.

L'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico sono anche caratteristiche di software di approvvigionamento avanzato in grado di identificare le tendenze insolite della spesa e avvisare possibili transazioni non autorizzate. Tali sistemi intelligenti vengono addestrati utilizzando i dati passati per scoprire quando gli acquisti non seguono le solite tendenze, quindi i team di appalto possono intervenire e fermare la violazione delle politiche nel tempo.

Stabilire il controllo tramite flussi di lavoro automatizzati

I flussi di lavoro automatizzati sono anche uno dei migliori metodi per gestire la spesa maverick. Il software di approvvigionamento aiuta le organizzazioni a sviluppare processi uniformi che possono guidare gli utenti attraverso le giuste fasi di acquisto ma allo stesso tempo evitare deviazioni illegali. Tali flussi di lavoro possono essere modificati per abbinare le strutture organizzative, i livelli di spesa e le autorizzazioni in modo che ogni acquisto sia sottoposto ai controlli pertinenti prima della sua esecuzione.

Il routing di approvazione automatizzato significa che le richieste di acquisto vengono inviate automaticamente ai responsabili delle decisioni pertinenti secondo i criteri predeterminati che possono essere un importo di spesa, una categoria o un dipartimento. Questo modello metodico sradica le possibilità che i dipendenti si aggirino le autorizzazioni richieste ed è efficiente nella procedura di approvvigionamento.

Il software è in grado di intensificare automaticamente le richieste quando le approvazioni non vengono effettuate in tempo, il che causerebbe altrimenti colli di bottiglia che impegnerebbero i dipendenti ad adottare altri mezzi di acquisto.

Garantire la conformità attraverso la supervisione sistematica

Il software di approvvigionamento è importante per garantire che vengano seguite sia le politiche interne che le normative esterne. Con tutti i processi di approvvigionamento concentrati in una piattaforma, le organizzazioni saranno in grado di effettuare ogni acquisto in conformità con le linee guida e le procedure stabilite. Il software ha un'efficace percorso di audit che cattura tutti i processi coinvolti nel processo di approvvigionamento, che gli dà la trasparenza e la responsabilità richieste nella gestione della conformità.

Quando viene eseguito attraverso il software di approvvigionamento, l'applicazione delle politiche diventa automatizzata e coerente. Il sistema è in grado di far rispettare automaticamente le politiche paragonabili a seconda delle caratteristiche di acquisto e quindi sono soddisfatti i requisiti di conformità, indipendentemente da chi istiga la transazione.

Tale procedura metodica rimuove l'imprecisione e la variazione che le procedure di conformità manuale tendono a soffrire, il che offre alle organizzazioni un senso di comfort che le loro azioni di approvvigionamento rientrano in tutti gli standard richiesti.

I vantaggi completi di Procure per pagare il software

Procure di pagare il software è un'estensione dei vecchi sistemi di approvvigionamento che danno un'automazione end -to -end dell'intero ciclo di vita degli appalti. Questi sistemi end-to-end gestiscono le richieste di acquisto, fino all'elaborazione finale del pagamento, risultando in un flusso regolare di informazioni e controllo all'interno dell'organizzazione. Attraverso l'adozione di Procure to Pagamento del software, le aziende sono in grado di eliminare i processi disaggregati che tendono a facilitare il verificarsi della spesa maverick senza essere notate.

Misurare il successo e il miglioramento continuo

Il successo del software di approvvigionamento nella regolazione della spesa maverick può essere misurato utilizzando una serie di indicatori chiave di prestazione che forniranno informazioni su risultati a breve termine e tendenze a lungo termine. Alcune delle metriche che le organizzazioni dovrebbero monitorare includono il livello di conformità, i risparmi sui costi realizzati, la velocità di elaborazione e la soddisfazione dei dipendenti nei processi di approvvigionamento. Queste metriche sono misure utili che possono essere utilizzate per fornire feedback e portare al lavoro di miglioramento continuo e mostrare il ROI realizzato dall'implementazione del software.

Conclusione

Le società che intendono adottare queste soluzioni si consigliano di collaborare con fornitori esperti che hanno conoscenza della complessità delle questioni relative agli appalti contemporanei. Procol è un sistema di procura efficiente progettato specificamente per controllare ed essere chiaro. La loro soluzione end-to-end automatizza tutte le attività del processo di approvvigionamento, sradica il lavoro manuale e aumenta l'efficienza degli appalti all'interno dell'organizzazione.

Procol è una piattaforma di orchestrazione degli appalti, che integra persone, processi e sistemi per facilitare la collaborazione senza soluzione di continuità, fornire una visibilità completa della spesa e offrire un'esperienza unificata che rende la conformità l'inevitabile scelta di ogni dipendente.