매버릭 지출에 지쳤습니까? 조달 소프트웨어가 제어 및 규정 준수를 제공하는 방법

현대의 역동적 인 비즈니스 세계에서 조직은 천천히 자원을 섭취하고 전략 계획을 방해하는 도전으로 어려움을 겪고 있습니다. 이 계약 또는 무단 구매 활동은 공식적인 조달 절차를 피하고 올바른 승인없이 또는 승인되지 않은 공급 업체를 통해 구매를하는 직원과 관련된 행동입니다.

운영 및 재정적 영향은 조직이 검사되지 않은 지출로 수백만 달러를 잃는 경우 비참 할 수 있습니다. 그럼에도 불구하고, 새로운 세대의 조달 소프트웨어는 조직에 모든 구매 프로세스에서 제어를 되찾고 규정 준수를 보장하는 데 필요한 도구를 갖추고 있기 때문에 이러한 과제를 해결하는 데 도움이되는 효과적인 도구가되었습니다.

매버릭 지출 문제 이해

Maverick 지출은 모든 조직의 재무 건강 및 운영 효율성 모두에서 가장 큰 과제 중 하나입니다. 근로자가 조달 절차를 수립 할 때, 초기 구매 과정을 넘어 광범위한 일련의 문제를 생성합니다. 이러한 불량 거래는 일반적으로 협상 된 공급 업체 계약 및 조직이 얻는 데 어려움을 겪고있는 양의 할인을받지 않기 때문에 보험료 가격으로 발생합니다.

매버릭 지출은 복잡한 근본 원인을 가지고 있으며 일반적으로 조직의 조달 시스템에서 고유 한 문제의 결과입니다. 현재 조달 절차가 너무 어렵거나 길거나 엄격 할 때는 현재 직원의 요구를 지원하기에는 무단 구매를 사용할 수 있습니다. 특정 상황에서 문제는 올바른 절차에 대한 인식 부족 또는 훈련 부족으로 인해 발생합니다. 또한 부서 사일로 및 분리 된 시스템은 직원이 그 자리에서 감지되지 않고 기존 채널의 우회를 촉진 할 수 있습니다.

매버릭 지출은 명백한 비용 보험료보다 더 많은 재정적 영향을받습니다. 조직은 지출 동향에 대한 유용한 정보를 박탈 당하고 더 나은 계약을 협상하거나 돈을 절약 할 수있는 방법을 찾는 것은 어려울 것입니다. 규제의 위험은 회사를 규제 범죄 또는 공급 업체의 문제에 노출시킬 수있는 프레임 워크에서 구매를 수행 할 때 크게 규정되어 있습니다. 또한, 그러한 거래에 대한 가시성이 없기 때문에 재무 계획 및 예산 책정은 훨씬 더 어렵습니다.

조달 소프트웨어의 전략적 역할

현대 조달 소프트웨어는 효율적인 지출 관리의 기초이므로 조직에 매버릭 지출을 제거하는 포괄적 인 도구를 제공합니다. 이러한 고급 시스템은 적절한 조달 절차를 통해 사용자를 안내하고 동시에 비즈니스 활동을 수용하는 데 필요한 유연성을 보장하는 질서 정연한 작업 흐름을 확립합니다. 강력한 조달 소프트웨어 조직을 사용하여 명확한 승인 체인을 구축하고 지출 제한을 배치 할 수 있으며 모든 구매가 회사 정책 및 우선 공급 업체 계약에 따라 수행되도록 할 수 있습니다.

인공 지능 및 기계 학습은 또한 비정상적인 지출 추세를 식별하고 가능한 무단 거래를 경고 할 수있는 고급 조달 소프트웨어의 기능입니다. 이러한 지능형 시스템은 과거 데이터를 사용하여 구매가 일반적인 트렌드를 따르지 않을 때를 알아 내기 위해 과거 데이터를 사용하여 교육을 받으므로 조달 팀은 정책 위반을 제 시간에 중단하여 중단 할 수 있습니다.

자동화 된 워크 플로를 통한 제어 설정

자동화 된 워크 플로는 Maverick 지출을 관리하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 조달 소프트웨어는 조직이 올바른 구매 단계를 통해 사용자를 이끌 수 있지만 동시에 불법 편차를 피할 수있는 균일 한 프로세스를 개발할 수 있도록 도와줍니다. 이러한 워크 플로우는 조직 구조, 지출 수준 및 승인과 일치하도록 수정 될 수 있으므로 각 구매는 실행 전에 관련 컨트롤이 적용되도록합니다.

자동 승인 라우팅은 금액, 카테고리 또는 부서를 지출 할 수있는 사전 결정된 기준에 따라 구매 요청이 자동으로 관련 의사 결정자에게 자동으로 전송되는 것을 의미합니다. 이 체계적인 패턴은 직원들이 필요한 승인을 얻을 가능성을 근절하며 조달 절차에서 효율적입니다.

이 소프트웨어는 승인이 제 시간에 이루어지지 않을 때 요청을 자동으로 에스컬레이션 할 수있어 직원이 다른 구매 수단을 채택하도록 유혹하는 병목 현상이 발생합니다.

체계적인 감독을 통한 준수 보장

조달 소프트웨어는 내부 정책과 외부 규정을 모두 준수하는 데 중요합니다. 모든 조달 프로세스가 하나의 플랫폼에 집중되어 있기 때문에 조직은 정리 지침 및 절차에 따라 모든 구매를 할 수있는 위치에있을 것입니다. 이 소프트웨어에는 효과적인 감사 트레일이있어 조달 프로세스와 관련된 모든 프로세스를 포착하여 규정 준수 관리에 필요한 투명성과 책임을 제공합니다.

조달 소프트웨어를 통해 수행되면 정책 집행이 자동화되고 일관되게됩니다. 이 시스템은 구매 특성에 따라 자동으로 관련 정책을 시행 할 수 있으므로 거래를 유도하는 사람에 관계없이 준수 요구 사항이 충족됩니다.

이러한 체계적인 절차는 수동 규정 준수 절차가 어려운 경향이있는 부정확성과 변형을 제거하여 조직에 조달 조치가 필요한 모든 표준 내에 있다는 편안함을 제공합니다.

소프트웨어를 지불하기위한 포괄적 인 이점

Pay to Pay 소프트웨어는 전체 조달 수명주기의 최종 자동화를 제공하는 이전 조달 시스템의 확장입니다. 이 엔드 투 엔드 시스템은 최종 결제 처리까지 구매 요청을 처리하여 조직 내에서 원활한 정보 및 제어 흐름을 만듭니다. Pay for Pay 소프트웨어의 채택을 통해 기업은 주목받지 않고 Maverick 지출의 발생을 용이하게하는 경향이있는 분리 된 프로세스를 찍을 수있는 위치에 있습니다.

성공 및 지속적인 개선 측정

Maverick 지출을 규제 할 때 조달 소프트웨어의 성공은 단기 결과와 장기 추세에 대한 통찰력을 제공하는 여러 주요 성과 지표를 사용하여 측정 될 수 있습니다. 조직이 모니터링 해야하는 일부 측정 항목에는 규정 준수 수준, 실현 된 비용 절감, 처리 속도 및 조달 프로세스에서 직원 만족도가 포함됩니다. 이러한 메트릭은 피드백을 제공하고 지속적인 개선 작업을 이끌어 내고 소프트웨어 구현으로 실현 된 ROI를 보여주는 데 사용할 수있는 유용한 조치입니다.

결론

이러한 솔루션을 채택하려는 회사는 현대 조달 문제의 복잡성에 대한 지식을 가진 지식이 풍부한 제공 업체와 협력하는 것이 좋습니다. Procol은 제어하고 명확하게 설계된 효율적인 조달 요금 시스템입니다. 그들의 엔드 투 엔드 솔루션은 조달 프로세스의 모든 활동을 자동화하고 수동 작업을 근절하며 조직 전체의 조달 효율성을 높입니다.

Procol은 사람들, 프로세스 및 시스템을 통합하여 원활한 협업을 용이하게하고, 지출의 완전한 가시성을 공급하며, 모든 직원의 불가피한 선택을 준수하는 통합 된 경험을 제공하는 조달 오케스트레이션 플랫폼입니다.