Fatigué des dépenses au Maverick? Comment le logiciel d'approvisionnement apporte le contrôle et la conformité

Dans le monde des affaires dynamiques modernes, les organisations sont aux prises avec un défi qui ronge lentement leurs ressources et sabote leurs plans stratégiques. Cette activité d'achat hors contrat ou non autorisée est un comportement qui implique des employés qui échappent aux procédures d'approvisionnement formelles et effectuent des achats sans autorisation correcte ou par le biais de fournisseurs non approuvés.

Les impacts opérationnels et financiers peuvent être désastreux lorsque les organisations perdent des millions de dollars de dépenses non contrôlées. Néanmoins, la nouvelle génération de logiciels d'approvisionnement est devenue un outil efficace pour aider à relever ce défi car il offre aux organisations les instruments dont ils ont besoin pour récupérer le contrôle et la garantie de la conformité dans tous les processus d'achat.

Comprendre le problème de dépenses du Maverick

Les dépenses au maternelle sont l'un des plus grands défis à la fois pour la santé financière et l'efficacité opérationnelle de toute organisation. Lorsque les travailleurs contournent les procédures d'approvisionnement établies, ils génèrent une chaîne de problèmes qui dépassent profondément le processus d'achat initial. Ces transactions voyous se produisent généralement à des prix premium, car ils ne subissent aucun contrat de fournisseur négocié et des remises en volume que les organisations ont eu du mal à obtenir.

Les dépenses de Maverick ont des causes profondes complexes et généralement, c'est le résultat d'un problème inhérent dans le système d'approvisionnement d'une organisation. Les achats non autorisés peuvent être utilisés lorsque les procédures d'approvisionnement actuelles sont trop difficiles, longues ou rigides pour répondre aux besoins des employés pour le moment. Dans certaines situations, le problème est également causé par le manque de conscience des procédures correctes ou du manque de formation. En outre, les silos départementaux et les systèmes disjoints peuvent faciliter la contournement des canaux établis par les employés sans être détectés sur place.

Les dépenses de Maverick ont plus de répercussions financières que les primes de coûts apparentes. Les organisations sont privées d'informations utiles sur les tendances des dépenses, et la négociation de meilleurs contrats ou la recherche de moyens d'économiser de l'argent deviendra difficile. Les risques de conformité sont énormes lorsque les achats sont effectués dans les cadres qui peuvent exposer les entreprises à des infractions réglementaires ou à des problèmes avec les fournisseurs. De plus, la planification financière et la budgétisation sont beaucoup plus difficiles en raison de l'absence de visibilité dans de telles transactions.

Le rôle stratégique des logiciels d'approvisionnement

Le logiciel d'approvisionnement moderne est le fondement d'une gestion efficace des dépenses et, ainsi, offre aux organisations les outils complets pour éliminer les dépenses au maître au stade. Ces systèmes avancés établissent des flux de travail ordonnés qui guident les utilisateurs à travers des procédures d'approvisionnement appropriées et en même temps assurer la flexibilité requise pour s'adapter aux activités commerciales. Grâce à l'utilisation de puissants logiciels d'approvisionnement, les organisations peuvent créer des chaînes d'approbation claires, placer des contraintes de dépenses et s'assurer que tous les achats sont effectués conformément aux politiques de l'entreprise et aux contrats de fournisseurs préférés.

L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique sont également des caractéristiques d'un logiciel d'approvisionnement avancé qui peut identifier les tendances de dépenses inhabituelles et alerter les transactions non autorisées possibles. Ces systèmes intelligents sont formés à l'aide de données antérieures pour découvrir lorsque les achats ne suivent pas les tendances habituelles, de sorte que les équipes d'approvisionnement peuvent intervenir et arrêter la violation des politiques à temps.

Établir le contrôle à travers des workflows automatisés

Les workflows automatisés sont également l'une des meilleures méthodes de gestion des dépenses au maître. Le logiciel d'approvisionnement aide les organisations à développer des processus uniformes qui peuvent conduire les utilisateurs à travers les bonnes étapes d'achat, mais en même temps éviter les écarts illégaux. Ces flux de travail peuvent être modifiés pour correspondre aux structures de l'organisation, aux niveaux de dépenses et aux autorisations afin que chaque achat soit soumis aux contrôles pertinents avant son exécution.

Le routage de l'approbation automatisée signifie que les demandes d'achat sont automatiquement envoyées aux décideurs concernés en fonction des critères prédéterminés qui peuvent être le montant, la catégorie ou le département. Ce modèle méthodique éradie les chances que les employés contournent les autorisations requises, et il est efficace dans la procédure d'approvisionnement.

Le logiciel est en mesure de dégénérer automatiquement les demandes lorsque les approbations ne sont pas effectuées à temps, ce qui entraînerait autrement des goulots d'étranglement qui tenteraient les employés d'adopter d'autres moyens d'achat.

Assurer la conformité grâce à une surveillance systématique

Le logiciel d'approvisionnement est important pour s'assurer que les politiques internes et les réglementations externes sont suivies. Avec tous les processus d'approvisionnement concentrés sur une seule plate-forme, les organisations seront en mesure de faire chaque achat conformément aux directives et procédures déposées. Le logiciel dispose d'une piste d'audit efficace qui capture tous les processus impliqués dans le processus d'approvisionnement, ce qui lui donne la transparence et la responsabilité requises dans la gestion de la conformité.

Lorsque cela se fait via un logiciel d'approvisionnement, l'application des politiques devient automatisée et cohérente. Le système est en mesure d'appliquer automatiquement les politiques relatables en fonction des caractéristiques d'achat et, par conséquent, les exigences de conformité sont remplies, peu importe qui déclenche la transaction.

Une telle procédure méthodique supprime l'inexactitude et la variation que les procédures de conformité manuelle ont tendance à souffrir, ce qui donne aux organisations un sentiment de confort que leurs actions d'approvisionnement se trouvent dans toutes les normes requises.

Les avantages complets de l'achat pour payer les logiciels

Les logiciels de paiement pour payer sont une extension des anciens systèmes d'approvisionnement qui donnent une automatisation finale de l'ensemble du cycle de vie des achats. Ces systèmes de bout en bout gèrent les réquisitions d'achat, jusqu'au traitement final des paiements, entraînant ainsi un flux en douceur d'informations et de contrôle au sein de l'organisation. Grâce à l'adoption de procurements pour payer des logiciels, les entreprises sont en mesure d'éliminer les processus désagrégés qui ont tendance à faciliter la survenue des dépenses au maître sans être remarquées.

Mesurer le succès et l'amélioration continue

Le succès des logiciels d'approvisionnement dans la régulation des dépenses au maître peut être évaluée en utilisant un certain nombre d'indicateurs de performance clés qui donneront un aperçu des résultats à court terme et des tendances à long terme. Certaines des mesures que les organisations devraient surveiller comprennent le niveau de conformité, les économies réalisées, la vitesse de traitement et la satisfaction des employés dans les processus d'approvisionnement. Ces mesures sont des mesures utiles qui peuvent être utilisées pour donner des commentaires et conduire au travail d'amélioration continue et montrer le retour sur investissement réalisé par la mise en œuvre du logiciel.

Conclusion

Les entreprises qui ont l'intention d'adopter ces solutions sont conseillées de collaborer avec des fournisseurs compétents qui connaissent les subtilités des problèmes d'approvisionnement contemporains. ProCOL est un système efficace des achats à paiement conçu spécifiquement pour contrôler et être clair. Leur solution de bout en bout automatise toutes les activités du processus d'approvisionnement, éradique le travail manuel et augmente l'efficacité des achats dans toute l'organisation.

ProCol est une plate-forme d'orchestration d'approvisionnement, qui intègre les personnes, les processus et les systèmes pour faciliter la collaboration transparente, offrir une visibilité complète des dépenses et offrir une expérience unifiée qui fait de la conformité le choix inévitable de chaque employé.