เบื่อกับการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด? ซอฟต์แวร์การจัดซื้อจัดหานำการควบคุมและการปฏิบัติตามกฎอย่างไร

ในโลกธุรกิจที่มีพลวัตทันสมัยองค์กรต่าง ๆ กำลังดิ้นรนกับความท้าทายที่ค่อยๆกินทรัพยากรของพวกเขาและก่อวินาศกรรมแผนกลยุทธ์ของพวกเขา กิจกรรมการซื้อนอกสัญญาหรือไม่ได้รับอนุญาตนี้เป็นพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่หลีกเลี่ยงขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นทางการและทำการซื้อโดยไม่ได้รับอนุญาตที่ถูกต้องหรือผ่านซัพพลายเออร์ที่ไม่ได้รับการอนุมัติ

ผลกระทบการดำเนินงานและการเงินอาจเป็นหายนะที่องค์กรสูญเสียเงินหลายล้านดอลลาร์ในการใช้จ่ายที่ไม่ได้ตรวจสอบ อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การจัดหา รุ่นใหม่ได้กลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการช่วยจัดการกับความท้าทายนี้เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ทำให้องค์กรต่าง ๆ ต้องการการควบคุมและรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบในกระบวนการจัดซื้อทั้งหมด

ทำความเข้าใจปัญหาการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด

การใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับทั้งสุขภาพทางการเงินและประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรใด ๆ เมื่อคนงานผ่านขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างพวกเขาสร้างห่วงโซ่ของปัญหาที่กว้างขวางเกินกว่ากระบวนการซื้อครั้งแรก การทำธุรกรรมโกงดังกล่าวมักจะเกิดขึ้นในราคาพรีเมี่ยมเพราะพวกเขาไม่ได้ผ่านสัญญาซัพพลายเออร์ที่เจรจาต่อรองและส่วนลดปริมาณที่องค์กรต่างพยายามดิ้นรน

การใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดมีสาเหตุที่ซับซ้อนและโดยปกติแล้วมันเป็นผลมาจากปัญหาโดยธรรมชาติในระบบการจัดซื้อขององค์กร การจัดซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตสามารถนำมาใช้เมื่อขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างปัจจุบันยากเกินไปยาวหรือเข้มงวดที่จะสนับสนุนความต้องการของพนักงานในขณะนี้ ในบางสถานการณ์ปัญหานี้เกิดจากการขาดการรับรู้เกี่ยวกับขั้นตอนที่ถูกต้องหรือขาดการฝึกอบรม นอกจากนี้ไซโลของแผนกและระบบที่แยกจากกันอาจอำนวยความสะดวกในการบายพาสของช่องทางที่จัดตั้งขึ้นโดยพนักงานโดยไม่ถูกตรวจพบในจุด

การใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดมีผลกระทบทางการเงินมากกว่าเพียงแค่ค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน องค์กรต่างๆถูกกีดกันข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับแนวโน้มค่าใช้จ่ายและการเจรจาต่อรองสัญญาที่ดีกว่าหรือหาวิธีที่จะประหยัดเงินจะกลายเป็นสิ่งที่ท้าทาย ความเสี่ยงของการปฏิบัติตามมีขนาดใหญ่มากเมื่อการซื้อทำจากกรอบการทำงานที่สามารถทำให้ บริษัท ต่างๆมีความผิดเกี่ยวกับกฎระเบียบหรือปัญหากับซัพพลายเออร์ ยิ่งไปกว่านั้นการวางแผนทางการเงินและการจัดทำงบประมาณนั้นยากขึ้นเนื่องจากไม่มีการมองเห็นการทำธุรกรรมดังกล่าว

บทบาทเชิงกลยุทธ์ของซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้าง

ซอฟต์แวร์การจัดซื้อที่ทันสมัยเป็นรากฐานของการจัดการการใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพและนำเสนอเครื่องมือที่ครอบคลุมเพื่อกำจัดการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดในขั้นตอนนี้ ระบบขั้นสูงดังกล่าวสร้างกระแสงานที่เป็นระเบียบซึ่งเป็นแนวทางให้ผู้ใช้ผ่านขั้นตอนการจัดซื้อที่เหมาะสมและในเวลาเดียวกันทำให้มั่นใจได้ว่ามีความยืดหยุ่นในการรองรับกิจกรรมทางธุรกิจ ผ่านการใช้งานขององค์กรซอฟต์แวร์การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพสามารถสร้างห่วงโซ่การอนุมัติที่ชัดเจนวางข้อ จำกัด การใช้จ่ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดซื้อทั้งหมดจะดำเนินการตามนโยบายของ บริษัท และสัญญาซัพพลายเออร์ที่ต้องการ

ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่องยังเป็นคุณสมบัติของซอฟต์แวร์การจัดหาขั้นสูงที่สามารถระบุแนวโน้มการใช้จ่ายที่ผิดปกติและแจ้งเตือนการทำธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต ระบบอัจฉริยะดังกล่าวได้รับการฝึกฝนโดยใช้ข้อมูลที่ผ่านมาเพื่อค้นหาว่าการซื้อไม่ปฏิบัติตามแนวโน้มปกติดังนั้นทีมจัดซื้อสามารถก้าวเข้ามาและหยุดการละเมิดนโยบายในเวลา

สร้างการควบคุมผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติยังเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด ซอฟต์แวร์การจัดหาช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนากระบวนการที่สม่ำเสมอซึ่งสามารถนำไปสู่ผู้ใช้ผ่านขั้นตอนการจัดซื้อที่ถูกต้อง แต่ในขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบนที่ผิดกฎหมาย เวิร์กโฟลว์ดังกล่าวอาจได้รับการแก้ไขเพื่อให้ตรงกับโครงสร้างองค์กรระดับค่าใช้จ่ายและการอนุญาตเพื่อให้การซื้อแต่ละครั้งอยู่ภายใต้การควบคุมที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะดำเนินการ

การกำหนดเส้นทางการอนุมัติอัตโนมัติหมายความว่าคำขอซื้อจะถูกส่งไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ซึ่งอาจเป็นจำนวนเงินที่ใช้จ่ายหมวดหมู่หรือแผนก รูปแบบที่เป็นระเบียบนี้จะกำจัดโอกาสของพนักงานที่ได้รับการอนุญาตที่จำเป็นและมีประสิทธิภาพในขั้นตอนการจัดซื้อ

ซอฟต์แวร์สามารถเพิ่มการร้องขอโดยอัตโนมัติเมื่อไม่ได้รับการอนุมัติตรงเวลาซึ่งจะทำให้เกิดคอขวดที่จะล่อลวงพนักงานให้ใช้วิธีการซื้ออื่น ๆ

สร้างความมั่นใจในการปฏิบัติตามผ่านการกำกับดูแลอย่างเป็นระบบ

ซอฟต์แวร์การจัดซื้อมีความสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบายภายในและกฎระเบียบภายนอก ด้วยกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดที่เน้นในแพลตฟอร์มเดียวองค์กรจะอยู่ในฐานะที่จะทำการซื้อทุกครั้งตามแนวทางและขั้นตอนที่วางไว้ ซอฟต์แวร์มีเส้นทางการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพซึ่งจับกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจัดหาซึ่งให้ความโปร่งใสและความรับผิดชอบที่จำเป็นในการจัดการการปฏิบัติตาม

เมื่อทำผ่านซอฟต์แวร์การจัดหาการบังคับใช้นโยบายจะกลายเป็นแบบอัตโนมัติและสอดคล้องกัน ระบบสามารถบังคับใช้นโยบายที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติขึ้นอยู่กับลักษณะการซื้อและด้วยเหตุนี้ข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะปฏิบัติตามโดยไม่คำนึงว่าใครเป็นผู้กระตุ้นการทำธุรกรรม

ขั้นตอนที่เป็นระเบียบดังกล่าวจะช่วยขจัดความไม่ถูกต้องและการเปลี่ยนแปลงที่ขั้นตอนการปฏิบัติตามด้วยตนเองมักจะประสบซึ่งทำให้องค์กรรู้สึกสบายใจว่าการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างของพวกเขาอยู่ในมาตรฐานที่จำเป็นทั้งหมด

ผลประโยชน์ที่ครอบคลุมของการจัดหาเพื่อจ่ายซอฟต์แวร์

จัดหาเพื่อจ่ายซอฟต์แวร์ เป็นส่วนขยายของระบบการจัดซื้อเก่าซึ่งให้ระบบอัตโนมัติสิ้นสุดของวงจรชีวิตการจัดซื้อทั้งหมด ระบบแบบ end-to-end เหล่านี้จัดการกับใบขอเสนอซื้อไปจนถึงการประมวลผลการชำระเงินขั้นสุดท้ายซึ่งส่งผลให้ข้อมูลและการควบคุมภายในองค์กรราบรื่น ผ่านการยอมรับการจัดหาเพื่อจ่ายซอฟต์แวร์ บริษัท อยู่ในฐานะที่จะประทับตรากระบวนการที่แยกออกจากกันซึ่งมีแนวโน้มที่จะอำนวยความสะดวกในการเกิดการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดโดยไม่ต้องสังเกต

การวัดความสำเร็จและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ความสำเร็จของซอฟต์แวร์การจัดหาในการควบคุมการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดสามารถประเมินได้โดยใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักจำนวนหนึ่งที่จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผลลัพธ์ระยะสั้นและแนวโน้มระยะยาว ตัวชี้วัดบางอย่างที่องค์กรควรตรวจสอบรวมถึงระดับของการปฏิบัติตามการประหยัดต้นทุนที่เกิดขึ้นความเร็วของการประมวลผลและความพึงพอใจของพนักงานในกระบวนการจัดซื้อ ตัวชี้วัดเหล่านี้เป็นมาตรการที่มีประโยชน์ที่สามารถใช้เพื่อให้ข้อเสนอแนะและนำไปสู่งานปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและแสดง ROI ที่รับรู้โดยการใช้งานซอฟต์แวร์

บทสรุป

บริษัท ที่ตั้งใจจะใช้โซลูชั่นเหล่านี้ได้รับการแนะนำให้ร่วมมือกับผู้ให้บริการที่มีความรู้ซึ่งมีความรู้เกี่ยวกับความซับซ้อนของปัญหาการจัดซื้อร่วมสมัย Procol เป็นระบบจัดหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อควบคุมและมีความชัดเจน โซลูชันแบบ end-to-end ของพวกเขาทำให้กิจกรรมทั้งหมดของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างหมดอายุการทำงานด้วยตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดซื้อจัดจ้างทั่วทั้งองค์กร

Procol เป็นแพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างซึ่งรวมผู้คนกระบวนการและระบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นจัดหาการมองเห็นที่สมบูรณ์ของการใช้จ่ายและเสนอประสบการณ์แบบครบวงจรที่ทำให้การปฏิบัติตามทางเลือกที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของพนักงานทุกคน