Masz dość wydatków Mavericka? W jaki sposób oprogramowanie do zamówień zapewnia kontrolę i zgodność

W nowoczesnym dynamicznym świecie biznesu organizacje zmagają się z wyzwaniem, które powoli je zasoby i sabotuje ich strategiczne plany. Ta działalność zakupowa lub nieautoryzowana jest zachowaniem, które obejmują pracowników, którzy unikają formalnych procedur zamówień i dokonują zakupów bez prawidłowego zezwolenia lub za pośrednictwem niezatwierdzonych dostawców.

Wpływ operacyjny i finansowy może być katastrofalny, gdy organizacje tracą miliony dolarów w niezaznaczonym wydatkach. Niemniej jednak nowa generacja oprogramowania do zamówień stała się skutecznym narzędziem, które pomaga rozwiązać to wyzwanie, ponieważ wyposaża organizacje w instrumentach, których potrzebują do odzyskania kontroli i zagwarantowania zgodności we wszystkich procesach zakupów.

Zrozumienie problemu wydatków Mavericka

Wydatki Maverick są jednym z największych wyzwań zarówno dla zdrowia finansowego, jak i wydajności operacyjnej każdej organizacji. Kiedy pracownicy obejściowe ustanowiły procedury zamówień, generują łańcuch problemów, które są dalekosiężne poza początkowym procesem zakupu. Takie nieuczciwe transakcje zwykle zdarzają się po cenach premium, ponieważ nie przechodzą żadnych wynegocjowanych umów dostawców i rabatów wolumenowych, o które organizacje walczyły.

Wydatki Maverick mają złożone przyczyny i zwykle jest to wynik nieodłącznego problemu w systemie zamówień organizacji. Nieautoryzowane zakupy można zastosować, gdy obecne procedury zamówień są zbyt trudne, długie lub sztywne, aby w tej chwili obsługiwać potrzeby pracowników. W niektórych sytuacjach problem jest również spowodowany brakiem świadomości na temat prawidłowych procedur lub braku szkolenia. Również silosy departamentalne i rozłączone systemy mogą ułatwić obejście ustalonych kanałów przez pracowników bez wykrycia na miejscu.

Wydatki Maverick mają więcej reperkusji finansowych niż tylko pozorne składki kosztów. Organizacje są pozbawione przydatnych informacji na temat trendów wydatków, a negocjowanie lepszych umów lub znalezienie sposobów oszczędzania pieniędzy stanie się trudne. Ryzyko zgodności są ogromne, gdy zakupy są dokonywane z ram, które mogą narażać firmy na przestępstwa regulacyjne lub problemy z dostawcami. Ponadto planowanie finansowe i budżetowanie są znacznie trudniejsze z powodu braku widoczności w takich transakcjach.

Strategiczna rola oprogramowania do zamówień

Nowoczesne oprogramowanie do zamówień jest podstawą wydajnego zarządzania wydatkami, a zatem oferuje organizacjom kompleksowe narzędzia do wyeliminowania wydatków Maverick na samym etapie. Takie zaawansowane systemy ustalają uporządkowane przepływy pracy, które prowadzą użytkowników przez odpowiednie procedury zamówień, a jednocześnie zapewniają elastyczność wymaganą do pomieszczeń działań biznesowych. Dzięki zastosowaniu potężnych organizacji oprogramowania do zamówień może budować jasne łańcuchy zatwierdzenia, umieszczać ograniczenia wydatków i upewnić się, że wszystkie zakupy odbywają się zgodnie z polisami firmy i preferowanymi umowami dostawcy.

Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe są również funkcjami zaawansowanego oprogramowania do zamówień, które może zidentyfikować niezwykłe trendy wydatków i ostrzegać możliwe nieautoryzowane transakcje. Takie inteligentne systemy są szkolone przy użyciu wcześniejszych danych, aby dowiedzieć się, kiedy zakupy nie przestrzegają zwykłych trendów, więc zespoły ds. Zamówień mogą wkroczyć i powstrzymać naruszenie zasad na czas.

Ustanowienie kontroli za pomocą zautomatyzowanych przepływów pracy

Zautomatyzowane przepływy pracy są również jedną z najlepszych metod zarządzania wydatkami Maverick. Oprogramowanie do zamówień pomaga organizacjom w opracowywaniu jednolitych procesów, które mogą prowadzić użytkowników przez właściwe etapy zakupów, ale jednocześnie unikać nielegalnych odchyleń. Takie przepływy pracy mogą być modyfikowane tak, aby pasowały do struktur organizacji, poziomów wydatków i zezwoleń, aby każdy zakup został poddany odpowiednim kontrolom przed jego wykonaniem.

Zautomatyzowane routing zatwierdzenia oznacza, że żądania zakupu są automatycznie wysyłane do odpowiednich decydentów zgodnie z wcześniej określonymi kryteriami, które mogą być kwoty wydatków, kategorii lub działu. Ten metodyczny wzorzec eliminuje szanse, że pracownicy poradzą sobie z wymaganymi zezwoleniami i jest skuteczny w procedurze zaopatrzenia.

Oprogramowanie jest w stanie automatycznie eskalować żądania, gdy zatwierdzenia nie zostaną dokonane na czas, który w innym przypadku spowodowałby wąskie gardła, które kusiłyby pracowników do przyjęcia innych sposobów zakupu.

Zapewnienie zgodności poprzez systematyczny nadzór

Oprogramowanie do zamówień jest ważne, aby zapewnić przestrzeganie zarówno wewnętrznych zasad, jak i przepisów zewnętrznych. Przy wszystkich procesach zamówień skoncentrowanych na jednej platformie organizacje będą w stanie dokonać każdego zakupu zgodnie z ustalonymi wytycznymi i procedurami. Oprogramowanie ma skuteczny ślad audytu, który przechwytuje wszystkie procesy związane z procesem zamówień, co daje mu przejrzystość i odpowiedzialność wymaganą w zarządzaniu zgodnością.

Po zakończeniu oprogramowania do zamówień egzekwowanie zasad staje się zautomatyzowane i spójne. System jest w stanie automatycznie egzekwować powiązane zasady w zależności od charakterystyk zakupu, a zatem wymagania zgodności są spełnione, niezależnie od tego, kto wywołuje transakcję.

Taka metodyczna procedura usuwa niedokładność i różnorodność, jaką cierpią za procedury ręczne zgodności, co daje organizacjom poczucie komfortu, że ich działania w zakresie zamówień są w ramach wszystkich wymaganych standardów.

Kompleksowe korzyści wynikające z zakupu oprogramowania

Ukształcenie oprogramowania do płatności jest rozszerzeniem starych systemów zamówień, które dają zakończenie automatyzacji całego cyklu życia zamówień. Te kompleksowe systemy obsługują zapotrzebowanie zakupów, aż do końcowego przetwarzania płatności, tym samym powodując sprawny przepływ informacji i kontroli w organizacji. Poprzez przyjęcie zamówienia na opłatę, firmy są w stanie wyeliminować zdezagregowane procesy, które mają tendencję do ułatwiania występowania wydatków Maverick bez zauważenia.

Mierzenie sukcesu i ciągłego doskonalenia

Sukces oprogramowania do zamówień w regulacji wydatków Maverick można ocenić przy użyciu szeregu kluczowych wskaźników wydajności, które zapewnią wgląd w krótkoterminowe wyniki i długoterminowe trendy. Niektóre wskaźniki, które organizacje powinny monitorować, obejmują poziom zgodności, zrealizowane oszczędności kosztów, szybkość przetwarzania i zadowolenie pracowników w procesach zamówień. Te wskaźniki są przydatnymi miarami, które można wykorzystać do przekazywania informacji zwrotnych i prowadzenia do ciągłej poprawy i pokazania ROI realizowanego przez wdrożenie oprogramowania.

Wniosek

Firmy, które zamierzają przyjąć te rozwiązania, zaleca się współpracę z kompetentnymi dostawcami, którzy mają wiedzę na temat zawiłości współczesnych problemów związanych z zamówieniami. Procol to wydajny system zamówień na płatność zaprojektowany specjalnie do kontrolowania i jasności. Ich kompleksowe rozwiązanie automatyzuje wszystkie działania procesu zamówień, eliminuje pracę ręczną i zwiększa wydajność zamówień w całej organizacji.

Procol to platforma orkiestracji zamówień, która integruje ludzi, procesy i systemy w celu ułatwienia bezproblemowej współpracy, dostarczania całkowitej widoczności wydatków i oferowania jednolitego doświadczenia, które sprawia, że zgodność jest nieuniknionym wyborem każdego pracownika.